Vous travaillez sur deux projets en même temps ; pendant que votre patron a placé deux nouvelles demandes sur votre bureau. Vous êtes au téléphone quand trois nouveaux emails arrivent. Par ailleurs, vous essayez de partir à temps pour que vous puissiez passer par l’épicerie sur le chemin du retour pour dîner. Votre Blackberry n’arrête pas de sonner, tout comme votre téléphone portable. Votre collègue vous arrête en chemin pour vous demander une info et votre Google Reader est rempli avec plus de 100 messages à lire. Vous jonglez avec les tâches avec une vitesse qui équivaut à celle d’un jongleur de cirque. C’est ce qu’on appelle les multitâches. Félicitations, vous êtes « multitâches ».
Dans cet âge de technologie instantané, nous sommes bombardés d’informations et de demandes pour notre temps. C’est en partie pour cela que GTD est si populaire dans le monde de l’information – c’est un système conçu pour les décisions rapides et pour garder toutes les demandes de votre vie en ordre. Mais même si vous utilisez GTD; parfois les choses nous débordent tellement que nous faisons que notre système commence à tomber en morceaux.
Life Hack a récemment posté How to Multi-task 
, et c’est un bon article sur la nature du Multi-tâches et comment le faire en restant concentré sur une tâche à la fois.
Cet article est Comment ne PAS être multitâches – un guide pour travailler le plus simplement possible pour notre santé mentale.
Tout d’abord, quelques raisons rapides de pas faire de multitâches :
- Les multitâches sont moins efficace, à cause du besoin de passer les vitesses pour chaque nouvelle tâche ; et ensuite de rétrograder pour recommencer.
- De plus, les multitâches sont plus compliqué ; et donc plus sujet au stress et aux erreurs.
- Les multitâches peut-être insensées ; et dans ce monde déjà chaotique, nous devons régner dans la terreur et trouver une petite oasis calme et sain.
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Voici quelques astuces sur comment ne PAS faire de multitâches
- Tout d’abord, créez des listes de choses à faire pour des contextes différents (par exemple les appels, l’ordinateur, les courses, la maison, les choses en attente, etc.) en fonction de votre situation.
- Ayez un outil de capture (comme un bloc-notes) pour prendre des notes instantanées sur ce qui doit être fait.
- Ayez une boîte de réception physique et email (avec le moins de boîtes de réception possible) afin que toutes les choses qui arrivent soient réunies en un seul endroit (une pour le papier, une pour l’électronique).
- Planifiez votre jour en blocs, avec des blocs ouverts entre eux pour les choses urgentes qui pointeront leur nez. Ainsi, vous pouvez essayer des blocs d’une heure, ou d’une demi-heure, en fonction de ce qui marche pour vous. Ou essayez ceci : des blocs de 40 minutes, avec 20 minutes entre eux pour les tâches annexes.
- En premier, le matin, faites vos Plus Importantes Tâches ; et ne faites rien d’autre tant que vous ne les avez pas terminées. Accordez-vous une courte pause, et ensuite, commencez votre Plus Importante Tâche suivante. Si vous pouvez en finir 2-3 le matin, le reste de la journée est du bonus.
- Quand vous travaillez sur une tâche dans un de vos blocs de temps, arrêtez toutes les autres distractions. Coupez les emails, et Internet si c’est possible. Éteignez aussi votre portable. Essayez de ne pas répondre au téléphone si possible. Concentrez-vous sur cette seule tâche, et essayez de la finir sans vous en faire à propos d’autres choses.
- Si vous ressentez l’envie de vérifier votre boîte mail ou de basculer sur une autre tâche, arrêtez-vous. Respirez profondément. Re-concentrez-vous. Revenez à votre tâche.
- Si d’autres choses arrivent pendant que vous travaillez, mettez les dans votre boîte de réception, ou prenez une note à leur propos dans votre système de capture. Revenez à cette tâche plus tard.
- De temps en temps, quand vous avez fini une tâche, traitez vos notes et votre boîte de réception, ajoutez les tâches dans votre liste de choses à faire et redéfinissez ensuite votre agenda si nécessaire. Traitez vos emails et vos autres boîtes de réception à des intervalles réguliers et prédéterminés.
- Il y a des moments où les interruptions sont si urgentes que vous ne pouvez pas la mettre de côté jusqu’à ce que vous ayez fini la tâche que vous êtes en train de faire. Dans ce cas, essayez d’écrire une note sur où vous en êtes (en détaillant si vous avez le temps) avec la tâche qui vous occupe, et mettez tous les documents et toutes les notes de cette tâche ensemble et à part (peut-être dans un dossier « action » ou un dossier de projet). Ensuite, quand vous revenez à cette tâche, vous pouvez tout sortir de votre dossier et lire vos notes pour voir où vous en étiez.
- Prenez des respirations profondes, étirez-vous, et prenez des pauses de temps en temps. Profitez de la vie. Allez dehors et appréciez la nature. Gardez votre esprit sain.
Article original par Léo Babauta sur Zen Habits.
[ad#zen-bas]Pour aller plus loin, je vous partage cette vidéo qui parle de comment faire ses tâches en lot pour être plus productif.
Les distractions de toutes sortes (téléphones, collègues, mails, surf inutiles,…) m’empêchent souvent de me concentrer sur mon travail.
Malheureusement on ne peut pas toujours tout couper comme le téléphone perso sous peine de louper le coup de fils de la nounou ou de l’école par ce que mes mini-moi sont malades, etc.
ah! combien de choses on a accompli en les dépassant.
Personnellement, j’ai 54 ans et j’ai été habituée dès mes plus jeunes années, avec mes parents enseignants qui diabolisaient le plaisir, à « avaler le crapaud avant » et travailler avant de m’amuser et me faire plaisir. J’ai appris également très jeune à « regrouper mes tâche par lot » comme tu le dis Olivier, et au cours de mon expérience salariale, c’était parfois très mal vécu par mes employeurs. Total, j’ai perdu pendant des années, le plaisir de jouer et de prendre le temps. Tout ce que j’ai fait pendant toute ces années était relié à un objectif, devait absolument produire un résultat et être efficace. Je peux confirmer que vivre et travailler de cette façon m’a littéralement épuisée et coupée du plaisir et de ma véritable nature. Aujourd’hui, je m’emploie à faire l’inverse et j’ai écrit cette année mon 1er roman pour d’abord me faire plaisir à écrire et réaliser mon rêve d’enfant, ce que je n’avais jamais pris le temps de faire. Et ce que j’aime à présent, c’est ne pas travailler le matin mais prendre soin de moi et faire ce qui me fait plaisir et me fait du bien. Je peux d’ailleurs passer beaucoup de temps dans un bain de sel, ou méditer dans mon jardin devant le soleil, jouer avec mon petit toutou adoré. Tout ça est nouveau pour moi et je revis. Je commence à travailler vers 11h ou 13h et me sens beaucoup mieux en vivant comme ça. Je comprends parfaitement tes conseils à ce sujet et en même temps quand on a toujours fait ça et que l’on vieillit, comme c’est mon cas, on peut avoir besoin d’apprendre l’inverse, comme j’en témoigne. Béatrice S.