Quand vous avez trop de choses à faire

Vous avez une liste de choses à faire qui s’étend sur plusieurs jours. Vous gérez plusieurs projets, vous recevez beaucoup de courriels et de messages via différents systèmes de messagerie, vous gérez vos finances, vos habitudes de santé personnelles, et bien plus encore.

Tout s’accumule, et cela peut vous sembler accablant.

Comment faites-vous pour garder le rythme ? Comment faites-vous pour arriver à vous concentrer, à trouver la paix et à accomplir des tâches quand vous avez trop de choses à faire ?

Dans cet article, je partagerai avec vous quelques stratégies et tactiques clés pour affronter une vie surchargée avec un cœur ouvert, beaucoup d’énergie et sourire.

Première étape : Faire le tri

Que vous commenciez à peine votre journée, ou que vous soyez en plein chaos et ayez simplement besoin d’un peu d’ordre… la première chose que vous devez faire, c’est un tri.

Le tri, comme vous le savez probablement, consiste à établir des priorités pour sortir du milieu du chaos. Qu’est-ce qu’il urge de faire maintenant, aujourd’hui, cette semaine et qu’est-ce qui peut attendre ? Vous considérez non seulement l’urgence, mais aussi ce qui est significatif et important.

Voici ce que vous pourriez faire :

1. Choisir les choses qui doivent être faites aujourd’hui. Commencez à établir une courte liste des choses que vous allez faire aujourd’hui. Il peut s’agir de tâches importantes pour de grands projets, de tâches urgentes qui pourraient vous causer préjudice si vous ne les réalisez pas, de petites tâches administratives dont vous devriez vraiment vous occuper aujourd’hui. Il peut également s’agir de répondre à des messages importants. Je vous recommande d’être impitoyable. Supprimez de cette liste autant de choses que possible, ne gardant si possible que 5 choses à faire. Vous n’avez pas besoin de tout faire aujourd’hui, vous n’avez pas non plus besoin de répondre à tous les courriels.

2. Repousser certaines choses à demain ou au reste de la semaine. Si vous avez des échéances qui peuvent être repoussées (ou renégociées), faites-le. Répartissez le travail sur la semaine, et même sur la semaine prochaine. Que faut-il faire demain ? Qu’est-ce qui peut attendre un jour ou deux de plus ?

3. Éliminer ce que vous pouvez. Cela pourrait impliquer de ne pas répondre à certains messages qui ne sont pas si importants et qui n’ont pas vraiment besoin d’une réponse. Cela pourrait impliquer de dire à certaines personnes que vous ne pouvez pas vous charger de ce projet après tout, ou que vous devez vous défaire d’un engagement. Oui, c’est embarrassant. Pour l’instant, inscrivez simplement ces choses sur une liste intitulée « À ne pas faire » et prévoyez de trouver comment vous en débarrasser plus tard.

Vous avez maintenant une marge de manœuvre et une liste gérable ! Réduisons cela encore plus et choisissons seulement une tâche.

Deuxième étape : Se concentrer sur une seule chose

Quand on a beaucoup de choses à faire, il est difficile de choisir une tâche sur laquelle se concentrer. Pourtant, c’est exactement ce que je suis sur le point de vous demander de faire.

Choisissez une chose et concentrez-vous dessus. Oui, il y a beaucoup d’autres choses sur lesquelles vous pouvez vous concentrer. Oui, ce tas de choses vous stresse et vous empêche de vous concentrer. Toutefois, pensez-y de la façon suivante : si vous laissez tout cela vous remplir la tête tout le temps, vous resterez toujours dans cet état dont vous aurez du mal à vous défaire. Vous penserez toujours à tout, vous serez toujours stressé, vous aurez toujours l’esprit surmené… à moins que vous ne commenciez à changer les choses.

Voici ce en quoi consiste le changement :

1. Choisissez une chose sur laquelle vous concentrer. Consultez la liste de la première section ; celle que vous avez établie après avoir fait votre tri… si vous avez 5 ou 6 choses sur cette courte liste, vous pouvez évaluer s’il y a des tâches super urgentes et limitées dans le temps dont vous avez besoin de vous occuper. Si c’est le cas, choisissez l’une d’entre elles. Autrement, choisissez la plus importante — probablement celle que vous reportez depuis un certain temps.

2. Laissez tomber tout le reste ; juste pour une courte période. Fermez tous les onglets de votre navigateur, désactivez les notifications, fermez les applications ouvertes, rangez votre téléphone.

3. Faites face à la tâche, et donnez-vous la possibilité d’être complètement présent avec elle. Plongez-vous-y. Considérez-la comme un exercice qui consiste à lâcher prise (abandonner tout le reste), à se concentrer, à faire preuve d’une simplicité radicale.

Lorsque vous avez terminé (ou après 15 à 20 minutes au moins), vous pouvez passer à autre chose, mais ne vous donnez pas cette permission avant d’avoir fini.

En fermant toutes les sorties, en choisissant une chose, en vous-y consacrant entièrement… vous êtes désormais dans un mode différent qui n’est pas si stressant ou claustrant. Vous avez entamé un virage qui vous permettra de vous concentrer et d’être plus lucide.

Troisième étape : Prévoir du temps pour simplifier

Souvenez-vous de la liste des « choses à ne pas faire » mentionnée plus haut. Il vous faut prévoir du temps cette semaine pour commencer à réduire vos projets, dire non aux gens, sortir de vos engagements, supprimer des choses de votre liste de tâches… afin que vous puissiez retrouver un peu de lucidité.

Il y a beaucoup de petites choses auxquelles vous avez dit « oui », mais que vous auriez probablement dû décliner. C’est pour cette raison que vous êtes surmené. Protégez votre travail le plus important, votre temps libre et votre tranquillité d’esprit en disant « non » à des choses qui ne sont pas très importantes.

Prévoyez du temps pour procéder à cette simplification — vous n’avez pas besoin de le faire aujourd’hui, mais bientôt — et vous n’aurez plus à vous soucier des tâches sur votre liste de choses à ne pas faire.

Quatrième étape : Pratiquez la concentration consciente

Passez le reste de la journée avec une attitude de « concentration consciente ». Cela signifie que vous faites une chose à la fois, que vous êtes aussi présent que possible et que vous passez à autre chose le moins souvent possible.

Voyez cela comme un réglage de l’esprit. Une nouvelle façon d’être. Une pratique de la pleine conscience (ce qui signifie que vous ne serez pas parfait à cela).

En pratiquant la concentration consciente, vous apprendrez à faire les choses avec un cœur ouvert, avec curiosité et gratitude, et même avec joie. Essayez ces étapes une à une au fur et à mesure que vous effectuez chaque tâche de votre courte liste de choses à faire.

Vous constaterez que vous n’êtes pas surchargé de travail, mais que chaque tâche est simplement propice au moment où vous la réalisez. Et c’est là une relation complètement nouvelle avec le travail que vous faites, et une nouvelle relation avec la vie.

Article original écrit par Léo Babauta.

Une fois mises en œuvre, les 4 astuces partagées ici peuvent vraiment booster votre productivité. Toutefois, pour aller un peu plus loin, je vous invite à voir la vidéo suivante.

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