Le lecteur Jeremy Martin m’a écrit cette question :

Cette semaine, j’ai commencé à passer au système GTD. J’ai appris la plupart de ce que je sais de ton site et d’autres articles à propos de GTD, et j’ai aussi lu le livre. La liberté mentale qu’il m’a donné a été d’un tel soulagement ! J’ai immédiatement sorti de ma tête toutes ces petites pensées parasitantes pour les traiter plus tard, ce qui fonctionne vraiment bien pour moi car je suis une personne avec un esprit très actif qui ne semble jamais se reposer. Je ne peux pas me rappeler quand j’ai eu un esprit si calme et en paix.

Mon problème est que si j’ai une liste de choses à faire, qu’elles soient de la plus haute priorité ou juste des projets personnels pour moi, je me sens coupable si je ne suis pas en train de travailler à réduire cette liste. Cela peut me mener à des périodes de surmenage, où je ne peux finir quoi que ce soit. Je ne sais jamais quand il est OK de se relaxer, ou quand il est OK de prendre une pause et de jouer à ce jeu vidéo, de lire ce livre, ou de m’adonner à d’autres loisirs.

Aurais-tu quelques astuces qui pourraient m’aider ?

Ce problème fait parti de ceux que beaucoup d’entre nous doivent traiter, et il n’y pas de réponse facile. J’ai quelques suggestions qui peuvent aider, mais permettez-moi de dire d’abord qu’elles ne viennent pas du système GTD – ce sont des choses que vous pouvez ajouter au système pour qu’il fonctionne avec vous. GTD devrait être adapté pour s’accorder avec votre style de personne – ce n’est pas une approche à l’emporte-pièce. Une méthode ne fonctionne pas pour tout le monde.

Voici mes suggestions :

  1. Définissez 1-3 Plus Importantes Choses (PITs) pour la journée (vous avez peut-être déjà lu à ce sujet sur mon site) … les 1, 2, 3 plus importantes choses que vous voulez vraiment accomplir aujourd’hui. C’est un ajout au système GTD, pas une partie de lui, mais je trouve qu’il m’aide à me focaliser sur ce qui est important. GTD suppose que vous savez ce qui doit être fait, ce qui est vrai, mais il est utile de déterminer cela au début de la journée, et s’assurer que vous accomplissez ces tâches.
  2. Finissez vos PITs tôt dans la journée. Ainsi tout ce que vous ferez en plus est en bonus. Et si vous avez envie de prendre une pause et de jouer, après avoir fait vos PITs, vous pouvez faire cela sans vous soucier de ne pas avoir fini les choses les plus importantes.
  3. Vous n’atteindrez jamais la fin de la liste. C’est quelque chose que j’ai dû apprendre à la dure. J’essayai de terminer une mes listes contextuelles (comme @appeler), mais à peine avais-je fini les 2-3 premiers éléments de ma liste, que 2-3 autres surgissaient. A présent, j’essai juste de réduire ma liste à un nombre raisonnable d’éléments, si possible.
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  5. GTD ne préconise pas de faire tout ce qu’il y a dans votre liste. Il préconise de savoir ce qui doit être fait, afin que quand vous faites autre chose, vous savez que toutes les autres choses qui doivent être faites, à un certain point, comptent dans votre système, et vous n’avez pas besoin de vous inquiéter pour les autres choses à ce moment. En d’autres termes, sortez toutes ces choses de votre tête, et insérez-le dans le système dans lequel vous avez confiance, afin que vous n’ayez pas besoin de vous inquiéter à leur propos alors que vous vous concentrez sur la tâche juste avant. 
  6. Il est également bénéfique de planifier des intervalles de temps. Je planifie un intervalle pour mes emails et mes appels, un autre pour écrire, un autre pour des interviews (une partie majeure de mon travail), etc… ainsi, j’essai de faire le plus possible de choses dans cet intervalle de temps, et ensuite je ne m’inquiète pas à propos du reste jusqu’à l’intervalle de temps de demain. Ceci n’est également pas une part de GTD, mais un ajout utile, car GTD n’est pas vraiment un avocat de la planification. Mais sans un peu de planification, comme Jeremy l’a vu, cela peut-être un peu stressant, parce que vous ne savez jamais ce qui doit être fait.

Au final, vous pouvez essayer ces méthodes, mais vous devrez trouver ce qui fonctionne pour vous. Certaines de ces astuces peuvent fonctionner, d’autres pourraient ne pas être pour vous. C’est nos systèmes qui doivent s’adapter à nous, pas l’inverse !

Article original par Léo Babauta, sur Zen Habits.

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