Il fut une période où mon bureau était toujours encombré par plein de choses qui se rapportaient aux tâches sur lesquelles je travaillais. Il y avait aussi des dizaines de choses sur lesquelles je ne travaillais pas : des notes, des posts-it, des numéros de téléphone, des papiers à remplir et des piles de choses dont je devais m’occuper plus tard. J’étais trop occupé pour organiser tout cela, et même si j’avais rangé mon bureau, le désordre se serait à nouveau installé peu de temps après.
L’histoire est différente aujourd’hui. En effet, aujourd’hui mon bureau est toujours bien rangé. Vous ne verrez plus rien sur mon bureau en dehors de la chose sur laquelle je suis en train de travailler, et peut-être un carnet et un stylo pour prendre rapidement des notes, recenser des idées ou créer des listes de choses à faire. Cela me procure un sentiment de libération et de calme ; cela réduit le stress et le chaos et rend définitivement les choses plus faciles à trouver. Pour finir, cela me rend plus efficace et productif.
Comment suis-je parvenu à adopter l’habitude de ranger mon bureau ? Autant vous le dire dès maintenant, ce n’était pas facile, et je me suis amélioré au fil des années, mais les principales actions que j’ai posées pour y arriver sont listées ci-dessous. Ce que vous devez retenir, c’est que vous devez mettre en place un système qu’il vous faudra respecter. Sinon voici ce qui se produira : vous rangerez votre bureau, mais le désordre s’y installera à nouveau.
La grande partie de mon système actuel (contrairement aux choses que j’ai essayées chemin faisant) est tirée presque complètement du « S’organiser pour réussir : GTD » de David Allen. C’est un ouvrage que vous devez absolument lire, si ce n’est pas encore le cas.
Voici donc le système :
1. Pour commencer, prenez tout ce qu’il y a sur votre bureau et dans vos tiroirs, et constituez une grande pile. Mettez tout ce que vous trouvez sur votre bureau dans votre panier. Si le panier ne contient pas tout ce qui se trouve sur votre bureau, faites une pile à côté de votre bureau ou ailleurs. À partir de maintenant, tout nouvel élément qui vient doit aller dans votre panier, et vous devez tout traiter comme indiqué ci-dessous.
2. Traitez la pile du haut vers le bas. Ne faites jamais un nouveau tri, n’ignorez pas une feuille de papier, ne replacez jamais une feuille de papier dans la pile. Réalisez la tâche qui doit être faite avec cette feuille de papier, ensuite passez à l’élément suivant de la pile. Voici les options qui se présentent à vous :
-
- Supprimez la tâche
- Déléguez la tâche
- Archivez-la
- Occupez-vous-en
- Mettez-la dans votre liste de choses à faire plus tard
Je vous recommande de respecter cet ordre. Traitez la tâche si elle ne prend que 2 minutes ou moins. Si elle vous prend plus de temps et que vous ne pouvez pas vous en débarrasser, la déléguer ou l’archiver, alors ajoutez-la à votre liste de choses à faire.
3. Répétez cela au moins une fois par jour pour maintenir votre bureau bien rangé. Il est bien de faire cet exercice en fin de journée, mais je le fais tout au long de la journée. Une fois que vous finissez de traiter votre pile, votre bureau est rangé. Vous avez soit jeté, soit archivé, soit rangé en conséquence tout ce qui devrait l’être. Gardez cette habitude. Vous devez suivre le système suivant : mettez tout dans votre panier, ensuite appliquez l’une des options présentées à chaque élément présent dans votre panier. Si une tâche est présente sur votre liste de choses à faire, vous pouvez garder le papier associé dans un dossier « Action ». Toutefois, vous devez régulièrement (quotidiennement ou de façon hebdomadaire) traiter ce dossier pour être sûr que tout est passé en revue.
C’est aussi simple que cela ! Avez-vous un numéro de téléphone sur un post-it ? Ne le laissez pas sur votre bureau. Archivez-le dans votre Rolodex ou dans votre programme de gestion de contacts. Y a-t-il une tâche dont vous devez vous occuper plus tard ? Ne laissez pas les papiers liés à cette tâche sur votre bureau. Ajoutez plutôt cette tâche à votre liste de choses à faire, et archivez les papiers dans votre dossier « Action ». Archivez, supprimez ou déléguez tout le reste.
Laisser des choses posées sur votre bureau, c’est une forme de procrastination (étant un procrastinateur, je le sais). Si vous laissez les choses en l’état trop longtemps, elles vont s’accumuler sur votre bureau à coup sûr. Passez-les immédiatement en revue, prenez une décision et agissez.
Ce que j’ai décrit est une bonne habitude à prendre, mais elle prend du temps à s’implémenter. Vous allez beaucoup tergiverser. Pour cela, je vous recommande de mettre en place des rappels et d’agir ensuite. Dès que ce sera une habitude, vous aurez beaucoup de mal à y mettre fin. Et faites-moi confiance, une fois que vous apprendrez à avoir un bureau rangé, vous ne voudrez pas mettre fin à cette bonne habitude.
Article original par Léo Babauta.
Avant de prendre congé de vous, je vous invite à voir la vidéo suivante. J’y présente un outil SIMPLE pour être PLUS ORGANISÉ et mieux gérer SON TEMPS.
C’est bien, mais la contrainte c’est de répéter tout cela une fois par jour. Je vois les choses autrement : tu sais ce qu’est l’entropie en Physique. Eh bien, c’est cette même loi qui s’applique à la tenue d’un bureau. Le désordre, c’est la tendance naturelle, l’ordre c’est l’intervention humaine. Il faut admettre cette alternance… et la bien vivre !
Arthur, philosophe d’occasion
Un bureau « vide » ! tout à fait d’accord ! dès mes débuts j’ai évolué grâce à cette méthode ! la personne avec qui je travaillais accumulait autant sur son bureau que sur des sièges derrière lui voire à terre ! mais çà m’a valu longtemps des remarques du genre « vous n’avez rien à faire ? » !!
Par contre aujourd’hui je suis un peu contre le terme « jeter » lorsqu’il s’agit d’objets, il faut trouver à « donner » ou « revendre » d’occasion ! nos poubelles sont déjà bien pleines et posent tant de problèmes et il y a beaucoup de gens qui manquent de bien des choses !
Je range mon bureau tous les soirs avant de partir et je range mon appartement tous les soirs avant de me coucher, et c’est vrai que ça fait du bien. Il m’a fallu du temps pour intégrer cette habitude mais maintenant c’est vital et je prends moins de 5 min pour le faire. Le matin, tout est nickel et je sais exactement ce que je dois faire. C’est également un moyen de faire très rapidement le point en fin de journée. Par contre, j’ai renoncé à ranger mon bureau dans la journée car j’ai un métier où je suis mitraillée par la paperasse. Au mieux, j’évite d’avoir des dossiers différents ouverts sur mon bureau en même temps.
Salut Olivier,
Un bureau bien rangé est le signe d’un esprit bien organisé, il me semble que c’est ce qu’on dit ! 🙂 J’apprécie beaucoup ta méthode, efficace et efficient mais, comme tu le dis, c’est une habitude à prendre. C’est en répétant les choses que celles-ci deviennent une partie de nous-même. Qu’il s’agisse de faire son lit le matin, ou de bien ranger son bureau.
Merci à Léo et à ses articles très utiles, et merci pour ce blog qui, en les rendant accessibles en français, fait œuvre d’utilité publique !
Salut Olivier,
Oui, cela semble facile comme ça, mais en pratique, comme tu dis, cela demande de la concentration et du travail. Mais cela marche! J’ai mis en place pour les choses à faire depuis un bon mois et cela donne du résultat. La méthode GTD est effectivement un ‘must read … and apply’.
Pour le reste, mille mercis pour tous tes articles et conseils. cela semble tellement facile que j’essayerais bien de me lancer. Ton ouvrage ‘Vivre la vie de vos rêves’ est très inspirant et tentant. Reste à voir si le sujet que j’aimerais aborder (il est ma passion depuis 15 ans, même si ça peut sembler étrange, et il serait grand temps que la société – pas seulement les entreprises – mettent en application.)
Mais la situation économique est telle que je n’ai plus rien en poche pour investir, même dans une formation. Je ne puis m’inspirer que des différents articles que tu publies, toi et tes ‘collègues’ que j’ai trouvé en fouinant dans ‘développement personnel’.
Continue comme ça.
Jean-Luc
un très bon article merci pour le partage
Merci pour cet article très utile 🙂
Je suis toujours votre blog !
Ca a été difficile de perdre mes mauvaises habitudes, mais quelle libération! Merci pour ton article. L’esprit est plus clair, concentré et je travaille mieux!