Créer des Systèmes Simples, Partie 1 : Courrier et Paperasserie

Bien que simplifier notre vie commence en réduisant le désordre, qu’il soit physique, émotionnel ou mental… cela ne se termine pas là. Si vous réduisez simplement le désordre, il ne faudra pas longtemps avant qu’il ne revienne pour se venger. Une  bonne manière de rester simple est de créer des systèmes simples, et de faire de ces systèmes une habitude quotidienne.

Vous avez probablement quelques uns de ces systèmes déjà, que vous y ayiez pensé ou non. Et si vous n’avez pas réfléchi beaucoup à ces systèmes, il se pourrait que ce soit pas des systèmes géniaux. Par exemple, quel est votre système pour gérer le courrier ? Voici un système inefficace : vérifiez votre courrier souvent, et ensuite placez-le sur la première surface plane disponible, où il s’empile. Quand vous en avez finalement assez de cette pile, vous commencez à ouvrir tout votre courrier, et découvrez que quelques factures sont déjà en retard. Ensuite, vous laissez les enveloppes non ouvertes dans la pile sur votre bureau ou votre table, y compris les factures à présent payées ainsi que d’autres documents pour lesquels vous n’avez pas encore agis, les empilant encore plus haut jusqu’à ce que vous les mettiez dans une boîte ou à la poubelle. 

Ce n’est pas le meilleur système. Le vôtre n’est probablement pas aussi mauvais, mais vous pourriez être surpris par le nombre de personnes qui ont ce type de système non intentionnel. Examinons un système plus intentionnel qui gardera les choses rangées et organisées.

Vous pouvez trouver un système qui fonctionnera au mieux pour vous, mais voici ma suggestion :

  1. Créez un « centre du courrier » dans votre maison pour gérer votre courrier et les papiers administratifs qui arrivent. Cela devrait inclure une boîte de réception pour toutes les papiers entrants, une corbeille à papiers (le plus important outil du simplificateur !), un petit système d’archivage (juste quelques dossiers dans un tiroir ou un meuble suffit), et quelque chose pour garder les enveloppes, les timbres, votre carnet de chèques et d’autres outils utiles.
  2. Boîte de réception. Tous le courrier entrant, les papiers administratifs et autres paperasserie iront directement dans votre boîte de réception. Ne les jetez pas sur un comptoir ou une table de cuisine ou un bureau. Mettez dans une seule place seulement : votre boîte de réception. C’est mieux si vous retirez le courrier de l’enveloppe tout de suite, jetez les enveloppes et toutes les publicités inutiles, et jetez le courrier publicitaire et les catalogues immédiatement – mais même si vous ne le faites pas, au moins placez tout dans votre boîte de réception.
  3. Processus. Une fois par jour (ou une fois par semaine si vous préférez), traitez tous les papiers de votre boîte de réception. Commencez par celui au dessus de la pile, et traitez-le complètement, avant de continuer vers le bas de la pile. Vos choix : jeter, archiver, agir immédiatement (si cela prend deux minutes ou moins) et ensuite archivez ou jetez, ou mettez-le dans une dossier « action » et notez-le dans votre liste to-do. Ne remettez jamais  à plus tard une décision sur une feuille de papier que vous êtes en train de traiter – prenez une décision et suivez-la, et ensuite passez à l’objet suivant, jusqu’à ce que votre boîte soit vide.
  4. Payez les factures immédiatement. Pendant que vous traitez votre courrier et vos documents administratifs, vous pouvez placer les factures dans un dossier indiquant que vous devez les payer à une certaine date (vous pouvez avoir deux dates par mois quand vous payez les factures, par exemple, ou un jour de paiement des factures par semaine). Mais une autre alternative est de juste payer la facture tout de suite, dès que vous avez fini de traiter votre boîte de réception. Remplissez votre chèque et placez-le dans une enveloppe pour qu’elle soit placée dans une boîte aux lettres le lendemain, ou allez sur votre ordinateur et payez la facture en ligne. Quelle que soit la manière, la facture a été traitée et peut être effacée de votre esprit.
  5. Entrez les choses dans votre liste to-do ou votre agenda. Pour les papiers qui contiennent de tâches ou des engagements ou des plannings, vous voudrez entrer les tâches dans votre liste to-do immédiatement, et entrez toutes les dates dans votre agenda immédiatement (j’utilise Gcal). Je rentre même tous les matchs de football de mes enfants, événements scolaires et d’autres activités les concernant dans Gcal, et ensuite archive juste les documents scolaires ou les plannings dans un dossier « papiers de l’école » pour que je puisse m’y référer plus tard si nécessaire.
  6. Archivez immédiatement. Une fois que vous avez payé une facture ou agis à propos d’un document, vous devriez l’archiver immédiatement (à moins que vous ne le jetiez). Ne le laissez pas posé sur votre table, ou s’empiler dans un dossier « à archiver », ou revenir dans votre boîte de réception. Archivez-le maintenant. Utilisez un système d’archivage simple avec des enveloppes kraft, sur lesquelles sont écrit le nom de l’entreprise ou de l’administration émettrice de la facture, avec des dossiers pour d’autres documents importants de votre vie, et utilisez un système de classement alphabétique simple pour retrouver les choses immédiatement. Ayez toujours une pile d’enveloppes kraft et des étiquettes à portée de main (certaines personnes recommandent même une étiqueteuse Brother) afin que vous puissiez créer un dossier rapidement si le besoin s’en fait sentir. L’astuce est d’archiver tout de suite et de ne pas laisser les documents s’empiler.

C’est tout. Aucun papier ne devrait aller ailleurs que dans votre boîte de réception ou dans votre système d’archivage. C’est simple et efficace. L’astuce est de faire de cela une habitude, et de s’y tenir comme à une routine. Définissez des plages de temps précises du jour ou de la semaine pour traiter votre boîte de réception et payer vos factures. Créez un système simple comme celui-là, et vous éliminez le désordre et les problèmes.

Et vous, quel est votre système pour gérer votre courrier ? Faites-le nous savoir dans les commentaires.

Article original par Léo Babauta sur Zen Habits.

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3 commentaires on Six Étapes Simples pour Rendre le Courrier et la Paperasserie Moins Pénible

  1. Claire dit :

    Pour moi, le point 3 suffit amplement !
    Jeter, archiver, agir immédiatement, reporter à la bonne date ce qui doit être fait ultérieurement, c’est-à-dire si peu de choses.
    En fait, je crois que 98 % de mon courrier peut être traité immédiatement… donc en 10 mn cahque jour.
    Ouf !

  2. Olivier Roland dit :

    Bonjour Claire,

    Je suis entièrement d’accord avec toi, le point 3 me suffit aussi 😉 . Mais un tel système n’est pas inutile pour tout le monde 🙂 .

  3. eric dit :

    bonjour ta facon de gerer ressemble a une facon que j ai lu qui s intitule s organiser pour reussir c est vrai que peut appliquer cette facon a tout
    c a dire au profil personnel au travail pour sa famille ses travaux
    bravo pour ton site

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