GSD (Getting Stuff Done)Des tonnes d’avantages peuvent découler du fait de maitriser le GSD (Getting Stuff Done).

Même si je ne pense pas que la productivité et l’efficacité sont les solutions aux problèmes de la vie, même si je pense qu’elles ne devraient pas être vos seuls objectifs… il y a tout de même une tonne d’avantages à tirer de la méthode du Getting Stuff Done.

Parmi ces avantages, on peut notamment citer le fait que vous :

  • Commencez à accomplir plus
  • Commencez à croire davantage en vous-même
  • Perdez moins de temps à tergiverser et à vous distraire
  • Devenez plus fiable — quand vous dites aux gens que vous allez faire quelque chose, ils vous croient
  • Devenez quelqu’un que tout le monde veut embaucher, car les gens adorent embaucher quelqu’un qui s’occupe de tout
  • Êtes moins retenu par cette dimension de votre vie, ce qui vous permettra d’aller plus loin dans d’autres domaines — comprendre ce qui est important, être curieux, se divertir, apprendre, établir des liens profonds avec les gens, recycler les vieux modèles de pensées qui s’y opposent, etc..
  • Commencez à gagner plus
  • Pourriez être en mesure de fonder une brillante startup ou de créer une excellente organisation
  • Pourriez être en mesure de répandre vos idées plus loin, à mesure que vous vous montrez digne d’être écouté (parce que vous avez accompli quelque chose) et que vous faites ce qui doit être fait pour diffuser vos idées, comme écrire un livre, tenir un blog ou donner des conférences.

Les avantages sont nombreux, et tout ce que vous avez à faire pour en profiter, c’est de connaitre comment vous améliorer dans l’utilisation du GSD (Getting Stuff Done).

Le présent guide est ce qu’il vous faut. D’abord, nous examinerons ce qui se met en travers de notre chemin. Ensuite, nous passerons en revue les compétences dont vous avez besoin pour bien utiliser le GSD (Getting Stuff Done). Pour finir, nous verrons comment utiliser cette méthode et devenir doué.

Les choses qui se mettent en travers du chemin

De même, qu’il n’est pas difficile de se déplacer sur de grandes distances si vous n’avez à vous soucier de phénomènes comme la gravité ou les autres aléas de la route, l’’utilisation de la méthode n’est pas difficile s’il n’y a pas d’obstacles..

Examinons donc les obstacles, avant de nous pencher sur la façon d’acquérir de bonnes compétences.

Voici les obstacles les plus courants à l’utilisation de Getting Stuff Done – GSD (avec quelques solutions recommandées) :

1. L’habitude de remettre à plus tard le démarrage d’une tâche à cause de l’inconfort. C’est de la procrastination. Vous retardez le démarrage d’une tâche parce que c’est difficile ou parce que vous vous sentez submergé ou incertain au sujet de la tâche.
La solution : Faire en sorte que le démarrage soit le moins contraignant possible. Créez des conditions qui vous rendent plus susceptible de commencer, puis entrainez-vous à recommencer encore et encore jusqu’à ce que vous soyez bon.

2. L’habitude de passer à autre chose. Peut-être que vous parvenez à commencer la tâche, mais ensuite, vous passez constamment à d’autres tâches. Vous le faites pour les mêmes raisons qui vous poussent à la procrastination. En effet, l’inconfort et l’incertitude vous donnent envie de faire autre chose. Vous optez donc pour une tâche plus facile ou allez vers vos distractions favorites. Passer constamment d’une tâche à une autre conduit à un manque de concentration et crée une activité constante.
La solution : Créer des sessions de concentration pendant lesquelles vous vous entrainez à rester concentré sur une tâche pendant une courte période (10 minutes, 15 minutes, etc.) jusqu’à ce que vous vous amélioriez, au moins pour tenir un peu plus pendant que vous accomplissez la tâche principale.

3. Le perfectionnisme. Vous reportez le début (ou la fin) d’une tâche parce que les conditions ne sont pas parfaites pour vous, ou parce que le travail n’est pas irréprochable. Par exemple, vous voulez lancer un blog, mais vous refusez de le faire tant que vous n’avez pas trouvé la plateforme parfaite, le thème parfait, l’horaire parfait. Vous refusez de le faire tant que vous n’avez pas tout le temps que vous voulez, une liste d’excellentes idées et une compréhension parfaite de comment être un excellent blogueur. Bonne chance !

Un autre exemple : Vous écrivez un article de blog, mais ne le publiez pas parce qu’il n’est pas encore parfait (indice : vous êtes simplement en train d’expérimenter l’incertitude).
La solution : S’engager à commencer imparfaitement. Commencez simplement, même si les choses ne sont pas en ordre. Créez cette première ébauche de qualité approximative et corrigez-la plus tard. Il vous faudra peut-être trouver une personne à qui rendre des comptes sur vos avancées pour vous engager dans cette voie.

4. Les autres personnes. Les autres personnes vous frustrent, retardent les choses, les compliquent, se plaignent, gâchent tout, s’irritent. En vérité, il peut être difficile d’accomplir des choses quand on se fie à d’autres personnes. Toutefois, c’est souvent une rationalisation.
La solution : Assumer l’entière responsabilité de votre rôle, faire votre part et faire preuve d’un leadership plus important en aidant toute l’équipe à réussir, en sortant de votre zone de confort pour être positif et sincère avec les autres, malgré leurs lacunes.

5. Les distractions et les interruptions. Vous cédez aux distractions et aux interruptions constantes. Certaines choses sont sous votre contrôle, d’autres non.
La solution : Créer des sessions de concentration sans distraction au cours desquelles vous coupez Internet ou activez un bloqueur de site. Engagez-vous à vous concentrer sur une seule chose pendant un court moment. Demandez aux autres de ne pas vous interrompre pendant ce temps (dites-leur par exemple de ne pas vous interrompre lorsqu’ils constatent que vous avez des écouteurs).

Désactivez les notifications pendant ce temps (ces sessions peuvent durer seulement 20 minutes chacune). Enfin, exercez-vous à gérer les interruptions (les choses que vous ne pouvez pas contrôler) en arrêtant ce que vous faisiez, en vous tournant consciemment et chaleureusement vers la personne qui vous interrompt et en lui accordant toute votre attention, puis en retournant à votre tâche et en y accordant à nouveau toute votre attention. Cela demande de la pratique !

6. La fatigue. Vous êtes fatigué, affamé, à court d’énergie, frustré, seul. Ce genre de difficultés peut entraver la concentration et l’accomplissement des tâches.
La solution : Reconnaitre quand vous êtes dans l’un de ces états et faire ce dont vous avez besoin pour vous ressourcer (une courte sieste, une marche ou une méditation peut vous aider). Vous pouvez aussi faire des tâches qui ne demandent pas beaucoup d’énergie et de concentration (répondre aux courriels, effectuer des tâches administratives de routine, etc.) Si le problème perdure, revoyez votre sommeil et votre alimentation.

7. La peur, l’incertitude, le sentiment d’être débordé et le doute. Au cœur de la plupart des obstacles ci-dessus se trouvent ces conditions mentales : la peur et l’incertitude qui sont en réalité identiques.
La solution : Apprendre à rester dans la peur et l’incertitude sans avoir besoin de s’arrêter, de fuir, de les éviter, d’en prendre le contrôle ou de s’énerver (les réponses habituelles) est une compétence clé. Nous y reviendrons plus bas.

Le petit manuel du GSD (Getting Stuff Done)

Cette liste d’obstacles peut sembler écrasante. Toutefois, les solutions sont relativement simples, et je parlerai plus en détail de la façon de mettre sur pied un programme simple pour surmonter ces obstacles, et pour devenir doué dans l’utilisation du Getting Stuff Done.

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Tout d’abord, examinons plus en détail les compétences que vous devez améliorer.

10 compétences à acquérir

Avec notre liste d’obstacles, nous avons commencé à trouver des solutions… et ces solutions ont beaucoup à voir avec les compétences que nous devons acquérir. Jetons-y un coup d’œil :

1. Choisir une tâche importante (l’établissement des priorités). Si vous vous concentrez sur des tâches importantes la plupart du temps, vous obtiendrez des résultats. Par contre, si vous vous concentrez sur les petits travaux et pas sur les gros, ou si vous passez tout le temps d’une tâche à l’autre, vous serez moins efficace. Il est utile de choisir une tâche importante sur laquelle se concentrer à la fois, en apprenant au fil du temps quelles tâches et quels projets sont plus importants pour vous que les autres. Est-il plus important de répondre à ce courriel que d’écrire cet article ? Qu’est-ce qui aurait le meilleur impact pour votre carrière, votre équipe, votre bonheur et votre santé ?

2. Démarrer. La procrastination est l’un des obstacles les plus courants au GSD. Alors si nous apprenons à démarrer nos différentes tâches, nous aurons surmonté un énorme obstacle. La meilleure façon de commencer, c’est de se concentrer sur la plus petite première étape et d’apprendre à simplement commencer par là. Quand j’ai voulu prendre l’habitude de courir, je me suis concentré sur comment adopter l’habitude de mettre mes chaussures et de sortir de chez moi. Un professeur d’art que je connais dit aux élèves de se concentrer simplement sur la façon de poser le crayon sur le papier. Les professeurs de méditation vous demandent simplement de vous asseoir sur le coussin. Choisissez la plus petite première étape et lancez-vous.

3. Faire des séances de concentration. L’habitude de passer constamment d’une tâche à l’autre est aussi très courante. J’ai donc trouvé très utiles les sessions de concentration (aussi appelée méthode Pomodoro par certains). En gros, vous choisissez un court intervalle de temps (10, 15, 20 ou 25 minutes) et vous vous entrainez à vous concentrer sur une tâche pendant cette session, jusqu’à ce que le minuteur que vous avez précédemment activé se déclenche. Ensuite, faites une pause et démarrez une autre session. Je recommande de ne faire que quelques sessions par jour pendant une semaine, et d’évoluer à partir de là.

4. Apprendre à utiliser une liste des tâches. Il peut être submergeant de devoir choisir un programme, trouver le système parfait et gérer toutes vos tâches et projets. Je connais beaucoup de gens qui ne se donnent même pas cette peine. C’est cependant une excellente compétence à avoir pour rester concentré et utiliser le GSD, et si vous procédez simplement, cela ne sera pas submergeant pour vous. Je recommande de choisir juste un programme simple (dernièrement j’ai utilisé Todoist, mais je change de temps en temps) et de ne pas trop y penser.

La vraie compétence consiste à ajouter toutes vos tâches dans votre programme de choses à faire (dans la boite de réception) ; ensuite tous les jours, il vous suffira de choisir quelques tâches sur lesquelles se concentrer. Je recommande 3 tâches importantes et 3 petites par jour. Le nombre exact de tâches dépendra du temps que vous consacrez à chaque tâche, de l’intensité des tâches, de votre vitesse, etc. Une fois que vous avez choisi vos tâches pour la journée, prenez simplement la première et accomplissez-la en faisant une session de concentration. Plusieurs sessions peuvent être nécessaires pour accomplir une tâche.

5. Accepter de faire un premier essai manqué. Le perfectionnisme est un obstacle au GSD. Acceptez donc de faire un premier essai manqué. Ne vous souciez pas de la perfection, mais simplement de l’accomplissement de la tâche. Ensuite, revenez en arrière et corrigez ce qui doit l’être. Toutefois, n’y pensez pas trop en premier lieu, concentrez-vous simplement sur l’action.

6. Être dans l’incertitude. Toute tâche est associée à un peu de peur, d’incertitude et d’inconfort, et c’est une grande habileté que d’apprendre à rester dans l’incertitude sans fuir, se dérober, se plaindre, se défouler sur les autres ou se cacher. Dans la pratique, il vous faut remarquer quand vous ressentez l’incertitude et l’insécurité et arrêter tout pour être avec elles. Remarquez comment vous vous sentez, physiquement, et soyez présent avec le sentiment. Soyez doux avec la sensation ; montrez-vous amical avec elle. Remarquez que vous allez bien malgré l’incertitude et l’inconfort, et témoignez votre gratitude d’avoir vécu ce moment. Aimez ce moment tel qu’il est, en dépit du sentiment d’insécurité. Cela demande de la pratique !

7. Revenir à la vue d’ensemble. C’est une chose d’être profondément concentré sur une tâche, mais c’en est une autre de prendre du recul et d’avoir une vue d’ensemble. Je préconise de le faire au début et à la fin de chaque journée (une séance de planification matinale et un bref passage en revue de votre journée en soirée), mais aussi de vérifier au cours de la journée comment les choses se passent et de quelle façon vous devrez peut-être ajuster vos plans et vous recentrer. Il nous arrive tous d’être distraits, interrompus, retardés, accablés par des difficultés imprévues. Et tout cela est très bien, si nous pouvons nous recentrer au besoin.

8. Assumer l’entière responsabilité et faire preuve de leadership. C’est une pratique de haut niveau, mais assumer pleinement vos responsabilités signifie ne pas blâmer les autres pour vos difficultés à faire avancer les choses. Identifiez les obstacles, mais prenez la responsabilité de trouver une solution, d’accepter ce qui doit être accepté, ou de reconnaitre votre rôle dans la dynamique que vous avez créée. Faire preuve de leadership, c’est prendre la responsabilité de créer une meilleure dynamique, de créer une structure si nécessaire, même si vous êtes un subordonné et non le leader officiel de l’équipe.

9. Communiquer. La communication est une autre compétence de haut niveau. Il est question de communiquer clairement et honnêtement, de sorte que tout le monde sache clairement ses responsabilités et ses limites et les conséquences qu’il y a à ne pas respecter ces responsabilités et limites. Il faut du leadership et une structure pour ce type de communication. Cela aide tout le monde à mieux travailler.

10. Créer une structure. Je ne préconise pas une structure rigide et une surplanification. Ce n’est pas propice à la méthode Getting Stuff Done. De toute façon, les journées planifiées de façon rigide ne sont qu’un fantasme. Au lieu de cela, il est recommandé d’avoir une structure basique : comment allez-vous commencer votre journée de manière à travailler sur les choses importantes ? Comment allez-vous faire vos sessions de concentration pour ne pas être trop distrait ? Quel système allez-vous mettre en place pour passer en revue votre journée afin de tirer des leçons de ce qui s’y est passé ? Comment allez-vous mettre en place un système de responsabilisation ? Quand allez-vous recevoir vos courriels et tenir des réunions ?

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Quelques réponses simples à ce genre de questions vous aideront à créer une structure. Toutefois, ne vous inquiétez par rapport à la perfection de la structure. Si vous avez des révisions, vous pouvez les apporter et vous améliorer dans la création de la structure au fil du temps.

Il peut sembler accablant de voir 10 compétences sur cette liste. Toutefois, vous n’avez pas besoin de les acquérir toutes en même temps. Personnellement, je me concentrerais d’abord sur les 4 premières, puis je m’étendrai lentement à la pratique des autres.

méthode de productivité pour devenir bon dans l’utilisation du GSD

Un programme simple pour devenir bon dans l’utilisation du GSD (Getting Stuff Done)

En gardant tout ce qui précède à l’esprit, nous allons simplifier les choses et créer un programme en cinq étapes pour devenir bon dans l’utilisation de la méthode Getting Things Done :

1. Créer une structure de pratique quotidienne. Ayez un plan simple pour vous entrainer au GSD (Getting Stuff Done).
1) Une session matinale d’établissement des priorités ;
2) Quelques sessions de concentration quotidiennes ;
3) Une méditation sur l’incertitude lorsque vous ressentez de la peur, du doute, de l’incertitude et de l’inconfort ; et
4) Un bilan à la fin de la journée pour itérer et vous améliorer.
Partagez ce plan à quelqu’un d’autre et engagez-vous à lui rendre des comptes tous les jours pendant une semaine. Ensuite, engagez-vous à lui faire des mises à jour chaque semaine, puis à lui faire part de vos réussites, des obstacles que vous rencontrez et de la façon dont vous vous adapterez au cours de la semaine à venir. Cette structure quotidienne et la responsabilisation vous aideront à vous améliorer au cours des prochaines semaines.

2. Créer une session matinale pour l’établissement de la liste de tâches. Cela fait partie de la structure de pratique quotidienne mentionnée ci-dessus, comme le sont tous les éléments ci-dessous. En somme, il est question de passer simplement de 5 à 10 minutes à parcourir votre liste de tâches et à choisir les tâches sur lesquelles vous voulez vous concentrer aujourd’hui. Soyez bref, pour ne pas être tenté d’ignorer cette étape. Regardez les tâches qui sont sur votre liste, et ajoutez 3 tâches importantes et 3 tâches d’administration à votre liste du jour.

Bien sûr, vous pouvez ajouter le nombre de tâches qu’il vous plaira. C’est le moment de vérifier votre agenda pour voir s’il y a des rendez-vous à prendre en compte. Essentiellement, il s’agit d’une courte session de planification et d’établissement des priorités, de sorte que vous savez sur quoi vous concentrer pour le compte de la journée. Compétence connexe : ajoutez des éléments à votre liste de tâches et à votre calendrier quand vous y pensez !

3. Faire des sessions de concentration. Servez-vous-en pour aborder les tâches présentes sur votre liste du jour. Si vous avez 3 tâches importantes sur votre liste du jour, choisissez d’abord la première (ne la remettez pas à plus tard !), et faites une session de concentration. Si vous êtes en face d’une tâche difficile, alors faites une session de 10 à 20 minutes. De cette façon, vous vous entrainez à commencer et à rester concentré. Faites une pause lorsque votre minuteur se déclenche (après 15 minutes, par exemple), marchez un peu, étirez-vous. Ensuite, faites une autre session de concentration, terminez la tâche et passez à la suivante. Vous pouvez faire la même chose pour des tâches moins importantes — une session de concentration pour passer en revue votre boite de réception ou payer vos factures, par exemple.

4. Méditer sur l’incertitude. C’est un peu difficile de s’en souvenir, mais je crois que vous pouvez le faire si vous mettez des rappels visuels autour de vous (comme une petite note à votre intention). Cela vous aidera essentiellement, chaque fois que vous ressentez l’envie d’arrêter tout, de remettre à plus tard, de vous adonner à des distractions, etc.…. remarquez que vous ressentez de l’incertitude. Puis faites une pause et méditez pendant quelques instants : tournez votre conscience sur votre corps, remarquez les sensations physiques de l’incertitude, ouvrez votre cœur à ces sensations, remarquez que vous vous sentez bien au milieu de l’incertitude, et restez avec elles avec douceur et gentillesse pour quelques minutes.

Ce genre de pratique transformera votre relation avec l’incertitude, la peur et l’inconfort. Vous ne vous en débarrasserez pas (ce n’est d’ailleurs pas le but), mais vous vous entrainerez à être bien au milieu de ces sensations, sans avoir à fuir, à vous dérober, à arrêter tout, à tenter de contrôler les choses, à sortir ou à vous plaindre. C’est énorme, et cela vaut la peine de s’entrainer un peu.

5. Passer en revue vos journées : Pour itérer et vous améliorer. Chaque jour, prenez 10 minutes pour faire le bilan de votre journée. Comment vous êtes-vous débrouillé avec votre structure ? Avez-vous fait votre session matinale pour l’établissement de la liste de tâches ? Vos sessions de concentration ? Votre méditation sur l’incertitude ? Prenez quelques notes sur les victoires que vous avez remportées, les problèmes que vous avez rencontrés et déterminer comment vous pouvez vous adapter à l’avenir. Si vous avez un partenaire à qui vous rendez des comptes, envoyez-lui un message avec ce bilan. Faire une courte revue hebdomadaire est aussi une bonne idée. Ces bilans vous aident à comprendre ce qui fonctionne pour vous et ce qui constitue des obstacles sur votre chemin. Ils vous aident à vous adapter pour que vous vous amélioriez sans cesse au fil du temps.

Avec le temps, les séances de concentration, la méditation sur l’incertitude et la création des autres structures deviendront plus faciles. Essayez ensuite de mettre en pratique certaines des autres compétences ci-dessus, y compris l’habitude de faire un premier essai manqué, de prendre vos responsabilités, de travailler et de communiquer ouvertement avec les autres ou encore d’améliorer votre structure si nécessaire.

Ce petit manuel, s’il est mis en pratique, vous permettra d’améliorer vos compétences dans l’utilisation du GSD (Getting Stuff Done). Toutefois, vous devez le mettre en pratique. Trouvez aussi un partenaire à qui rendre des comptes afin de ne pas négliger la pratique.

Passez à l’action. Appréciez le processus. Soyez présent au milieu du chaos de votre journée. Et n’oubliez pas d’apprécier le miracle du jour qui vous a été donné.

Article original écrit par Léo Babauta.

Avant de prendre congé de vous, je vous invite à suivre la vidéo ci-après. Elle vient en complément à tout ce qui a été dit plus haut sur le Getting Stuff Done, et explique comment être productif.

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Un commentaire on Le petit manuel du GSD (Getting Stuff Done)

  1. Marc dit :

    Merci à vous pour cet article, je ne connaissais pas du tout le GSD. C’est très motivant et donne envie de se dépasser au quotidien.

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