Editez Votre Vie – 4 : Votre espace de travail

Je suis un ex-rédacteur de journal, et une des choses que j’ai appris est d’éditer brutalement (pas de commentaires sarcastiques sur pourquoi je ne le fais pas avec mes billets de blog). Supprimez tout ce qui n’est pas nécessaire, désencombrer son bureau et vous aurez une vie plus riche.

Je recommande fortement d’éditer votre vie.

Édition d’aujourd’hui : Désencombrez votre espace de travail

Si vous êtes au travail, regardez aussi autour de vous – combien de choses sont sur votre bureau ? Combien de choses sont accrochées aux murs autour de vous ? Quel est l’encombrement du bureau de votre ordinateur ? Est-ce qu’il y a des piles de choses tout autour de votre bureau ?

Toutes ces choses dont des distractions visuelles, et nous sommes des créatures visuelles, nos esprits ne peuvent pas simplement les ignorer. Ils réclament notre attention, et nous stressent.

La solution : Simplifiez, éditez, minimisez.

Dans mon espace de travail, j’ai une configuration minimale et propre. Lorsque j’y suis arrivé, j’ai enlevé tout ce qu’il y avait sur les murs à part un petit et joli calendrier. J’ai une boîte de réception, qui est en général vide (voir : 3 étapes pour un bureau clair en permanence), deux photos de ma famille, un téléphone, une imprimante et un ordinateur. En dehors de cela, mon ordinateur est vide de tout sauf du document sur lequel je travaille en ce moment. Mon ordinateur n’a pas d’icônes de bureau, et j’essaie d’avoir seulement un programme ouvert à la fois (à moins que plus ne soit absolument nécessaire).

C’est un espace de travail sans désordre, sans distraction, sans stress et surtout productif, et je le recommande vraiment à tout le monde (NDT : j’ai moi-même un bureau de ce genre, comme je l’explique dans mon article GTD, Mise en pratique – 1, et c’est vraiment une amélioration exceptionnelle par rapport à un bureau encombré). Votre espace pourrait avoir quelques objets personnels, pour le personnaliser, mais pour la plupart, vous voulez être capable de vous concentrer sur la tâche en cours, sinon votre journée de travail sera plus stressante que nécessaire.

Une note rapide à propos de la productivité : je devrais écrire un autre article à propos de cela, mais quand j’écris à propos de la productivité, ce n’est pas parce que je pense que nous devons être des machines de travail. En fait, si vous avez lu un de mes articles à propos de ralentir et la simplicité, vous savez que je crois le contraire. À la place, la productivité est importante pour moi, parce que si nous pouvons terminer notre travail en un temps plus court, nous aurons plus de temps pour nous-même, notre famille et nos objectifs.

Désencombrer votre espace de travail et créez un environnement simplifié :

• Éditez vos murs. Regardez toutes les choses qui sont sur les murs autour de vous. Est-ce qu’elles ont vraiment besoin d’être là ? Il y a des chances qu’aucune d’entre elle ne soit indispensable. Nous mettons des choses sur les murs pour nous rappeler des choses, pour nous inspirer, pour nous faire rire. Mais cela nous distrait juste. Enlevez tout, excepté peut-être une belle image (une œuvre d’art est bien si vous en avez une), et peut-être un beau calendrier. Si vous avez un petit papier pour vous rappeler un objectif ou une habitude, laissez-le. J’ai un petit papier collé à mon ordinateur qui dit « FAIT LE MAINTENANT » dans de grosses lettres bleues. C’est une distraction, bien sûr, mais une qui peut me distraire de beaucoup d’autres distractions.
• Rassemblez tous vos papiers. Il est important de désencombrer son bureau. Est-ce que vous avez des papiers partout sur votre bureau ? Ou en pile sur votre plancher ? Rassemblez-les en une seule pile, et traitez-les un par un. Cela peut prendre du temps si vous avez beaucoup de papier, mais faites-moi confiance, c’est du temps bien investi. La plupart de ces papiers peuvent être jetés, mais les plus importants doivent être archivés, avec les dates importantes entrées dans votre calendrier et vos actions dans votre liste to-do. Archivez les papiers tout de suite. Ne vous gênez pas pour les jeter sans merci, ou donnez-les aux personnes concernées. Travaillez toute la pile, en commençant à partir du premier document. Prenez un document à la fois, prenez une décision sur comment en disposer, et faites-le rapidement. Ne le mettez pas de côté pour décider plus tard. Ne faites pas plusieurs piles. Traitez-les un par un, tout de suite.
• Éditez vos babioles. Est-ce que vous avez un tas de petites choses sur votre bureau ? Des photos, des petits animaux mignons, des boîtes de bonbons, des stylos et des trombones, des petits papiers avec des choses drôles marquées dessus. Jetez-les tous sauf peut-être une ou deux photos. Les stylos et les trombones et autres peuvent être mis dans un tiroir de bureau. La plupart des autres choses peuvent être jetées, ou archivées de manière appropriée. Ces choses sont de la pure distraction. La pure distraction.
• Trouvez d’autres espaces pour les choses. S’il y a des choses dans votre champ de vision dont vous avez besoin, trouvez donc une place en dehors de la vue pour eux. Vraiment, il n’y a rien qui a besoin d’être sur votre bureau (à part une boîte de réception et votre équipement électronique comme le téléphone et l’écran). Tout le reste doit être mis dans un tiroir. La clé : trouver une place pour les choses, mettez-les toujours là. C’est une bonne astuce pour désencombrer son bureau. De cette manière, elles seront ainsi  faciles à trouver quand vous en aurez besoin. Mettez les choses que vous utilisez le plus dans les tiroirs les plus proches de vous.
• Éditez votre ordinateur. La plupart des personnes ont un bureau encombré par des icônes. C’est distrayant, et il est difficile de trouver les choses. Dans mon dossier Mes Documents, j’ai alors créé cinq dossiers : 1. Boîte de réception 2. Actions 3. Incubation 4. Projets actuels 5. Archives. Je télécharge tout dans 1. Boîte de réception, et essaie de le nettoyer au moins quotidiennement. Je travaille le plus avec le dossier 2. Actions. Les choses pour lesquelles j’ai besoin de penser ou que je veux lire plus tard vont dans le 3. Incubation. Les deux autres s’expliquent d’eux même. Donc, prenez tout ce qu’il y a sur votre bureau et archivez-le. S’il y a des actions que vous devez faire, mettez-les dans Actions. Si ce sont des programmes ou des fichiers dont vous avez besoin régulièrement, vous pouvez les mettre dans le menu Démarrer (ou l’équivalent), ou encore mieux, créez un Autohotkey pour lui. Ensuite, enlevez toutes vos icônes de bureau, et mettez une belle photo de fond d’écran (je mets une image de jardin Zen).

Une autre astuce pour désencombrer son bureau :

N’ayez pas tout un tas de programmes ouverts en même temps. Travaillez sur une tâche à la fois, ensuite n’ayez d’ouvert que la fenêtre du logiciel sur lequel vous devez travailler pour cette tâche.

• Éditez vos tiroirs. Ouvrez un tiroir à la fois, jetez l’inutile et ne gardez que ce dont vous avez besoin. Organisez-le, ayez une place pour chaque chose, et soyez sûr que vous remettez tout en place.
• Éditez  votre système d’archivage. Est-ce que vous archivez vos documents régulièrement ? Est-ce que vous pouvez retrouver tout immédiatement à n’importe quel moment. Si oui, vous avez donc une tête d’avance sur les autres. Sinon, créez un système de référence facile à utiliser. Faites le simple, de A à Z avec des dossiers. Soyez-sûr que vous ayez une boîte de dossiers et d’étiquettes à portée de main afin que vous puissiez faire un nouveau dossier immédiatement, dès que vous en avez besoin. N’ayez pas une pile « à Archiver » – archivez juste les choses immédiatement. Premièrement, vos dossiers de classement devraient être près de vous dont il n’y a pas de bonnes raisons pour ne pas archiver immédiatement ou retirer un dossier quand vous en avez besoin.
• Ne sortez pas et n’achetez pas un tas de choses. Lorsque les personnes commencent GTD, ils sortent et vont acheter une étiqueteuse Brother. Si vous voulez faire ça, et faire quelques étiquettes et des dossiers, c’est très bien. Mais sinon, n’allez pas saccager un magasin de fournitures de bureau juste pour simplifier votre espace de travail.

Si vous faites toutes ces étapes, vous devriez avoir un espace de travail plutôt beau et simplifié à présent. Si vous ne pouvez pas tout faire en une fois, c’est OK – prévoyez alors des morceaux d’une heure pour les 2-3 prochains jours et vous devriez avoir fini. Quand vous avez fini, asseyez-vous, regardez autour de vous et appréciez donc ! Cela devrait être immensément agréable. Maintenant, restez sur la bonne voie !

Article original par Léo Babauta sur Zen Habits.