Pour devenir plus zen au quotidien

Comment gérer vos projets avec efficacité, joie et sérénité

Et si vous travailliez moins (mais de manière plus efficace) ? Si vous remettiez de la joie dans votre travail ? Si vous avanciez sur vos projets avec plus de sérénité ?

gérer vos projets avec efficacite

Ceci est la suite du premier article : pourquoi vos ToDo Listes tuent votre efficacité et votre bonheur. Si vous ne l’avez pas encore lu, je vous invite à le faire avant de lire celui-ci.

Pour rappel, voici les problèmes engendrés par les listes de tâches classiques :

  • Pas de priorisation
  • Pas de gestion des dates et des échéances
  • Accumulation des tâches à l’infini
  • Surcharge mentale
  • Mauvaise gestion des ressources (énergie, passion, enthousiasme)
  • Pas de prise en compte de la psychologie (friction au démarrage, flow, etc.)
  • Manque de fun

Note : Cet article a été rédigé par Laura Daufeld du blog Chill Makers

Voyons maintenant comment résoudre ces différentes problématiques.

Si vous implémentez les différentes étapes que je vais vous présenter, vous gagnerez en efficacité, en joie et en sérénité dans vos journées. Bref, vous aurez plus de temps pour vous consacrer à vous, à vos proches et à vos passions. Et vos journées devraient être plus agréables.

Mais gardez en tête que je n’ai pas de super-pouvoirs et que les solutions magiques et parfaites n’existent pas… En d’autres termes : vos projets n’avanceront JAMAIS tout seuls !

1. Ménage de printemps

Eh oui, la première chose à faire pour reprendre le contrôle de vos listes de tâches c’est de faire le tri.

Comment ?

En supprimant tout ce qui n’est pas essentiel.

taches-prioritaires-gerer-vos-projets

Je suis sûre que parmi vos ToDo se cachent des tâches que vous repoussez depuis des semaines, voire des mois.

Si le fait de les faire ou non ne change rien à votre vie, vous pouvez simplement les supprimer.

Vous allez voir, ça fait un bien fou !

Ça reposera votre cerveau qui arrêtera d’y penser constamment en tâche de fond.

Vous pouvez voir ça comme un jeu. Et chercher à réduire vos ToDo Listes au strict minimum.

Pour les petites tâches qui restent et ne peuvent pas être supprimées, je vous conseille de les regrouper et de choisir un jour durant lequel vous allez toutes les faire à la chaîne.

Après ça, vous n’en entendrez plus parler et vous pourrez vous concentrer pleinement sur ce qui compte vraiment.

Je vous conseille aussi de ne pas mettre vos listes d’idées (films, livres, projets, etc.) dans la même application que les tâches que vous devez accomplir.

Parce qu’inconsciemment, votre cerveau ne pourra s’empêcher d’y penser et de les considérer comme des choses à faire. (Ce qui augmente votre charge mentale.)

Vous pouvez, au contraire, les ajouter dans votre application de prise de notes.

Personnellement, j’utilise Bear (disponible que sur les appareils Apple) :

bear prise de note application

Autre chose :

Dans votre ToDo Liste, vous ne voulez avoir que ce sur quoi vous allez travailler cette semaine (voire la semaine d’après, caché dans une catégorie spécifique).

Toutes les choses à faire dans 2 semaines, 1 mois, 6 mois…

Toutes les idées que vous avez…

Vous les ajoutez dans une note.

Bien sûr, l’idée c’est ensuite d’avoir la même vision lorsque vous allez ajouter des choses dans vos listes : n’ajouter que ce qui est vraiment essentiel !

Last but not least :

Regroupez toutes vos tâches au même endroit. (Idem pour vos notes.)

UNE application de gestion de tâches.

UNE application de prise de notes.

Bien sûr, vous pouvez aussi ne pas utiliser d’application, mais un carnet (comme un Bullet Journal).

Dans ce cas, le principe est le même : rassembler toutes vos notes au même endroit. Et toutes vos tâches sur la même page.

2. Mettre en place des habitudes pour mieux gérer vos projets

Vous voulez avancer efficacement et sereinement vers ce qui compte pour vous ?

Alors vous ne devez plus penser en termes de tâches.

Mais en termes d’habitudes.

Différence entre tâche et habitude

Une tâche est une action unique, que vous ajoutez à chaque fois que vous en avez besoin.

Une habitude est une action que vous faites régulièrement. Ça peut-être tous les jours, toutes les semaines, ou tous les mois.

Exemple :

Si votre métier consiste à rédiger, vous pourriez vous créer une routine consistant à écrire 2 000 mots chaque matin.

Idem pour n’importe quoi. Avancer chaque jour un peu plus vers votre objectif sera plus simple (et plus efficace) que de réaliser de grosses actions une fois de temps en temps.

Pourquoi une routine est plus efficace ?

Pour plusieurs raisons :

1/ Moins de charge mentale

Avec une routine, vous ne vous posez plus la question de ce que vous devez faire.

Vous ne passez plus de longues minutes devant votre ToDo interminable, à chercher par où commencer.

Vous suivez juste votre routine, sans vous poser de questions.

Les lecteurs de cet article ont également lu :  Productivité Haiku : l'Art de se limiter à l'Essentiel

2/ Répétition = facilité

Les habitudes sont toujours longues à prendre.

Mais une fois que c’est fait, réaliser vos tâches deviendra beaucoup plus simple.

Et vous avancerez vers ce qui compte bien plus facilement.

3/ Se concentrer sur l’essentiel

Eh oui, les routines vous poussent à vous concentrer sur les actions vraiment essentielles.

Celles qui font une vraie différence.

(Vous n’allez par exemple pas changer la couleur de votre logo tous les matins !)

Comment créer des routines ?

Vous devez d’abord lister toutes les tâches que vous effectuez régulièrement (chaque jour/semaine/mois).

Attention, rappel :

Vous ne voulez QUE les quelques actions qui vous apportent le maximum de résultat (loi de Pareto).

Puis décidez d’un moment de la journée pendant laquelle vous allez les exécuter.

(Vous allez ensuite devoir passer par une phase de tests, pour savoir ce qui vous correspond le mieux.)

Dans quel cas utiliser encore des listes de tâches ?

Vous l’avez compris, on veut utiliser les listes de tâches le moins possible (pour toutes les raisons citées plus haut).

Mais même avec le meilleur système du monde, il restera toujours quelques tâches ponctuelles (comme corriger un bug sur votre site).

Ces tâches-là vous devez effectivement les classer dans une liste.

Et pour les petites tâches annexes, pourquoi pas consacrer une journée entière à leur réalisation (comme vu précédemment).

3. Bien s’organiser : créer des journées thématiques

Voici un exemple d’implémentation de routines pour gérer vos projets : les journées thématiques.

Les journées thématiques permettent :

  • D’être beaucoup plus efficace
  • De vous concentrer que sur un seul domaine par jour. Ce qui diminue votre charge mentale (votre cerveau n’est plus accaparé par 10 mille choses par jour)
  • D’atteindre le flow plus rapidement et d’y rester plus longtemps
  • De diminuer au maximum la friction au démarrage

Je vous explique comment faire ça tout de suite.

Qu’est-ce qu’une journée thématique ?

s'organiser avec une journee thématique

Une journée thématique est une journée pendant laquelle vous n’êtes concentré que sur une seule thématique, un seul domaine.

Le but est donc de rassembler toutes vos actions semblables dans la/les même(s) journée(s).

Quelques exemples de thématiques si vous êtes blogueur/formateur en ligne :

  • Gestion administrative de votre société
  • Création de contenu (texte, audio ou vidéo)
  • Promotion de votre contenu
  • Prospection client
  • Création d’une formation

Voici un exemple d’une semaine thématique dans ce cas :

  • Lundi : rédiger l’article de la semaine
  • Mardi : éditer et promouvoir l’article
  • Mercredi : prospection clients
  • Jeudi : apprentissage
  • Vendredi : administratif ou gestion de bugs divers

Un autre exemple d’un point de vue perso :

  • Lundi : cuisiner des repas pour toute la semaine
  • Mardi : faire le ménage
  • Mercredi : trier et payer les factures
  • Jeudi : s’occuper des plantes
  • Vendredi : prendre soin de soi

Vous pouvez aussi séparer votre journée en deux : le matin et l’après-midi.

C’est personnellement ce que je fais.

Pour moi, le matin est réservé à l’écriture. Ça peut être un email, une page de vente ou un article comme celui-ci.

L’écriture est dans mon cas l’action la plus importante. Mais c’est aussi celle qui me demande le plus d’énergie.

Ça fait donc 2 raisons pour commencer mes journées en rédigeant !

Je consacre ensuite l’après-midi à de la prospection ou de l’apprentissage.

Je vous recommande vraiment de tester les journées (ou demi-journées) thématiques. En effet, je vous garantis que ça fera une réelle différence dans votre efficacité pour gérer vos projets.

4. Utiliser les bons moteurs

On pense souvent que la ressource qui nous manque le plus c’est le temps. Mais ce n’est pas entièrement exact.

Supprimez Facebook, YouTube, Instagram (ou autre réseau social) de votre smartphone et vous allez miraculeusement gagner des heures par jour/semaine.

Le temps n’est donc pas le seul élément indispensable pour réaliser vos tâches.

Vous avez aussi besoin d’énergie.

Alors, comment gérer votre énergie au mieux pour avancer vers ce qui compte pour vous ?

4.1 Les 2 listes

Vous pouvez globalement diviser vos tâches en 2 catégories : celles qui vous demandent beaucoup d’énergie.

C’est par exemple le cas des tâches créatives, comme la création de contenu (rédaction d’un article ou création d’une vidéo).

Et celles que vous pouvez réaliser en mode larve, depuis le fond de votre lit (classer vos documents, répondre à un email simple, changer la police de votre site…).

Avoir un système de classement de tâches en fonction de votre niveau d’énergie vous permet donc d’optimiser au maximum votre énergie pour gérer vos projets.

Pour faire ça, vous avez 2 possibilités :

1. Créer 2 listes différentes

La première avec inscrit « Énergie Haute », dans laquelle vous mettez toutes vos grosses actions. Celles qui vous demandent beaucoup d’énergie pour être réalisées.

Et la seconde appelée « Énergie Basse ». Dans laquelle vous mettez toutes les petites tâches annexes.

Voici à quoi ça ressemble dans l’application Things (encore une application disponible que sur iOS et Mac) :

afficher énergie basse tâches à faire

2. Utiliser des tags (ou filtres)

Si vous préférez créer une liste par projet, vous pouvez aussi utiliser la notion de « tags » ou « filtres » présente dans plusieurs applications de gestion de tâches.

Ça vous permet d’ensuite filtrer, pour n’afficher à l’écran que les tâches avec ce tag.

Comment ça fonctionne ?

Lorsque vous ouvrez votre application ToDo, vous allez immédiatement chercher les tâches correspondant à l’énergie dans laquelle vous vous trouvez.

Les lecteurs de cet article ont également lu :  30 choses à faire pour éviter de sombrer dans un ennui mortel au boulot

Vous n’avez pas ou peu d’énergie ?

Hop, vous allez piocher dans la liste « low-energie ».

Petit hack d’efficacité au passage :

Le simple fait de réaliser une petite tâche comme celle-ci vous rebooste en énergie.

Il se peut même qu’après vous soyez capable d’effectuer une tâche plus complexe !

4.2 Gestion d’énergie et journées thématiques

Les filtres sont un bon complément aux journées thématiques que je vous recommande de tester pour gérer vos projets avec efficacité!

Voici comment je m’organise pour utiliser les deux :

Comme je vous le disais, je consacre ma matinée sur une tâche créative qui me demande beaucoup d’énergie. Pour moi, c’est généralement la rédaction.

En fonction du thème du jour, ça peut-être un article ou un email pour mes projets perso. Ou alors une page de vente pour un client.

En début d’après-midi, plusieurs solutions s’offrent à moi :

Soit je n’ai pas terminé ma tâche du matin, donc je la continue.

Soit je l’ai finie et j’ai encore suffisamment d’énergie. Dans ce cas-là (et si je n’ai rien prévu d’autre), je vais piocher dans ma liste « High Énergie » pour voir ce que je pourrais faire.

Soit mon énergie est basse. J’en profite donc pour me reposer un peu et piocher dans ma liste « Low Énergie » pour avancer sur des petites tâches que je dois accomplir.

Parfois, ça me redonne de l’énergie pour ensuite retravailler sur une tâche plus complexe.

Parfois non.

Et ce n’est pas grave.

Je ne cherche pas à être la plus productive possible.

Mais à avancer efficacement et en écoutant et respectant mon corps.

La fin d’après-midi est ensuite consacrée à la gestion des emails (avec la méthode Inbox 0).

5. Moins c’est mieux

Les adeptes du minimalisme ne pourront qu’être d’accord avec moi sur ce point !

Je pense que vous l’avez déjà compris, mais je préfère le préciser une nouvelle fois :

Si vous voulez être efficace, tenir sur la durée et ne pas vous griller le cerveau, vous ne voulez pas vous surcharger.

Ni votre agenda.

Ni votre esprit.

Ce que je vous conseille donc, c’est de planifier maximum 3 tâches / jour.

(C’est une moyenne, ça peut être un peu plus ou un peu moins, en fonction de votre ressenti.)

La seule exception à cette règle c’est si vous choisissez une journée (exemple le vendredi) pour faire des petites tâches à la chaîne (comme traiter des bugs de votre site, etc.)

Vous allez peut-être me dire que ça vous paraît trop peu et que vous n’aurez jamais le temps de tout faire…

Eh bien, c’est une bonne chose !

Puisque ça va vous forcer à vous concentrer sur l’essentiel.

D’ailleurs, d’après certaines études, nous sommes au maximum de notre efficacité pendant maximum 4h par jour.

Alors quel est l’intérêt de rester devant votre écran toute la journée… ?!

Soyez efficace.

Travaillez peu, mais bien.

Et profitez de la vie !

6. Imposez-vous des deadlines

On l’a vu : sans deadline (= date limite pour réaliser une tâche), vous allez procrastiner.

Vous voulez donc fixer des échéances à vos tâches pour mieux gérer vos projets.

Comment combiner deadlines, habitudes et journées thématiques ?

Plutôt que de vous mettre des dates fixes (qui ne fonctionnent pas avec les habitudes), le mieux c’est de vous fixer des ratios.

Exemple :

  • Rédiger un article par semaine
  • Faire 3 séances de sport par semaine
  • Faire 10 minutes de méditation par jour

De cette manière, vous vous imposez une contrainte temporelle qui vous évitera de procrastiner.

Ajoutez à ça les journées thématiques et les habitudes et vous êtes paré pour atteindre tous vos objectifs !

Récapitulatif pour réussir à gérer vos projets

Vous avez désormais toutes les clés en main pour avancer sur vos projets de manière efficace et dans la joie et la sérénité !

Voici un petit récapitulatif des points que nous venons de voir ensemble pour gérer vos projets de manière efficace :

  1. Faire un gros ménage de printemps dans vos tâches
  2. Penser en termes d’habitudes (plutôt qu’en tâches seules)
  3. Organiser vos journées (ou demi-journées) en thématiques
  4. Utiliser les bons moteurs : votre énergie et votre enthousiasme, plutôt que votre volonté
  5. Essayer d’avoir le minimum de tâches possibles
  6. Imposez-vous des deadlines

J’espère qu’il aura pu vous aider à prendre du recul sur votre manière de travailler.

Que vous aurez pu récupérer quelques pépites pour mieux gérer vos projets, mieux vous organiser, et passer de bonnes journées !

Je vous conseille vivement de revenir régulièrement sur cet article pour en tirer tous les bénéfices et réussir à mieux gérer vos projets.

Pour finir, je serais ravie d’avoir votre feedback :

  • Qu’est-ce qui vous a le plus parlé dans cet article ?
  • Qu’est-ce que vous en avez retiré ?
  • Et qu’est-ce que vous allez mettre en place ?

Dites-moi tout en commentaires !

Et si vous voulez aller plus loin, vous pouvez aller faire un tour sur mon site sur lequel je partage des méthodes pour travailler moins (mais mieux) et profiter plus.

Tout ça avec la même philosophie que cet article :

  • Se concentrer sur l’essentiel
  • Faire les choses de manière simple
  • Prendre en compte le facteur humain et sa psychologie

À tout de suite,

Laura Daufeld du blog Chill Makers

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