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Note : cet article est une traduction de l’article Your Emails are Too Long de Léo Babauta. C’est donc lui qui s’exprime dans le “je” de cet article !

« Si vous ne pouvez pas écrire votre idée au dos de ma carte de visite, c’est que votre idée n’est pas claire. » – David Belasco

Mails

Un des pires problèmes que j’ai vus lorsque les gens m’envoient des mails est en fait incroyablement répandu : ils sont beaucoup trop longs.

Je suis un mec plutôt occupé, qui ne l’est pas ? J’essaye de répondre à tout, mais quand je reçois un mail incroyablement long il m’est impossible d’y répondre rapidement. Si un mail est court, je vais taper une réponse dès que je l’aurais lu.

Alors pourquoi envoyer des mails aussi longs ?

Voilà la règle : un long mail n’est jamais nécessaire. Jamais.

Pourquoi est-ce que j’écris ça ? Est-ce une attaque contre les gens qui m’ont écrit ? Pas du tout, c’est un problème général que j’ai vu en ce qui concerne les mails, et j’espère que cela aidera les gens à écrire de façon plus efficace.

Comment j’utilise les mails

J’ai déjà écrit sur la façon dont j’ai laissé tomber les mails. C’est vrai, à 90%. J’utilise encore les mails de manière limitée ─ principalement pour les gens avec qui je collabore (partenaires, designers, imprimeurs, etc.). Je réponds également aux mails de clients (remboursements, problèmes de téléchargement).

Pour les réponses aux lecteurs et les commentaires, j’utilise Twitter. Pour communiquer avec ma famille (celle à Guam et à d’autres endroits dans le monde), j’utilise Facebook (je n’ajoute pas comme « ami » d’autres personnes que ma famille, et j’ai moins de 100 amis sur FB).

Cela dit, mon problème avec les mails n’est pas un cas unique. Peu importe la façon dont vous utilisez les mails, personne parmi ceux à qui vous écrivez n’a envie de lire un essai interminable ou répondre à 10 questions. Tout le monde est occupé, et notre temps est précieux.

Quand j’envoie des mails, j’essaye de m’en sortir rapidement. Je n’aime pas être coincé à en envoyer toute la journée, alors j’ouvre, je lis et je réponds ou j’archive/je détruis, et je ferme.

Quand quelqu’un m’envoie un long mail, il y a des chances qu’il soit archivé. Si je dois absolument y répondre, je ne le ferai probablement pas le jour même.

Notez que cet article ne concerne pas que moi. Cela concerne toute personne occupée et dont le temps est précieux. Si vous envoyez un long mail à une personne comme ça, vous montrez que vous n’avez pas pris en considération la valeur de son temps et que vous n’avez pas ressorti ce qui était le plus important. Et vous diminuez vos chances de recevoir une réponse.

Pourquoi les longs mails craignent

Quelques raisons :

Cela prend tu temps à lire. Je n’ai pas beaucoup de temps pour lire, et en m’envoyant un roman vous faites comprendre que votre mail est plus important que les autres choses que j’ai à lire.

C’est un manque de respect pour mon temps. Quand vous m’envoyez un mail, vous faites une demande pour utiliser de mon temps (pour lire, traiter, répondre). Si vous envoyez un long mail, c’est que vous ne l’avez pas préparé. Vous n’avez pas décidé de ce qui était le plus important. Vous dites qu’en fait, ce sera à moi de le faire. Vous envoyez le message que votre temps est plus important que le mien.

Vous n’allez pas à l’essentiel. Qu’est-ce que vous voulez en faire ressortir ? Quelle est la question principale ? Dégagez-la, ou elle sera ensevelie.

Vous posez trop de questions. Je ne serai pas capable de répondre à toutes en moins d’une demi-heure de ma précieuse journée. Donc ne posez pas des dizaines de questions ─ n’en posez qu’une ou deux.

Je ne répondrai pas. Si vous voulez que je lise le mail tout de suite, ou que je fasse quelque chose pour vous, bonne chance. Je ne suis pas une diva, mais j’ai aussi des choses à faire et je ne peux pas m’occuper de tous les longs mails. Et il y en a beaucoup, pas simplement les vôtres.

Les règles pour des mails courts et efficaces

Ignorez ces règles à vos risques et périls :

1. Ne dépassez pas 5 phrases. Pas plus. J’ai piqué cette idée sur internet (five.sentenc.es), mais je l’utilise depuis des années et ça marche. J’essaye généralement d’en écrire moins de 5.

2. Dégagez l’idée principale. Si vous pensez que vous avez besoin de plus de 5 phrases, c’est que vous n’avez pas trouvé l’élément-clé que vous voulez dire. Prenez une seconde pour le trouver, et tenez-vous simplement à cela.

3. Demandez une chose. Ne posez pas 10 questions, n’en posez qu’une. Ou deux, tout au plus. Vous aurez beaucoup plus de recevoir une réponse rapide.

4. Corrigez. Si vous avez 8 phrases, enlevez-en 3.

5. Liez. Si vous devez vous référer à quelque chose, incluez le lien web.

6. Postez. Si l’info dont vous avez besoin n’est pas sur le web, mettez-la dessus. Créez une longue réponse ou un long document annexe (puis corrigez et éditez pour ne garder que l’essentiel) et postez-le en ligne. Utilisez votre blog, ou un des outils gratuits permettant de poster des infos sur internet. Créez une FAQ si besoin. Et mettez le lien dans votre mail.

Cet article, en passant, est un exemple de la dernière règle.

 

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13 commentaires on Vos mails sont trop longs

  1. Béatrix T-R dit :

    bonjour,
    j’écarquille les yeux !! … et pense : “cela dépend à qui on écrit, et .. qu’est-ce qu’on écrit !” ..
    mes mails sont souvent très longs …

  2. Lassia Boutefnouchet dit :

    C’est trés bien de penser à une chose pareille. Plus c’est court plus c’est ZEN.

  3. E.Quirat dit :

    Entiérement d’accord pour les mails professionnels, mais pas pour les autres..déjà que le courrier traditionnel a presque disparu..laissons nous une chance de pratiquer notre belle langue française, en long, en large et en travers!!
    Enfin mes propos n’engagent que moi et j’approuve..lol

  4. Monica dit :

    Bonjour,

    Desolee pour mon Francais.

    Moi j’aime ecrire des longs emails personelles, par contre pour les emails business je prefere les emails claires et courtes.

    En fait, quand j’ai vu votre email au sujet “Nouvel article : Vos mails sont trop longs”, j’ai eu l’impression avant de comprendre que c’est le nom de l’article, que vous vous addressez a moi en disant que j’ecris des longs emails :))

    Bon weekend!

  5. Christine dit :

    Bonjour Olivier,

    En effet synthétiser et aller à l’essentiel pour rédiger un mail est important pour être clair dans son message et par respect pour son interlocuteur.

    Trop de gens s’écoutent parler et font de même en écrivant.

    J’aime bien ce conseil :
    « Ce qui se conçoit bien, s’énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément ».

    J’y ajoute : “en se mettant à la place de son interlocuteur, on écrit simple et court”

    Bien amicalement,
    Christine

  6. CARLE dit :

    Faire court, c’est long … à rédiger mais c’est bon!

  7. marie-claire dit :

    Ok pour les mails courts dans le domaine professionnel ou utilitaire.
    Mais, de grâce, pas de mails “courts et efficaces” au niveau des échanges amicaux! Bien d’accord avec E.Quirat : on n’a déjà plus les belles lettres dans notre boîte aux lettres… si, en plus, on réduit les mails au strict minimum utile… au secours!!!

  8. Xavier dit :

    Salut Olivier,

    C’est tout à fait vrai. nous sommes de plus en plus occupés à notre époque très mouvementée.

    Mais il y a une exception à cela. la seule personne dont je lisait toujours entièrement ses mails quelque soit leurs longueur, était Christian godefroy. ll avait cette façon particulière de scotcher ses correspondants devant sa lettre.
    C’était un homme extraordinaire. C’est dommage qui nous aie quitté aussi tôt.

    Amicalement,
    Xavier

  9. alfene dit :

    en tous cas J’aime l’article!

  10. SANOU dit :

    Salut

    Je suis tout à fiat d’accord avec l’article, seulement pour les mail professionnel.Quand je reçois un long mail quelque soit l’expéditeur dans la hiérarchie de notre entreprise,j’ai vraiment tendance à zaper dessus ou à reporter sa lecture aux heures creuses. J’aime bien recvoir les longs mails des amis surtout perdus de de vue de longue dates.

    Mamadou

  11. Béatrice dit :

    Un article sacrément trop long 😉 !

  12. Delphine dit :

    Oui : article très long pour ce sujet 😉 😉 😉

  13. Jean-Luc dit :

    Mails courts, commentaire court.

    Oui sur le fond.

    Un truc : si l’on a des choses à ajouter au mail exprimant l’idée principale, le prévoir en PJ.

    Ce qui attire l’attention du destinataire.
    Et augmente les chances qu’il s’attarde sur le sujet !

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