Cet article invité a été écrit par Benjamin Vauris du blog Gerer-son-temps.

Vous avez remarqué à quel point les journées se remplissent vite ? Tous les événements qui surviennent non-stop du matin au soir ? Le téléphone qui sonne. Les emails qui arrivent. Les notifications du smartphone (la plupart du temps, des infos inutiles des copains qui ont liké un de vos posts). Les collègues qui débarquent dans votre bureau. Il faut être réaliste. Vos journées filent à 200 km/h. Ce n’est même plus une autoroute, c’est le TGV (sans les grèves de la SNCF).simplifier vos journées tgv

De plus en plus de choses à faire. Et du coup vos journées sont saturées avant même d’avoir démarrées. Avec cette sensation stressante que vous n’arriverez pas à en voir le bout. Et si la solution était là justement ? Arrêter de vouloir tout faire.

Car oui, il est possible de réaliser vos objectifs, vos projets, vos rêves, sans finir en burnout.
La solution ? Simplifiez.

Léonard de Vinci (ce qui ne date pas d’hier) a dit : “La simplification est la sophistication ultime”.

Voyons ensemble 4 conseils et 3 exercices pour vous rapprocher de la sophistication. Conseils et exercices que vous pouvez mettre en œuvre, pour simplifier votre journée. Et reprendre le contrôle sur vos activités.

La suppression des parasites

  • La ressource la plus rare

C’est le premier point. Tenir à distance les perturbations extérieures. Parvenir à recréer votre bulle. Celle dans laquelle vous êtes bien. Cela ne signifie pas vous enfermer en mode homme des cavernes avec une massue et assommer le premier qui s’approche. Au contraire, il s’agit de choisir vos moments. De choisir vos interlocuteurs. Et bannir le reste.
Facile à dire ? Oui mais pas si compliqué à faire. Je vous explique.

Quelle est votre ressource la plus rare ?

Non, ce n’est pas l’argent. Car certes vous pouvez en perdre (parfois beaucoup) mais vous pourrez toujours en gagner à nouveau (parfois beaucoup aussi).
Cette ressource, c’est votre temps. Celui-là, quand vous le consommez ou quand vous le donnez, vous ne le récupérez jamais. Pourtant, la plupart des gens (moi y compris) donnent plus souvent de leur temps que leur argent.  Le copain qui a besoin de bras pour le déménagement, le collègue de boulot qui bloque sur un dossier, le voisin qui vous sollicite pour un coup de main dans son jardin.

Prendre soin de son temps, comme une ressource rare, un trésor, c’est comprendre qu’il est au cœur de vos journées, de vos activités.

  • Comment rester maître de son temps

La première chose à faire ? Garder le contrôle sur l’attention que vous donnez aux sollicitations extérieures. C’est mon cheval de bataille. J’en parle souvent. Parce que c’est tellement important. À notre époque, contacter quelqu’un, même à l’autre bout de la terre, même quelqu’un que l’on ne connaît pas, cela se fait en 3 clics.

Facebook, Whatsapp, Tweeter, les emails… Tous ces outils sont formidables. Ou au contraire de vrais vampires suceurs de temps qui vont vous pomper jusqu’à la moelle. Ils sont passés maîtres dans l’art de vous solliciter de manière indésirable. Ce sont les Dracula du 21eme siècle qui agissent dans l’ombre, 24h sur 24, sans que vous n’en preniez vraiment conscience.sollicitations extérieures réseau social

Fermer la porte (ou la laisser juste entrouverte) à ces vampires des temps modernes est un excellent moyen de vous simplifier la vie. Et pour cela, pas besoin d’ails ou d’eau bénite. Quelques réglages sur votre smartphone feront l’affaire.
Le secret ? Simplifier son utilisation. Votre ennemi ? Les notifications.

Ces petits riens, qui font vibrer et clignoter votre téléphone jusqu’à que vous lui consacriez du temps. Et là, 2 solutions s’offrent à vous.

  1. Désinstaller totalement l’application. Radical et efficace.
  2. Désactiver les notifications.

Soyez honnête. Avez-vous besoin d’être au courant chaque fois qu’il se passe quelque chose sur vos publications Facebook ? J’en doute fort. Tentez le coup. Juste quelques jours. Pour voir. Je parie que vous allez apprécier.

Une bonne chose de faite. Voyons la suite.

Moins = Plus

  • Prendre soin de votre coffret

C’est un exemple que j’aime beaucoup. Imaginez votre journée comme un coffret. Précieux. Il contient ce qui il y a de plus cher pour vous. Autant de petits cubes que sont vos 24 heures quotidiennes. Quand ces 24h sont placées dans votre coffret, il n’y a plus de places pour le reste. C’est aussi simple que cela.
On ne crée pas de temps. Alors pour en avoir plus, il faut en libérer. Vous devez donc enlever des cubes de votre coffret.

C’est bien beau, mais comment faire ? Comment retirer des choses de votre coffret ? Vous allez me dire que tout est important.

faire du tri dans sa vie coffretJe vous propose un exercice. Vous devez commencer par faire un inventaire de vos activités. De quoi sont composées vos journées ou vos semaines ? Faites une belle liste. Ensuite, pour chaque ligne de cette liste. Demandez-vous ce que cela changerait de ne pas la réaliser. Pas si facile, je vous l’accorde.
Mais vous savez ce qui fait souffrir le plus lorsque l’on fait cet exercice ? Prendre conscience que l’on gaspille pas mal de temps sur une journée. En futilités.

Voici 2 choses ce que j’ai sorti de mon coffret et qui m’ont redonné du temps pour entre autres développer mon activité.

  1. La première : le surf intempestif et sans but sur internet. Le mode zombie qui erre de site en site sans savoir ce qu’il cherche ni pourquoi il est arrivé là. Vous voyez le truc. Vous partez d’un lien sur Facebook qui parle de fitness et vous finissez 30 minutes plus tard à lire des articles sur les futures élections présidentielles.
  2. La seconde : les séries TV. À une période, je regardai en moyenne de 2h de série par jour. Raisonnable ? Clairement pas. Juste du gaspillage de temps qui pourrait être mieux employé. Un épisode de temps en temps c’est suffisant.

Le double effet kiss-cool

Le plus beau ? Cet exercice a un avantage masqué. En faisant le tri dans vos activités, vous allez commencer à augmenter vos exigences en termes de qualité. Quand on consomme peu, on s’attache à consommer bien. Si vous n’allez au restaurant que 5 fois dans l’année, vous n’irez pas chez MacDo.

Ce point est capital. Car si vous ne prenez pas soin de votre coffret, il y aura toujours quelqu’un d’autre pour le remplir à votre place. Un patron avec des heures sup’. Un collègue qui a besoin d’aide avec son fichier Excel.

En revanche les bénéfices sont quasi immédiats.

  • Moins de choses à faire, c’est moins de stress.
  • Moins de choses à faire, c’est plus de chance de terminer ce qui est démarré.
  • Moins de choses à faire, c’est plus de temps. Pour vous, pour vos proches, pour votre famille.

Vous pouvez aussi l’apprendre “à la dure”. Quand une contrainte externe vous y oblige. Le meilleur exemple de ce cas ? L’arrivée d’un premier enfant. Effet garanti. Et radical. Je le sais car j’en ai fait l’expérience. L’énergie que demandent ces petits bouts est tellement gigantesque que votre coffret va se vider tout seul. Pour mieux se remplir de l’attention qu’ils vont vous demander. Les périodes de temps calmes vont naturellement vous forcer à les consacrer aux sujets importants. Car vous n’aurez tout simplement plus le temps pour les choses vraiment inutiles.

Ma méthode pour simplifier vos activités

Faîtes de la cuisine

Quand vous réalisez une tâche, vous la faites toujours de la même façon n’est-ce pas ?

Un peu comme une recette de cuisine que vous suivez à la lettre.

  • Les mêmes ingrédients.
  • Les mêmes quantités
  • Les mêmes ustensiles.

Cela garantit le résultat.simplifier taches recettes cuisine

Mais pourquoi ne pas revoir vos recettes pour les faire plus simplement ?

Comment simplifier

Un bon point de départ, c’est de reprendre la liste de vos activités de l’exercice précédent (je ne vous ai pas fait travailler pour rien n’est-ce pas ?). Pour chacune des activités de votre liste, est-ce que vous pouvez lui appliquer l’un de ces 3 choix ?

  • La déléguer
  • La simplifier
  • L’automatiser

Déléguer, c’est faire exécuter la recette par quelqu’un d’autre. Un collaborateur, un sous-traitant, un pote (qui ne le restera peut-être pas du coup), etc…

Simplifier, c’est reprendre la recette de cuisine de votre activité et voir s’il n’y a pas possibilité de la faire différemment. Avec d’autres ingrédients, d’autres ustensiles.

Automatiser, c’est la cerise sur le gâteau. Un outil se charge de la faire toute seule. Il existe une foule d’outils en ligne pour vous aider à automatiser des tâches. Vous pouvez regarder du côté des sites comme Zapier et IFTTT qui permettent simplement de déclencher des actions suite à un événement précis.

C’est du chinois tout cela ?

Un exemple d’automatisation

J’ai un service Zapier qui, pour chaque rendez-vous Skype planifié dans mon agenda Google, me crée automatiquement une note dans Evernote 15 minutes avant le début du rendez-vous. Cela me permet quand démarre l’appel d’avoir directement sous la main un document prêt pour prendre des notes. Sinon, j’oublie de le faire 9 fois sur 10.

Les possibilités sont infinies. Le but ? Automatiser les tâches pénibles, rébarbatives, sur lesquelles vous avez 0 valeur ajoutée. La magie de cet exercice, c’est que vous pouvez combiner les 3 solutions entre elles. Simplifier une partie de l’activité, en automatiser une autre et déléguer ce qu’il reste.

Prêt pour aller encore plus loin ?

Les tâches urgentes VS les tâches importantes

Comment privilégier l’urgent sur l’important ? C’est souvent le nerf de la guerre. Sur quel sujet allez-vous bosser aujourd’hui ? Les tâches urgentes ou les tâches importantes ? Sur la stratégie marketing à venir ou sur les bugs de votre site web ? La différence entre urgence et importance

  • L’urgence, c’est l’eau bouillante qui déborde de la casserole de pâtes. C’est le vase qui s’est pulvérisé sur le sol. L’urgence, elle nécessite votre attention. Là. Maintenant. Tout de suite. Pas dans 1h. L’urgence, vous ne le gérez pas, vous la subissez. C’est pour cela qu’il faut apprendre à la limiter. Surveiller l’eau qui bout. Reculer le vase sur le meuble.

faire les tâches urgentes

  • L’important, c’est votre santé. Ce sont vos finances, la stabilité de votre famille, l’éducation de vos enfants. L’important, c’est l’impact qu’aura demain le travail que vous faites aujourd’hui.

Comment choisir

Un dernier exercice pour vous. Toujours dans la liste de vos activités. Quelles sont celles qui sont importantes ? Celles sur lesquelles vous devez mettre votre focus, votre énergie, au détriment des autres. Quelles sont celles qui vont vous rapprocher de vos objectifs ?
Celles qui vont contribuer un peu plus, chaque jour à concrétiser vos rêves. Simplifiez encore un peu votre liste.

En mettant vos efforts sur ces actions et uniquement ces actions, vous allez ajouter du carburant dans le moteur. Faire avancer la machine dans le bon sens.

Vous avez tenu jusqu’ici ? Bravo. Je ne résiste pas à l’occasion de vous donner un dernier conseil.

Au boulot

Lire c’est bien. On apprend beaucoup. Mais une fois que l’on a terminé, souvent, on oublie. On passe à autre chose. On zappe à la vitesse de l’éclair.

Mon dernier conseil sera donc de vous inciter (fortement) à faire les exercices que je vous ai expliqué. Pas plus tard. Pas demain. Car demain est synonyme de jamais.

Simplifiez encore et encore. Pour ne retenir dans les mailles de votre filet que les plus gros poissons. Ceux qui vont nourrir un régiment. Et pas les 2 sardines qui se battent en duel. Parce que simplifier permet d’y voir plus clair. De sortir la tête de l’eau et de respirer sans étouffer.
Je ne suis pas inquiet. Je sais que si vous désirez renverser votre mode fonctionnement, vous allez le faire.

Benjamin du blog Gerer-son-temps.com

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e4 astuces et 3 exercices pour simplifier vos journées sans sacrifier vos objectifs

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9 commentaires on 4 astuces et 3 exercices pour simplifier vos journées sans sacrifier vos objectifs

  1. Sankhon dit :

    M.Olivier, votre article d ce matin m’a intéressé à plus d’un titre, je me suis au cœur de vos exercices, surtout la différence entre entre urgence et importance. J’ai toujours mis l’urgence dans mes préoccupations quotidiennes. Dès aujourd’hui je m’y mettrai en œuvre pour bien tirer l’important.

  2. christine dit :

    C’est original et intéressant par rapport à tout ce qu’on peut lire sur gérer son temps. Tout à fait d’accord pour désactiver les notifications et établir l’ordre urgent/important. J’aime bien l’évocation de l’arrivée du premier bout de chou qui prend tellement de temps, que les parents apprennent à gérer leur temps autrement! Bravo!

    • Benjamin dit :

      Merci pour votre commentaire Christine. Avoir plus de contrainte (comme l’arrivée d’un enfant) peut être un bon moyen de mieux s’organiser malgré nous 🙂

  3. lili39 dit :

    merci pour tous vos articles, moi j’ai des collègues toxiques, j’essaie de les éviter au maximum.

    • Benjamin dit :

      Merci pour votre commentaire Lili. Excellente idée de les éviter. Ce sont des bouffeurs de temps et d’énergie incroyables 🙂

  4. titima dit :

    merci pour cet article intéressant, personnellement ce qui m’arrive souvent est de préparer une liste chargé du travail à faire pour toute la journée et je finis par procrastiner +80%! ça me démotive finalement, vous avez évoqué aussi un point important, le fait de surfer sur internet sans but précis fait perdre beaucoup du temps. ce qui consomme une grande partie de mon temps et me fais travailler la nuit par la suite pour rattraper! dommage

    • Benjamin dit :

      Hello titima,
      peut être que votre liste est trop chargé ? En général, prévoir moins de chose à faire, c’est un bon moyen de garantir que ce qui reste sera fait . Et pour internet, pourquoi ne pas essayer de se déconnecter du réseau pendant que vous avez besoin de travailler 😉 C’est très difficile de ne pas céder à la tentation quand l’accès à internet est simple

  5. Pascaline dit :

    Mince, je me disais “ah je vais ptet trouver une solution pour gagner un peu de temps dans mes journées marathon”, mais en fait, je fais déjà pas mal de choses.
    Pas de notifications, je ne regarde plus la télé, peu de surf zombie (et je ne pense pas que la lecture de cet article en fasse partie 😉 je plaisante), sélection drastique des tâches urgentes/importantes (il n’y a plus que ça maintenant….), il me reste la dernière piste de déléguer, simplifier ou automatiser. Seulement… je suis agricultrice : j’élève des poules, difficile de déléguer ou automatiser. Simplifier ? c’est la dernière option, mais je vais en arriver à simplifier des détails. Il faut que j’essaie.
    Enfin j’ai 2 enfants et je confirme la modification des priorités dans la vie 😀
    En tout cas, merci pour cet article très intéressant, qui a confirmé que j’étais sur la bonne voie 🙂

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