13 petites choses pour simplifier votre journée de travail

Simplifier la vie, « Faites les choses difficiles tant qu’elles sont faciles et les grandes choses tant qu’elles sont petites. Un voyage de mille lieues commence toujours par un premier pas. » – Lao Tseu

Note : cet article est une traduction de l’article 13 small things to simplify your workday de Léo Babauta. C’est donc lui qui s’exprime dans le “je” de cet article !

Une des meilleures choses que j’ai faites quand j’ai décidé de simplifier ma vie a été de simplifier ma journée de travail ─ d’abord à mon travail et plus tard, en quittant mon travail et en m’installant comme écrivain et entrepreneur.

J’ai éliminé la plupart de la routine, des tâches administratives ennuyeuses, avec seulement quelques principes.

Aujourd’hui, j’ai éliminé tout ce qui n’est pas essentiel, et je peux me concentrer sur ce que j’aime vraiment : créer.

Tout le monde ne peut pas faire de tels pas vers la simplicité, mais si vous avez un tant soit peu de contrôle sur votre journée de travail, vous pouvez faire quelques petites choses qui pour simplifier la vie, simplifier grandement les choses.

Si vous n’avez pas le contrôle, ou s’il vous arrive de penser « Je ne peux pas faire ces choses », je commencerais par demander pourquoi pas ? Est-il possible de changer les choses, sinon aujourd’hui, alors au moins sur le long terme ? J’ai souvent pensé que les choses étaient impossibles (travailler de chez-soi, par exemple), mais sur le long terme, elles se sont avérées possibles.

Vous n’avez pas besoin de faire toutes ces choses ─ choisissez-en une seule, et essayez-la. Puis essayez-en une autre et voyez si ça marche. Faites des tests pour trouver ce qui fonctionne pour vous.

Et profitez d’une vie professionnelle simple.

1. Commencez tôt. Aller travailler tôt était un de mes trucs préférés ─ c’était calme, avant que les téléphones, les jacasseries et les réunions se fassent entendre, et je pouvais faire beaucoup de travail en paix. Au moment où tout le monde commençait, j’avais généralement fini deux ou trois tâches importantes.

2. Limitez vos heures. C’est ironique, parce que tellement de gens travaillent de longues heures et pensent qu’ils en font plus et sont plus productifs. Mais tout ce qu’ils font c’est ajouter des heures brutes au problème. À la place, diminuez vos heures et fixez une limite ─ disons 6 ou 7 heures par jour ─ et faites l’essentiel de ce que vous devez faire dans cette fourchette. Si vous savez que vous n’allez travailler que 6 heures par jour, vous allez forcément faire les tâches les plus importantes en premier et perdre moins de temps. Les limites vous obligent à être efficace.

3. Faites une courte liste. Faites une longue liste de toutes les tâches que vous devez faire… puis faites une courte liste de 1 à 3 choses que vous voulez vraiment voir faites. Choisissez de telle sorte que, si vous ne faites que ces tâches aujourd’hui, vous serez fier de ce que vous avez fait aujourd’hui. Commencez par la tâche la plus importante, avant de vérifier vos e-mails ou de lire en ligne afin de simplifier la vie.

4. Regroupez vos distractions. Quelles sont vos distractions habituelles ? Peut-être ces choses comme les e-mails, les blogs à lire, Twitter ou un autre réseau social ? Définissez un moment pour ça, de préférence plus tard dans la journée : disons de 15 à 16h. N’usez pas de ces distractions avant ce moment. En les regroupant toutes en une période, vous vous permettez de faire le reste du travail avant, mais de garder un moment de distraction. Une autre approche pourrait être de le faire pendant 10 minutes à la fin de chaque heure ─ mais tenez-vous à cette limite de 10 minutes !

5. Écrivez des mails plus courts. Si les e-mails occupent une bonne partie de votre journée, le simple changement qui consiste à vous limiter à 3-4 phrases par mail fera une grosse différence. Déjà, ça réduit drastiquement le temps que vous mettez à écrire ou à répondre aux e-mails. Et ensuite, ça réduit les réponses à vos mails, ce qui signifie que vous passerez moins de temps à les lire.

6. Limitez les réunions. Moins, c’est mieux. Certains hauts dirigeants chez Google font des réunions de 5 minutes ─ quiconque assiste à ces réunions ferait mieux d’être préparé, et concis. Si vous pouvez vous sortir des réunions et n’en récupérer que les notes, ou trouver une autre façon de communiquer, cela pourrait vous faire gagner de nombreuses heures chaque semaine.

7. Automatisez. Moins vous avez de tâches répétitives et routinières à faire, plus vous vous libèrerez de temps pour créer et pour le travail important. Donc, automatisez dès que possible : faites en sorte que les gens remplissent les choses électroniquement, ou obtiennent les infos sur votre site web plutôt que de devoir vous écrire ou vous appeler, ou utilisent un service qui gère les paiements automatiquement ou gère les commandes de produits, et ainsi de suite.

8. Éliminez la paperasse. J’ai longtemps du gérer beaucoup de paperasse, et même alors, je savais que c’était une perte de temps. Si les entreprises et les organisations pouvaient remplir leur paperasse électroniquement, on économiserait beaucoup de papier, de copies, de remplissage, et d’efforts répétitifs. Autant que possible, éliminez la paperasse au profit du digital. Cela pourrait être bien plus qu’un geste à long-terme.

9. Nettoyez votre bureau. Cela peut être fait en quelques minutes. Enlevez tout ce qui se trouve sur votre bureau. Ne remettez que les quelques éléments essentiels. Tout le reste devrait être : classé, donné à la personne concernée, rangé dans un endroit permanent de votre étagère, ou jeté/recyclé. Prenez ces décisions rapidement et revenez à votre travail.

10. Sortez. Si vous pouvez sortir de là où vous travaillez, vous pouvez trouver un endroit paisible où vous concentrer sur le travail important. Trouvez un endroit où vous pouvez travailler, couper Internet et faire votre travail, puis rallumez Internet pour pouvoir l’envoyer par e-mail ou le charger à l’endroit approprié. Travailler à domicile est la meilleure option dans ce cas. Plus vous pouvez le faire (cela peut être une fois par semaine, ou une heure par jour, ou la moitié de chaque journée de travail), mieux c’est.

11. Prenez des pauses pour respirer. Toutes les 15-20 minutes, levez-vous de votre bureau, et respirez un coup. Cela peut simplement vouloir dire marcher dans votre bureau, dire bonjour à quelqu’un, ou même mieux, sortez prendre l’air. Marchez un peu, faites circuler votre sang, massez-vous peut-être la nuque et les épaules si vous êtes tendu. Faites quelques pompes si vous voulez être plus en forme. Quand vous revenez au travail, souvenez-vous ce sur quoi vous voulez travailler, et supprimez toute distraction.

12. Faites un rituel de concentration. Toutes les heures ou les deux heures, faites un rituel de reconcentration. Cela ne prend qu’une minute ou deux. Vous pourriez commencer par fermer votre navigateur et peut-être d’autres applications ouvertes, et peut-être même aller marcher quelques minutes pour vous libérer l’esprit et faire circuler votre sang. Puis revenez à votre liste des Tâches Importantes et trouvez ce que vous devez faire ensuite. Avant de vérifier vos mails encore une fois ou de revenir en ligne, travaillez sur cette tâche importante aussi longtemps que vous le pouvez. Répétez ce rituel de reconcentration tout au long de la journée, pour vous remettre dans le bain. Il est aussi bon de prendre quelques profondes respirations pour vous reconcentrer sur le présent, simplifier la vie.

13. Prévoyez de gros blocs de temps créatif. Tout le monde ne peut pas le faire, mais quand c’est possible, ayez un gros bloc de 3-4h dans votre emploi du temps pour créer ou faire un autre travail important. Rendez ce bloc inamovible, et ne laissez jamais de réunion ou d’autres choses être planifiées pendant cette période. Soyez impitoyable quant au fait de supprimer les distractions et de faire le travail que vous aimez pendant cette période, ainsi que de respirer profondément si nécessaire. Prenez du plaisir à créer et à simplifier la vie.