Comment avoir un bureau bien rangé ?
Cela peut vous surprendre, mais l’encombrement visuel est l’un des facteurs qui peuvent vous plonger dans une non productivité chronique.
Et c’est le cas pour un grand nombre de personnes (il n’y a qu’à faire un tour dans les bureaux de l’administration publique pour le constater).
Avoir un bureau bien rangé est donc tout sauf un caprice, et si vous voulez savoir comment faire, vous êtes au bon endroit.
Il fut une période où mon bureau était toujours encombré par plein de choses qui se rapportaient aux tâches sur lesquelles je travaillais. Il y avait aussi des dizaines de choses sur lesquelles je ne travaillais pas : des notes, des posts-it, des numéros de téléphone, des fiches à remplir et des piles de choses dont je devais m’occuper plus tard.
Voici ce que je me disais à l’époque :
« J’ai beaucoup trop de choses à faire pour gérer tout cela, et même si je range mon bureau, le désordre s’installera de nouveau. »
L’histoire est différente aujourd’hui.
En effet, aujourd’hui mon bureau est toujours bien rangé. Vous ne verrez plus rien sur mon bureau en dehors de la chose sur laquelle je suis en train de travailler, et peut-être un carnet et un stylo pour prendre rapidement des notes, recenser des idées ou créer des listes de choses à faire.
Cela me procure un sentiment de libération et de calme ; cela réduit le stress et le chaos que je subis normalement.
Avoir un bureau bien rangé rend définitivement les choses plus faciles à trouver et me rend plus efficace et productif.
Comment suis-je parvenu à adopter l’habitude de bien ranger mon bureau ?
Autant vous le dire dès maintenant, ce n’était pas facile, et je me suis amélioré au fil des années.
Toutefois, en poursuivant l’article, vous pourrez voir les principales actions que j’ai posées pour y arriver.
Ce que vous devez retenir, c’est que vous devez mettre en place un système qu’il vous faudra respecter.
Sinon voici ce qui se produira : vous rangerez votre bureau, mais le désordre s’y installera à nouveau.
Une grande partie de mon système actuel (contrairement aux choses que j’ai essayées chemin faisant) est tirée presque complètement du livre « S’organiser pour réussir : GTD » de David Allen.
C’est un ouvrage que vous devez absolument lire, si ce n’est pas encore le cas.
Voici donc le système que j’ai mis en place :
1. Pour commencer, prenez tout ce qu’il y a sur votre bureau et dans vos tiroirs, et constituez une grande pile. Mettez tout ce que vous trouvez sur votre bureau dans un panier. Si le panier ne contient pas tout ce qui se trouve sur votre bureau, faites une pile à côté de votre bureau ou ailleurs. À partir de maintenant, tout nouvel élément qui vient doit aller dans votre panier, et vous devez tout traiter comme indiqué ci-dessous.
2. Traitez la pile du haut vers le bas. Ne faites jamais un nouveau tri, n’ignorez pas une feuille de papier, ne replacez jamais une feuille de papier dans la pile. Réalisez la tâche qui doit être faite avec cette feuille de papier, ensuite passez à l’élément suivant de la pile. Voici les options qui se présentent à vous :
- Supprimez la tâche
- Déléguez la tâche
- Archivez-la
- Occupez-vous-en
- Mettez-la dans votre liste de choses à faire plus tard
Je vous recommande de respecter cet ordre.
Traitez la tâche si elle ne prend que 2 minutes ou moins. Si elle vous prend plus de temps et que vous ne pouvez pas vous en débarrasser, la déléguer ou l’archiver, alors ajoutez-la à votre liste de choses à faire.
3. Répétez cela au moins une fois par jour pour maintenir votre bureau bien rangé. Il est bien de faire cet exercice en fin de journée, mais je le fais tout au long de la journée. Une fois que vous finissez de traiter votre pile, votre bureau est rangé. En effet, cela signifie que vous avez soit jeté, soit archivé, soit rangé en conséquence tout ce qui devrait l’être.
Gardez cette habitude. Vous devez suivre le système suivant : mettez tout dans votre panier, ensuite appliquez l’une des options présentées à chaque élément présent dans votre panier. Si une tâche est présente sur votre liste de choses à faire, vous pouvez garder le papier associé à cette tâche dans un dossier « Action ».
Toutefois, vous devez régulièrement (quotidiennement ou de façon hebdomadaire) traiter ce dossier pour être sûr que tout est passé en revue.
C’est aussi simple que cela !
Avez-vous un numéro de téléphone sur un post-it ?
Ne le laissez pas sur votre bureau. Enregistrez-le dans votre Smartphone.
Y a-t-il une tâche dont vous devez vous occuper plus tard ? Ne laissez pas les papiers liés à cette tâche sur votre bureau.
Ajoutez plutôt cette tâche à votre liste de choses à faire, et archivez les papiers dans votre dossier « Action ».
Archivez, supprimez ou déléguez tout le reste.
Laisser des choses posées sur votre bureau, c’est une forme de procrastination (étant moi-même un procrastinateur, je le sais).
Si vous laissez les choses en l’état trop longtemps, elles vont s’accumuler sur votre bureau à coup sûr.
Passez-les immédiatement en revue, prenez une décision et agissez.
Ce que j’ai décrit est une bonne habitude à prendre, mais elle prend du temps à s’implémenter. Vous allez beaucoup tergiverser.
Pour cela, je vous recommande de mettre en place des rappels et d’agir ensuite.
Dès que ce sera une habitude, vous aurez beaucoup de mal à y mettre fin.
Et faites-moi confiance, une fois que vous apprendrez à avoir un bureau rangé, vous ne voudrez pas mettre fin à cette bonne habitude.
Article original par Léo Babauta.
