8 stratégies libératrices pour se débarrasser des files d’attente dans votre vie

Est-ce que les files d’attente dans votre vie vous stressent?

Nos vies sont pleines de files d’attente, de la boîte mail à la liste des choses à faire, aux messages vocaux et textos, à la multitude de boîtes de réception des réseaux sociaux comme Twitter ou Facebook, aux applications de travail, aux flux RSS et articles placardés « à lire » et plus encore.

Pour beaucoup de gens, gérer ces files d’attente est stressant, sans fin, et complexe.

Regardons comment simplifier ça, comment se débarrasser des files d’attente, et comment se débarrassez du stress de gérer tout ça.

Ces files d’attente qui régissent nos vies                                                              

Un de mes blogueurs préférés, Alex Payne, a écrit un article il y a quelques temps, “La vie comme une série de files d’attente”. Dans cet article, il listait certaines de ces files d’attente. Je les reposte ici parce qu’elles sont assez typiques de beaucoup de monde. Bien sûr, votre liste personnelle variera forcément, mais c’est un exemple. Et l’on y retrouve les :

• courriels professionnels (de loin la file d’attente la plus insidieuse)
• courriels personnels
• messages instantanés (ils forment une file d’attente pendant que vous êtes en réunion ou loin de votre ordinateur)
• textos
• appels manqués et les messages vocaux
• @réponses sur Twitter
• messages directs sur Twitter
• demandes de liens pour des applications par les développeurs API de Twitter
• demandes de liste blanche par les développeurs de Twitter
• requêtes par rapport aux révisions de codes
• rapports d’antivirus
• rapports API de Twitter
• tâches de la liste de choses à faire
• demandes de rendez-vous
• éléments non-lus dans mon lecteur de flux

Ma liste personnelle serait assez similaire, mis à part que les principales fils d’attente que j’ai aujourd’hui sont:

• Ma boîte Gmail
• Les demandes et réponses Twitter
• Ma liste de choses à faire (j’alterne entre Taskpaper, la liste de tâches de Gmail et les fichiers texte)
• Les éléments non-lus dans Instapaper (un super service de marque-pages interactif si vous ne connaissez pas)

J’ai aussi les messages vocaux sur mon portable mais je ne les écoute jamais. J’ai (quasiment) arrêté d’utiliser Google Reader étant donné que je n’aime pas devoir me tenir à la lecture de flux RSS. Je ne vérifie pas les autres sites de réseaux sociaux autant que je le devrais. Je n’ai pas de boîte aux lettres. Et les autres éléments sur la liste d’Alex passent par mes listes Gmail ou mes listes de choses à faire, du moins pour le moment.

Quelles-sont vos files d’attente ? Il pourrait être utile de faire votre propre liste afin de prévoir votre stratégie.

Stratégies pour se débarrasser des files d’attente

Maintenant que nous savons combien de files d’attente nous avons, comment pouvons-nous nous en débarrasser ou au moins rendre ça gérable ? Voici mes stratégies préférées ─ mais chacun se fera sa propre idée. Notez également que vous n’appliquerez pas toutes les stratégies à chaque file d’attente ─ prenez celles qui fonctionnent le mieux.

1. Simplifiez vos files d’attente. Vous avez 15 ou 20 files d’attente différentes dans votre vie ? Vous pourriez essayer de simplifier et de voir si vous pourriez les faire descendre à 4 ou 6, comme je l’ai fait (ou même moins si vous êtes chauve). Cela simplifie grandement les choses parce que vous avez moins de files à vérifier chaque jour. Un grand nombre de files est bien si elles sont déjà intégrées dans votre routine quotidienne ─ si vous les vérifiez toutes le matin et avant de quitter le travail, par exemple, et ne devez jamais les vérifier à d’autres moments. Ou si vous ouvrez toujours un certain type de logiciel et vérifiez votre file d’attente à certains moments de la journée, alors c’est bon.

Toutefois, si vous devez vous souvenir de vérifier une douzaine de files ou plus tout le temps, cela devient difficile. Voyez ce que vous pouvez éliminer ou consolider. Par exemple, avez-vous besoin de plus d’une boîte mail ? Avez-vous besoin de multiples boîtes vocales, ou même d’une seule ? Avez-vous besoin d’être sur 3 réseaux sociaux différents ? Y-a-t-il des choses que vous utilisez rarement et que vous pouvez balancer ? Pensez un peu à tout ça dans les prochains jours ou semaines.

2. Le libre-service. Les banques et les sociétés qui vendent des billets (avions, bus, cinémas, etc.) ont trouvé un moyen d’éviter les longues files d’attente : laisser les gens se servir eux-mêmes grâce à la technologie. Donc au lieu de s’aligner devant un guichet, il y a des distributeurs automatiques partout. Vous pouvez acheter vos billets via des machines ou en ligne. Donc comment se servir de ça pour vous débarrasser de vos files d’attente ?

Trouvez quels types de demandes vous arrivent constamment ─ au travail, ou même dans votre vie personnelle, en ligne, etc. ─ et essayez de trouver des façons de permettre à ces gens de se servir eux-mêmes. Par exemple, est-ce que les gens vous demandent toujours des informations ? Postez-les en ligne. Ils ont besoin de votre aval pour tout ? Établissez une liste de critères et permettez-leur de valider les choses eux-mêmes si les critères sont remplis. Voyez si vous pouvez automatiser certains processus. Ne faites plus office de bouchon, et vos files d’attente diminueront considérablement.

3. Stoppez-les à la source. Quand je reçois une newsletter ou un autre genre de mail de masse de la part d’une société, je vais automatiquement en bas et je clique sur le lien « désinscrire ». Cela prend quelques secondes de plus que de simplement cliquer sur « supprimer », mais ça économise beaucoup plus de temps sur le long terme. Je déteste tout particulièrement avoir ma boîte mail remplie d’annonces, de newsletters et de pubs de la part de ces sociétés ─ quelle perte de temps d’avoir à passer tout ça au crible. Donc je les stoppe à la source, comme ça elles se me sont plus envoyées. S’il n’y a pas de moyen facile pour se désinscrire, je les classe dans les « spams » ou le « courrier indésirable ».

4. Filtrez les choses obsolètes. Cela prend une minute ou deux pour l’installer dans Gmail (ou dans le service de mail que vous utilisez), et cela va vous faire économiser beaucoup de temps. Si il y a certaines annonces que vous voulez mettre de côté mais ne voulez pas garder dans votre boîte mail, filtrez-les dans une catégorie ou un dossier prévu simplement pour ces annonces. Analysez tout ce qui se trouve dans votre file d’attente pour voir ce dont vous n’avez pas réellement besoin, et trouvez un moyen de les filtrer. Pour les choses comme les listes de tâches, vous pourriez utiliser un programme (comme le pré-mentionné Taskpaper) qui utilise des labels (comme @today) que vous pourriez utiliser pour filtrer tout ce que vous n’avez pas besoin de voir aujourd’hui.

Par exemple, quand je clique sur le label @today dans ma liste de tâches, cela ne me montre que les trois choses que j’ai prévues pour aujourd’hui ─ pas les choses que je veux faire plus tard dans la semaine. Il y a plein d’autres outils qui ont des effets similaires pour les autres files d’attente. Par exemple, vous pouvez utiliser Tweetdeck pour trier tous les gens que vous suivez dans des groupes, et pour pouvoir ainsi filtrer tout le monde, sauf vos vrais amis actuels dans un seul groupe, ou vos collègues de travail dans un autre. Si vous utilisez un lecteur de flux, vous pouvez aussi établir des groupes ou des dossiers pour avoir à ne regarder que les flux les plus essentiels, au lieu d’avoir à faire le tri dans tout ce qui se trouve dans votre dossier non-lu.

5. Gardez le plus important. Une file d’attente n’est habituellement pas triée par priorité, par exemple quand vous faites une liste de choses à faire, vous avez les choses listées dans l’ordre dans lequel vous les avez écrites. Votre boîte de réception (et la plupart des autres files) a les éléments les plus récents en haut. Mais cela signifie que vous allez devoir tout vous coltiner, ce qui peut être un peu harassant (et une perte de temps)… ou cela signifie que vous allez devoir chercher continuellement dans la file entière pour trouver le plus important.

A la place, trouvez un moyen de choisir le plus important et de vous focaliser dessus. Dans les e-mails, vous pourriez sélectionner tout dans votre boîte sauf les 5 courriels les plus importants, et tout bouger (sauf les plus importants) dans un dossier « à lire » pour y jeter un œil plus tard. Puis vous occuper seulement des 5 mails importants jusqu’à ce que votre boîte soit vide. Là encore, avec ma liste de tâches, je marque mes 3 tâches les plus importantes avec un label « @today » comme ça je peux me concentrer seulement sur ceux-là. Avec un dossier « à lire », prenez simplement les 3 choses importantes à lire pour le moment (par exemple).

6. Supprimez le reste. Une fois que vous avez sélectionné le plus important, voyez si vous pouvez supprimer le reste, ou du moins les pelleter un peu plus loin pour vous en occuper plus tard. J’ai déjà mentionné comment vous pouviez faire ça avec votre boîte mail. Avec une liste de choses à faire, vous pouvez les mettre dans un dossier ou sous un label @un_jour pour vous en occuper plus tard. Supprimez les choses dont vous ne vous occuperez sûrement jamais, que vous redoutez de faire et ne devez pas nécessairement faire, ou qui sont inutiles. Parfois supprimer une grosse masse peut être libérateur.

7. Survolez. C’est une bonne stratégie pour la plupart des files. Au lieu d’essayer de vous occuper de tout, contentez-vous de survoler les files. Et trouvez les éléments importants ou intéressants. Par exemple, si vous utilisez Twitter, vous savez que lire les messages de chaque personne que vous suivez peut rapidement devenir une tâche chronophage (et stressante). A la place, survolez simplement pour voir ce qu’il y a de nouveau, et oubliez le reste. Faites de même avec votre liste de choses à lire (comme Instapaper ou un lecteur de flux) ─ n’essayez pas de tout lire. Ne faites que survoler.

8. Laissez tomber le besoin d’aller jusqu’au bout. Une grande partie du stress dans le fait de gérer ces files d’attente provient du besoin que nous semblons tous avoir. Nous voulons nous occuper de chaque élément de la file et aller jusqu’au bout. Cependant, la nature même des files d’attente est d’être sans fin. Vous pouvez passer en revue tous vos courriels (et je le recommande), mais d’autres. Ne stressez pas pour autant ! Acceptez simplement cet état de fait.

C’est la même chose pour les listes de choses à lire : n’essayez pas de tout lire. Profitez du fait que vous avez une jolie liste de choses à lire. Si la liste était vide, que feriez-vous quand vous vous ennuyez ? Quand nous acceptons ce fait ─ que l’on ne verra jamais le bout de cette liste de tâches, et que c’est normal ─ nous pouvons arrêter de stresser à propos de ces files d’attente. Gérez-les simplement intelligemment, et occupez-vous du flux comme il vient.

Quelles-sont vos stratégies pour gérer les files d’attente dans votre vie ? Partagez-les en commentaires !

Article original écrit par Léo Babauta.

Avant de prendre congé de vous, je vous invite à suivre la vidéo suivante. Elle vient compléter tout ce qui a été expliqué précédemment et présente une technique pour se débarrasser des tâches inutiles.