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Cet article a été traduit par Guillaume du blog S’améliorer consacré au développement personnel et à la productivité. Vous aussi proposez vos traductions ou vos articles invités en me contactant pour participer à Habitudes Zen, et gagnez de la visibilité pour votre site ! 😉

Ces derniers jours, on assiste à une prolifération du nombre d’outils digitaux relatifs à la productivité, le management du temps, le réseautage social, et tout ce qui nous permet de conserver un suivi de nos vies, en ligne et dans la vie réelle.

Se tenir à jour par rapport à tous ces outils peut vite devenir un cauchemar, et pour être honnête, il est quelque peu improductif de sans arrêt avoir à jongler entre une douzaine d’outils différents.

C’est là qu’entre en jeu Gmail, qui est ma solution préférée pour pratiquement tout. Ok, peut-être pas pour des choses comme résoudre des problèmes conjugaux ou passer plus de temps avec vos enfants, mais … laissez-lui du temps. 🙂

Il est déjà assez clair que Gmail est le meilleur outil de messagerie, et l’intégration d’un calendrier et d’un chat en ont fait le centre névralgique pour la majeure partie de notre information. Mais les gadgets Gmail nous ont apporté les dernières pièces du puzzle. Maintenant nous pouvons tout faire à partir d’un seul endroit – Gmail

Voici comment :

1. Email: Gmail nous montre comment les emails devraient être traités. Avec les filtres appropriés, vous pouvez garder votre boîte de réception organisée. Avec les raccourcis clavier, vous pouvez parcourir toute votre boîte email en quelques minutes. Avec les libellés et le bouton archiver, vous ne perdez pas de temps à classifier les emails. Avec le système de conversations (Gmail groupe tous les messages correspondant à une même conversation), vos emails restent organisés. Il y a des douzaines de petites innovations intelligentes, des contacts automatiques au bouton “ envoyer et archiver” et bien plus encore. Si vous n’utilisez pas déjà Gmail pour vos emails, vous devriez fortement considérer un changement.

2. Liste de tâches: Gmail a rajouté, il y a peu, une fonctionnalité Liste de tâches, quelque chose que la plupart d’entre nous attendaient depuis longtemps. Il s’agit de la plus simple des listes de tâches.Vous pouvez barrer les différentes tâches. Vous pouvez les réorganiser. C’est à peu près tout. Mais c’est incroyablement utile, parce que voici l’astuce: vous êtes en train de de parcourir votre boîte de réception, et vous trouvez un email qui nécessite une action … vous l’ajoutez à la liste de tâches dans Gmail. Vous pouvez ensuite archiver l’email, au lieu de le laisser dans votre boîte de réception. Le résultat: une boîte de réception propre! Une fonctionnalité cool : vous pouvez transformer un email en tâche ce qui signifie que la tâche est rattachée à l’email, et vous pouvez facilement ouvrir l’email en cliquant sur la tâche. Vous pouvez activer la Liste de tâches Gmail en vous rendant dans les Labs (dans le coin en haut à droite de Gmail). Pour les utilisateurs de Remember The Milk, il existe aussi un gadget RTM bien entendu.

3. Agenda: L’Agenda Google est haut la main le plus rapide, le plus facile et le meilleur calendrier que je n’ai jamais utilisé (et oui, j’ai essayé iCal, Outlook, 30 boxes et Sunbird). Cela fonctionne juste exactement comme vous le voudriez. Et maintenant cela s’affiche directement dans la barre latérale de Gmail, donc vous pouvez  voir les différents événements en un seul coup d’œil lorsque vous êtes dans Gmail et même ajouter des tâches rapidement sans avoir à aller dans l’Agenda. Ce qui est cool également: l’Agenda Google, tout comme les documents Google et Gmail (voir ci-dessous) , dispose maintenant d’un mode hors connexion, donc vous n’avez à vous inquiéter d’être connecté à internet. Vous pouvez activer le gadget Google Agenda en vous rendant dans l’onglet “Labs”.

4. Documents. Est-ce que vous utilisez encore un traitement de texte bureautique ou une application pour les feuilles de calcul? Considérez le fait de changer pour Google Documents que j’utilise maintenant exclusivement. C’est en ligne (avec accès hors connexion maintenant), c’est simple, ça ouvre les formats habituels, et c’est tellement mieux pour collaborer. Sérieusement – plus de versions différentes à envoyer par email à différentes personnes. Mieux encore, pas besoin de synchroniser les documents entre différents ordinateurs ou de les transporter avec soi dans une clé USB. Et maintenant, avec le gadget Google Documents, vous pouvez ouvrir vos documents directement à partir de Gmail, ce qui en fait d’autant plus le point d’arrêt unique pour tous vos besoins d’information et de productivité. Vous pouvez activer le gadget Google Documents en vous rendant dans l’onglet “Labs” (en haut à droite de Gmail)

5. Twitter. Beaucoup de personnes trouvent que Twitter est un moyen incroyable d’être connecté avec d’autres personnes, de trouver des choses formidables à lire, de rester au courant de ce qui se passe en ce moment. Mais garder votre application Twitter ouverte tout le temps peut être improductif. C’est là qu’entre en jeu le Gadget Twitter, qui prend quelques secondes à installer dans Gmail et qui vous permet d’avoir les fonctions les plus importantes de Twitter directement dans votre centre de productivité tout-en-un – vous pouvez voir vos flux Twitter, vos réponses, vos messages directs, et vos favoris, et envoyer des Tweets rapidement. C’est sûr que ce n’est pas aussi beau et totalement fonctionnel que d’autres formidables applications Twitter (Tweetdeck me vient à l’esprit), mais ça fait ce que l’on en attend rapidement et sans difficultés.

6. Marque-pages. vous voulez jeter un œil à un site que vous avez rangé dans vos marque-pages précédemment? J’utilise le gadget Delicious pour Gmail, et cela fonctionne plutôt comme dont vous pouvez l’attendre – vous pouvez voir une liste de vos marque-pages les plus récentes dans la barre latérale de Gmail. vous pouvez même voir les marque-pages les plus populaires sur Delicious en ce moment, ce qui est cool. Avoir vos marque-pages directement intégrés à Gmail est une fonctionnalité agréable qui permet d’unifier une grande partie de votre vie en ligne.

7. Le chat texte, audio et vidéo. J’utilise le chat Gmail pour tous mes besoins en matière de chat (qui sont assez minimes) , parce que je peux le faire directement depuis Gmail. Et maintenant vous pouvez utiliser le chat Gmail pour la vidéo et l’audio – Je l’ai fait, et c’est super simple et fonctionne très bien. Avec ces ajouts, Gmail s’occupe de tous mes besoins de communication.

8. Les média sociaux. Qu’en est-il des autres médias sociaux que vous pourriez utiliser, tels que Facebook, MySpace ou Friendfeed? Mettez-les directement dans Gmail avec les Gadgets Facebook, MySpace et Friendfeed. il y a même des gadgets pour Digg et Flickr.

9. Les fils RSS. Je pense que, pour sa vitesse et sa simplicité, Google Reader est le meilleur lecteur de flux RSS.  Cependant, alors qu’il était auparavant possible d’ajouter Google Reader à Gmail en utilisant un script Greasemonkey, avec la nouvelle version de Gmail ce script est devenu inutilisable. Donc, ce que je fais maintenant c’est ajouter Google Reader dans le panneau latéral de Firefox, ainsi je peux aisément contrôler mes flux RSS lorsque je suis dans mon centre de productivité tout-en-un Gmail (cela ne fonctionne qu’avec Firefox pour autant que je sache) .

10. Gérer vos gadgets. Comme vous pouvez le constater, il existe beaucoup de gadgets à ajouter à Gmail. Vous risquez de finir par avoir une tonne de gadgets allant de haut jusqu’en bas dans le panneau latéral gauche de Gmail. Je vous recommande, si vous avez un monitor assez large, de placer les libellés et la fenêtre de chat à droite de la boîte de réception. Vous pouvez également minimiser les gadgets en un seul clic (il y a un bouton minimiser en haut de chaque gadget), afin que tout cela reste gérable. Enfin, débarrassez-vous de tous les gadgets que vous n’utilisez pas souvent afin de simplifier les choses.

11. Gmail Hors connexion. L’un des problème que les gens ont habituellement avec Gmail est que c’est en ligne – ce qui signifie que si vous ne pouvez pas vous connecter à internet (si vous êtes sur la route, dans un avion ou votre connexion vous lâche), vous ne pouvez pas utiliser Gmail.  Et bien, cela a désormais changé avec le mode hors connexion de Gmail – vous pouvez lire, écrire et organiser vos messages lorsque vous n’êtes pas connecté à internet, ce qui est agréable.

L’astuce la plus importante
Enfin, maintenant que vous avez configuré Gmail pour faire tout ce dont vous avez besoin qu’il fasse, voici l’astuce la plus importante pour rester productif: ne le laissez pas ouvert tout le temps.

Idéalement, vous devriez planifier des moments pour utiliser Gmail et les autres gadgets que vous avez mis en place – peut-être 2 ou 3 fois durant la journée. Ou le fermer lorsque vous vous apprêtez à travailler sur une tâche importante, et ensuite l’ouvrir lorsque vous en avez fini avec cette tâche mais seulement pour 10 minutes. Trouvez ce qui marche pour vous, mais établissez vos limites et tenez-vous y!

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Article original par Léo Babauta sur Zen Habits.

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11 commentaires on Comment faire de Gmail votre centre ultime de productivité

  1. Michaël P. dit :

    Google vient justement d’ouvrir une page d’aide pour devenir «Gmail Ninja»:
    http://www.google.com/mail/help/tips.html

  2. Adrien dit :

    Très intéressant, j’ai appris quelques petites astuces dont j’ignorais l’existence.

    Pour le gadget Twitter, je reste assez septique quant à ça qualité. J’entends par là qu’un Tweetdeck est beaucoup plus ergonomique. Donc, centraliser Twitter sur Gmail n’est pour moi pas plus productif. Je reste sur TweetDeck (par exemple) et Gmail de manière distincte.

    Une autre petite remarque concernant le mode Hors Connexion de Gmail. Je suis un fan de cette fonctionnalité mais j’ai dû la désactivé car Google Gears provoque un plantage lors de l’upload d’une photo sous Worpress 2.7. Dommage.

    En tout cas, merci pour cet article très utile.

  3. iZen dit :

    Bonjour
    Il est vrai que Google offre de nombreux outils qui facilitent la vie et nous aident à nous organiser. Cependant, je ferai 2 remarques :
    1) Utiliser les services Googles, directement sur le Web impliquent … une connexion Web. Formidable pour les citadins et les sédentaires, mais beaucoup moins évident pour les globe-trotters et autres voyageurs. Pour le moment, la version déconnectée de Google ne couvre pas parfaitement toutes les fonctionnalités et reste assez contraignante.
    2) Mis à part leur déclarations de bonne intentions, que savons nous de la protection et de l’utilisation de nos données ? Discutez de voyage par mail avec un amis et la fois suivante Google vous affiche des offres promotionnelles sur votre destination ! Qui peut, aujourd’hui, nous assurer que Google ne passera jamais sur un modèle économique comme celui dont rêvait le fondateur de Facebook, où il pourrait puiser dans son réservoir d’informations pour tout connaître de nos habitudes et vendre au plus offrant ?
    Bon, il faut relativiser, nous n’en sommes pas là et rien, jusqu’à aujourd’hui n’a mis en défaut les données stockées par Google.
    Pour ma part j’utilise ces services comme des passerelles, des outils de réplication entre mon PC et mon iPhone. De fait, où que je sois, je peux accéder à l’ensemble de mes documents, agenda et tâches depuis mon PC, qu’il soit ou non connecté au web, un PC lamba connecté (hôtel, client, aéroport …) ou mon iPhone.
    Pour ce dernier, j’utilise Pocket Informant qui se synchronise parfaitement avec l’agenda Google et qui pour les tâches passe par Toodledo. Après avoir essayé les 2, je préfère Toodledo à RTM, il s’approche beaucoup plus de ma vision du GTD … mais ce n’est qu’une appréciation personnelle.
    En tous cas, merci pour ce petit récapitulatif

  4. Guillaume dit :

    iZen, désolé de te répondre tardivement.
    Je voulais rebondir sur ta 2éme remarque, concernant la sécurité et la protection des données. Déjà, si tu es intéressé par ce genre de sujets : cette vidéo sur Youtube pourrait t’intéresser. C’est sur la protection et la détention des données et les risques liés au Cloud computing (cest en anglais par contre).
    Par contre, en ce qui concerne Google qui scanne le contenu des emails, ce sont des robots qui scannent les emails. Donc personne ne lit nos emails.
    Et quel que soit le service que l’on utilise pour nos emails, le risque est toujours le même puisque c’est la société en question qui héberge nos emails et nos données.

    Personnellement j’ai plutôt confiance dans des multinationales telles que Google car je pense qu’ils auraient beaucoup plus à perdre qu’à gagner, notamment au niveau de l’image en partageant nos données confidentielles.
    Je pense que c’est tout ce qui est mailings listes, formulaires d’inscriptions … qui revendent derrière nos données personnelles, qui sont plus dangereux au niveau des possibilités de fuites.

    Merci pour ce commentaire intéressant en tout cas

  5. Ariss dit :

    Bonjour

    On peut ajouter buzz maintenant ! 🙂

  6. oummeriam dit :

    j’utilise un webmail de mon hebergeur pour le moment, j’envisage gmail mais mon webmail possède déjà un calendrier, une liste des taches, des notes ….

    Ce qui m’inquiete le plus c’est pour la sauvegarde des données; y a t-il un moyen de sauvegarder les emails et de les restaurés si plantage il y a ?

  7. Letourneuc claude dit :

    Bonjour.
    Peut être allez vous pouvoir me renseigner.
    Dans ma boite g mail,lorsque le clique sur l’onglet agenda pour l’ ouvrir, je tombe sur la page d’accueil de g mail qui me demande de me connecter alors que pour les mails, je n’ai aucun problème.
    Pourriez vous m’aider à résoudre ce problème.
    Par avance merci.
    Cordialement.

    C.Letourneux

  8. Bonjour,

    merci pour cet article par contre une petite remarque je n’ai pas vu apparaître dans votre article : déporter toute son activité sur gmail peut poser certains problèmes de confidentialité. C’est aujourd’hui toute la problématique du cloud computing (l’informatique dans les nuages), autrement dit on ne sait pas ce que devient notre information et vous pouvez être sûr que google l’utilisera d’une façon ou d’une autre. Récemment il me semble avoir entendu dire que le président de Google assurait que tout ce qui était hébergé chez Google appartenait à Google, sauf si vous achetez un compte entreprise….à méditer

    Merci pour ce blog

    Nicolas

  9. Guillaume dit :

    Bonjour,
    je cherche maintenant depuis 2 bonnes heures entre les différents conseils pour utiliser l’agenda google hors connexion et je n’y arrive toujours pas.
    J’ai activé via la petite roue dentée en haut à droite, le mode hors connexion avec le petit symbole “vert” qui me confirme l’action et lorsque je me déconnecte et que j’essaye d’ouvrir l’agenda, cela m’est impossible parce que pas connecté !
    Soit je ne vais pas au bon endroit soit je n’ai pas fini le processus d’activation hors connexion, soit cela arrive à tout le monde car cette fonction ne marche pas !!!!!
    Aidez moi svp ca me saoule un peu on va dire !

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