Un lecteur de mon blog répondant au nom de Jeremy Martin m’a écrit le message suivant : Cette semaine, j’ai commencé à utiliser le système GTD. J’ai appris la grande partie de ce que je sais à ce propos sur ton site. J’ai également lu d’autres articles disponibles sur le web ainsi que le livre en question. La liberté mentale que ce système m’a apportée a été un grand bol d’air ! J’ai immédiatement sorti de ma tête toutes ces petites pensées limitantes pour les traiter plus tard. Cela est très efficace, car je suis une personne avec un esprit très actif qui ne semble jamais se reposer. Je ne peux pas me rappeler quand j’ai eu un esprit aussi calme et en paix qu’aujourd’hui.
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Mon problème, c’est que quand j’ai une liste de choses à faire, je culpabilise lorsque je ne suis pas en train d’accomplir ces tâches, peu importe qu’elles soient prioritaires ou personnelles. Cela peut me mener à des périodes de surmenage, au cours desquelles je suis incapable de compléter une quelconque tâche. Je ne sais jamais quand il est « OK » de me relaxer, de prendre une pause et de jouer à un jeu vidéo, de lire un livre ou de m’adonner à d’autres loisirs.
Aurais-tu quelques astuces qui pourraient m’aider ?
Beaucoup de gens sont confrontés à ce problème et il n’est pas facile d’y remédier. J’ai quelques suggestions qui peuvent s’avérer utiles, mais permettez-moi de préciser avant tout qu’elles ne viennent pas du système GTD. Ce sont des astuces que vous pouvez ajouter au système pour qu’il fonctionne pour vous. Le système GTD devrait être adapté à votre style de travail. Ce n’est pas une approche universelle d’autant plus qu’une méthode ne fonctionne pas forcément pour tout le monde.
Voici donc mes suggestions :
1. Sélectionnez les 3 tâches les plus importantes de votre journée (vous avez peut-être déjà vu cette astuce sur mon site)… Choisissez donc les 3 plus importantes choses que vous voulez vraiment accomplir aujourd’hui. C’est un ajout au système GTD. Cela m’aide à me focaliser sur ce qui est important. Le système GTD suppose que vous savez quoi faire, ce qui est vrai, mais il est utile de déterminer cela au début de la journée, et de vous assurer que vous accomplissez ces tâches.
2. Terminez vos tâches les plus importantes tôt dans la journée. Ainsi tout le reste viendra en guise de bonus. De même, si vous avez envie de prendre une pause et de jouer à des jeux vidéo après avoir fait vos tâches importantes, vous pouvez le faire sans aucune pression.
3. Vous n’atteindrez jamais la fin de la liste. C’est une chose que j’ai dû apprendre à la dure. Avant j’essayais de finir toutes les tâches présentes sur ma liste de choses à faire, mais à peine je finissais les 2-3 premières tâches que 2-3 autres surgissaient. À présent, j’essaie simplement de réduire ma liste à un nombre raisonnable d’éléments, dans la mesure du possible.
4. Le système GTD ne préconise pas d’accomplir toutes les tâches présentes sur votre liste de choses à faire. Ce système préconise de savoir ce qui doit être fait, de manière à ce que quand vous faites autre chose, vous sachiez que tout ce qui doit être fait, à un certain point, compte dans votre système. Ainsi, vous n’avez plus besoin de vous en faire pour les autres choses à ce moment. En d’autres termes, sortez tout ce que vous avez dans votre tête et mettez cela dans le système en lequel vous avez confiance. De cette manière, il ne vous restera qu’à vous concentrer sur la tâche juste devant vous.
5. Il est également bénéfique de planifier des blocs de temps. J’ai des blocs de temps pour traiter mes courriels, répondre aux appels, pour écrire, pour des entretiens (une partie majeure de mon travail), etc.… Ainsi, j’essaie de faire le plus possible de choses dans cet intervalle de temps. Après cela, je ne pense plus à ces choses jusqu’au lendemain. Cette astuce n’est également pas tirée de GTD. C’est toutefois un ajout utile, car GTD ne met pas vraiment l’accent sur la planification. Néanmoins, sans un peu de planification, vous pouvez être confronté au stress, un peu comme Jeremy, parce que vous ne savez jamais ce qui doit être fait.
Au final, vous pouvez essayer ces méthodes, mais vous devrez trouver ce qui fonctionne pour vous. Certaines de ces astuces peuvent fonctionner pour vous, d’autres non. C’est nos systèmes qui doivent s’adapter à nous, pas l’inverse !
Article original écrit par Léo Babauta.
Avant de prendre congé de vous, je vous invite à découvrir une autre méthode de productivité. Cela vient bien sûr en complément à tout ce qui a été dit dans cet article.
J’ai toujours fonctionné comme ça depuis mon enfance avec mes parents enseignants. Tout comme toi, je n’arrivais jamais à accomplir les tâches rangées dans la rubrique que tu appelles « au-delà de l’horizon » et ne me suis jamais ennuyée. Personnellement, j’ai dû apprendre à faire l’inverse et à présent, j’arrive à accomplir les tâches « au-delà de l’horizon » et c’est une nouvelle expérience pour moi. Peut-être est-ce dû à mon âge, j’ai 54 ans et aspire à présent à prendre le temps, aller moins vite et ne plus systématiquement agir pour réaliser quelque chose qui doit produire un résultat. Cependant, je suis entièrement d’accord avec toi Olivier lorsque tu nous invites à « être de bons sceptiques » et faire nos expériences. J’ai testé tellement de méthodes pour être plus productive car je culpabilisais de ne jamais en faire assez ou assez bien. C’est pour ça que j’apprends à faire l’inverse à présent et je vis beaucoup mieux qu’à 30 ans. Béatrice S.