Les actions élémentaires : Transformez votre travail en productivité sans stress

Une des plus grandes révélations que David Allen fait dans Getting Things Done est son analogie avec les actions élémentaires. Pour résumer, il parle de ces boulots simples où vous arrivez le matin avec un pile d’actions élémentaires à faire (des pièces à usiner par exemple), et vous quittez votre travail avec une pile d’actions élémentaires réalisées (de belles pièces usinées par exemple). C’est un travail machinal, mais il n’y a pas beaucoup de stress, et c’est simple. Et vous savez si vous êtes productif parce que vous usinez vraiment ces pièces.

Pour la plupart d’entre nous, ce n’est pas si simple. Nous avons des millions de mails, messages téléphoniques, appels, documents et visiteurs à gérer. Et c’est sans compter sur des listes de projets et de choses à faire qui peuvent rendre tout le monde fou. Avec tout ce qui arrive, nous regardons nos listes et voyons un point qui dit, par exemple, « Refaire le design du site » ou « Faire des recherches sur les tendances du marché ». Franchement, ce ne sont pas des pièces qui peuvent juste être usinées. Ce sont des projets intimidants qui peuvent attendre dans notre liste to-do pendant que nous regardons notre blog favoris (Habitudes Zen, probablement!).

Donc que faire ? Transformez votre travail en Actions Élémentaires.

Voici comment :

Pour chaque projet que vous avez, choisissez la prochaine action. Vous pouvez faire une liste complète des prochaines actions si vous voulez, mais il est plus important d’avoir une prochaine action. Elle se défini comme la toute prochaine action physique qu’il est nécessaire de faire pour faire avancer notre projet. Examinons cela attentivement : toute prochaine action signifie que c’est quelque chose qui doit être fait en premier, au lieu de plus tard, sinon le projet ne peut pas avancer; s’il y a plusieurs de ces actions, choisissez-en juste une. C’est très important pour une productivité sans stress. Une action physique signifie que c’est quelque chose que vous pouvez faire dans le monde physique : des choses comme des appels, écrire des emails, lire, lister, décider, parler à, réfléchir, acheter. Les choses qui ne peuvent pas être faites en une action sont des actions multiples, des pièces qui ne peuvent pas être usinées en une action.
Examinez votre liste to-do et soyez sûr que tous les points sont des actions élémentaires. C’est une excellente astuce si vous voulez avoir une productivité sans stress. Parfois les choses dans nos listes to-do sont de multiples actions élémentaires combinées en une seule. Commencer le jardin, par exemple, peut englober des choses comme lister les outils nécessaires, appeler maman pour les plants, aller au magasin pour acheter les outils, prendre l’arrosoir dans l’abri de jardin, nettoyer la saleté, etc. Refaire le design d’un site web peut commencer avec la prochaine action de surfer sur Internet pour trouver des exemples inspirants de bon designs, ou lire un article sur le design, ou dessiner trois idées de design, ou faire un brainstorming pour trouver un nouveau nom pour le site.
Listez les actions par le type d’objet. C’est une autre manière de dire que vous devriez grouper en fonction du contexte. Groupez les appels téléphoniques ensemble. Aussi, groupez les choses à lire ensemble (dans un dossier). Groupez les emails à écrire ensemble. Groupez les sites web à rechercher ensemble. Ainsi quand vous commencez à faire vos appels, vous les avez tous sur votre liste et n’avez plus qu’à les faire un par un ; au lieu de rechercher quelles actions ont besoin d’être faites. Cela favorise une harmonie au travail
Usinez, juste. Si vous avez vraiment réduit votre to-do list aux uniques actions élémentaires, il n’est plus nécessaire de penser ; du moins pas au plus haut niveau. Tout ce que vous avez à faire est d’usiner. Quand vous avez usiné une pièce, fêtez-le, et continuez avec la suivante. A la fin de la journée, vous devriez avoir une belle pile de pièces usinées, et c’est très satisfaisant.