Pour devenir plus zen au quotidien

Mettre de l’ordre dans votre boite de réception

gérer votre boite de réceptionJ’utilise Gmail exclusivement pour gérer mes courriels. Je reçois un bon nombre de courriels toutes les heures et j’y réponds assez rapidement.

Cependant, ma boite de réception Gmail est presque toujours vide.

Avoir une boite de réception vide me fait me sentir zen ; cela me fait ressentir un sentiment de paix, de calme et de satisfaction. Je recommande vraiment à tout le monde de faire cet exercice. Je n’ai pas toujours eu pour habitude de mettre de l’ordre dans ma boite de réception. Avant, elle était toujours pleine de courriels. Il y avait des messages non lus, d’autres pour lesquels je devais agir, d’autres que je devais archiver et d’autres pour lesquels je procrastinais. J’avais également créé beaucoup de dossiers pour classer les courriels et les retrouver quand j’en avais besoin. Il fallait parfois beaucoup de temps pour archiver tous ces courriels, alors je laissais tomber. Je sais que beaucoup de personnes font la même chose.

Toutefois, les choses ont changé quand j’ai lu S’organiser pour réussir : Getting Things Done. En effet, depuis près d’un an maintenant, j’ai été discipliné par rapport au fait de mettre de l’ordre dans ma boite de réception.

Voici quelques étapes simples pour parvenir à avoir une boite de réception zen :

1) Ne consultez pas vos courriels en premier le matin (ou ne les gardez pas constamment ouverts). C’est une astuce que vous trouverez sur un grand nombre de blogs, ce n’est donc pas nouveau. Si vous vérifiez vos courriels en premier, vous risquez d’y rester collé toute la journée. À la place, faites la tâche la plus importante de votre journée ou la tâche que vous avez reportée pendant longtemps. Ensuite, consultez vos courriels. Ce qui serait formidable pour vous serait d’accomplir 2 ou 3 tâches avant de passer au traitement de vos courriels.

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De même, si vous vérifiez constamment vos courriels au cours de la journée ou si vous recevez des notifications toutes les fois qu’un nouvel email arrive, vous serez constamment distrait et incapable de vous concentrer sur la tâche que vous accomplissez. Personnellement, je vérifie ma boite de réception une fois par heure, mais étant donné que nous avons des besoins différents, vous pouvez choisir un horaire différent.

2) Quand vous vérifiez vos emails, traitez-les immédiatement. Prenez une décision quant à ce qui doit être fait de chaque email.

2 a) s’il s’agit d’un pourriel, supprimez-le immédiatement.

2 b) s’il s’agit d’un long email que vous devez lire juste à titre informatif, classez-le dans un dossier « À lire » (ou marquez-le comme « lu » et archivez-le) ou imprimez-le pour le lire plus tard (quand vous attendez dans une queue, par exemple).

2 c) si l’email requiert certaines actions de votre part, créez une note à propos de ces actions et ajoutez-la à votre liste de choses à faire ou à vos listes GTD. N’oubliez pas de noter qu’il vous faut vérifier l’email s’il contient des informations qui pourraient vous être nécessaires. Ensuite, archivez le courriel. De cette façon, vous pourrez le retrouver plus facilement quand il vous faudra vous en servir.

gérer vos courriels

2 d) si vous pouvez y répondre en une minute ou deux, faites-le immédiatement. Ne l’ignorez pas. Si vous attendez, vous finirez par vous retrouver avec une boite de réception pleine de messages auxquels répondre, et vous pourriez vous retrouver acculé. Pour éviter cela, je rédige rapidement une courte réponse que j’envoie. C’est pour cette raison que beaucoup de gens considèrent que je suis réactif et que je reste maître de la situation.

2 e) si vous devez répondre à un courriel plus tard ou si vous attendez une réponse, ajoutez-le à la liste « En attente ». Ne le laissez pas simplement dans votre boite de réception.

3) J’ai seulement un dossier « Archive ». Quand je réponds à un courriel ou quand je finis d’en lire un (et si une réponse n’est pas nécessaire), je l’archive. C’est aussi simple que cela. Vous pouvez ajouter un dossier « À lire » si vous le souhaitez. J’ai l’habitude d’imprimer les plus longs courriels pour les lire plus tard, pendant le déjeuner ou pendant que je suis dans une file d’attente par exemple. D’autres personnes ont un dossier « Action » ou un dossier « En attente », mais je pense que c’est du travail supplémentaire.

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Je n’aime pas vérifier des dossiers en plus. J’ai ma liste de choses à faire et ma liste « En attente » et cela me suffit. Je me contente donc d’archiver les courriels auxquels je ne réponds pas directement. Et si j’ai besoin de les trouver plus tard, la barre de recherche de Gmail me simplifie les choses. Je n’ai jamais eu aucun problème avec ce système.

C’est donc tout ce qu’il faut faire pour avoir une boite de réception zen : vérifiez vos courriels à des intervalles de temps réguliers, effectuez une action pour chaque email (ou notez-le dans une liste de choses à faire) et archivez-les.

Article original écrit par Leo Babauta.

Avant de prendre congé de vous, je vous invite à voir la vidéo ci-dessous. Dans cette vidéo, je partage des astuces supplémentaires pour gérer vos courriels et regagner votre sérénité.

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8 commentaires
  1. Je suis moi aussi adepte du vidage de boite mail (surtout du point de vue professionnel), mais j’ai quand même un problème avec l’archivage :

    Une fois un mail traité je le classe direct dans ma boite d’archive plutôt que de l’effacer car il peut encore me servir.

    Par contre chaque email a une durée de “encore servir” très variable. Typiquement l’email du genre “truc marrant” peut être ressorti dans les jours qui viennent pour montrer à quelqu’un d’autre par exemple. Mais passé 15j/1 mois il y a peu de chances qu’il ait encore un intérêt (je l’aurai oublié). Dommage c’est un mail avec une vidéo de 3mo à l’intérieur… beaucoup de place occupée pour pas grand chose.

    Il y a aussi les mails qui ont vraiment besoin d’être archivés parce que même 1 an plus tard on sera bien content de pouvoir ressortir un historique d’un échange à valeur juridique ou technique.

    Entre les 2 il y a bien sûr des intermédiaires.

    Pour l’instant je conserve un peu tout, mais pour éviter l’engorgement de ma boîte d’archive, j’ai fait un sous-dossier par année. Ainsi je n’ai pas plus de 4/6000 emails par dossier.
    Généralement quand on fait des manipulations sur des dossiers bourrés d’emails, ça finit par faire crasher le logiciel de messagerie qui n’est pas vraiment prévu pour.
    Tout irait plutôt bien si ça ne compliquait pas inutilement les fonctions de recherche, car il faut alors chercher individuellement dans chaque dossier ou utiliser les fonctions de recherche avancée (plus complexe que la fonction intégrée dans la barre d’outils de thunderbird par exemple).

    Bref, des conseils sur les choix à effectuer pour n’archiver que le nécessaire ou sur comment le faire au mieux ?

  2. Bonjour free-spirit,

    Personnellement, je ne conseillerai pas de garder un seul mail “humoristique”. Ces mails sont très lourds, ont déjà été envoyés des milliers de fois, et font perdre beaucoup de temps à tout le monde.

    Néanmoins, j’ai une solution simple à ton problème de mails ayant des “durées de vie” différentes : créé tout simplement un dossier “Temp” ou “Temporaire” dans lequel tu places tes mails à courte durée de vie et que tu videras régulièrement (cela peut être ton dossier “Éléments supprimés”).
    Ensuite créé un dossier d’archive à moyen terme, par exemple annuel, et un autre pour les archivages à long terme. Mais je recommande de fusionner tout en une seule archive annuelle, année par année: aujourd’hui avec les outils de recherche de Gmail ou d’Outlook 2007, l’emplacement du mail importe peu.

  3. Je ne suis pas trop d’accord avec les mails humouristiques, qui peuvent en effet être assez polluants, mais qui parfois sont sympas. Je ne forwarde jamais à tout mon carnet d’adresse mais à 1 ou 2 personnes a qui je pense en particulier en regardant la petite vidéo ou l’image jointe. Je met ‘humouristique’ et on va probablement penser aux immondes PPS et autres chaines à la con, mais ça peut surtout être aussi des liens vers un site sympa, une collection de photos…

    En tout cas ta remarque me donne en effet une idée : créer en plus de mon dossier d’archives annuel un dossier archives temporaires. Et je règle les préférences de conservation de ce dossier (facile dans thunderbird) à 30 ou 60 jours.
    Par contre ça veut dire qu’au moment de la lecture ou du “considéré comme fait” il faut prendre la décision “de quel côté je met le mail ?” “60 jours de répit ou archivé pour de bon ?”

    Je crois que je vais essayer ça, pour voir si ça peut fonctionner pour moi.

  4. Du temps s’est écoulé et je voulais faire un petit retour sur la méthode que j’évoquais au dessus.

    Bilan : parfait.

    Globalement j’ai donc :
    * inbox
    – à répondre/en attente
    – archives temporaires (suppr auto si > 60 jours)
    * archives

    Quand un email est traité, je me pose la question “est-ce qu’il est susceptible de me resservir ?” la réponse c’est donc soit oui/probalement à long terme / soit oui/peut-être mais à court terme / non. En fonction de ça c’est donc archives ou archives temporaires ou corbeille.

    Sur plus de 2 ans de mails pro traités ainsi j’ai vraiment été satisfait. Ca allège la boîte d’archives (et donc les recherches dedans) et ça évite de garder n’importe quoi. Dans les archives temporaires je suis content de retrouver régulièrement des messages que j’ai mis de côté. Ca me sert aussi pour tout ce qui est mails automatiques (rapports, …)

    Sur mon adresse pro j’ai trop de spam (qui va à la corbeille tout seul) mais sinon une autre approche pour faire la même chose (ce que je fais avec mon gmail perso) c’est d’utiliser la corbeille et ses 30 jours de rétention comme archivage temporaire (attention à ne pas activer la suppression automatique en quittant, par ex dans Thunderbird). Ca revient exactement au même mais en plus simple.

    Voilà pour ce petit retour utilisateur, si ça peut aider certains…

  5. Bonjour
    Mon probléme c’es que j’ai plusiers boites mails,or j’ai du déjà avoir suprimé certaines ( qui revienne, au de la des 10 aceptés),il se peut que l’idéal serais de faire basculer les emails,videos et autres, directement d’une boite mail a une autre boite mail, mais apparament tel est impssible,sauf erreur ou manqu de conaissance technique de a part; j’ai trop de boites mails et ça me fait perdre enormement du temps :
    Merci

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