Les habitudes-clés de l’organisation

Note : cet article sur le système organisationnel est une traduction de l’article The Key Habits of Organization de Léo Babauta. C’est donc lui qui s’exprime dans le “je” de cet article !

Un système d’organisation éprouvé que vous utilisez vraiment régulièrement peut transformer une journée de chaos en une journée de concentration, d’efficacité et de calme.

C’est une chose que j’ai apprise par des échecs répétés, en fait : quand je me relâche dans mes habitudes organisées, ma journée empire. Elle devient stressante et folle, et je ne peux me concentrer sur rien. J’ai tout en tête tout le temps, et je suis toujours inquiet de passer à côté de quelque chose, de ne pas faire la meilleure chose possible.

Mais quand je suis mon système, et que les habitudes sont comme sur des rails, les choses se passent en douceur, je me sens bien par rapport à ce que je fais, et je suis bien plus capable de me débarrasser de tout le reste et de me concentrer sur ce qu’il y a en face de moi, confiant que tout le reste est à sa place.

Je vais vous montrer mon système dans une minute, mais parlons tout d’abord de ce que fait un bon système organisationnel et comment il fonctionne.

Pourquoi prendre des habitudes d’organisation : système organisationnel

Plusieurs raisons importantes :

1. Le stress : Un excès de stress affecte votre santé de façon très négative. Si vous avez de bonnes habitudes en place pour gérer tout ce qui arrive dans votre vie, vous stressez moins à propos de toutes ces choses. Vous êtes moins inquiet que des choses passent entre les mailles du filet. Vous avez confiance dans le fait que vous faites bien de travailler sur ce qui est en face de vous.

2. L’efficacité : Si vous êtes capable d’extérioriser toutes les choses qui vous inquiètent dans un système en lequel vous avez confiance, vous pouvez mieux vous concentrer sur la tâche en face de vous. Vous pouvez fonctionner en mono-tâche, et être plus efficace dans chaque tâche, parce qu’elle a toute votre attention.

3. Les relations : J’ai trouvé que les relations étaient la chose la plus importante de ma vie, personnelle comme professionnelle. Et la meilleure façon de bâtir des relations est d’être digne de confiance. Et la meilleure façon d’être digne de confiance est de tenir vos engagements. Si vous êtes organisé, vous avez plus de chances de tenir vos engagements. L’organisation est en grande partie une question de gestion de vos engagements.

Bâtir un système éprouvé

Alors à quoi ressemble un système éprouvé ? Honnêtement, il y a un million d’outils et de combinaisons d’outils que vous pourriez utiliser; mais il y a quelques trucs qui sont importantes pour bâtir un système éprouvé :

Trouvez une place pour chaque chose – choses à faire, mots de passe, rendez-vous, tâches répétitives, infos et requêtes entrantes, autres infos que vous avez besoin de stocker, documents, reçus.
Utilisez vraiment le système et mettez les choses là où elles doivent être, dès que vous le pouvez (voir la section suivante, pour les habitudes).
Reconnaissez quand les choses stagnent dans votre boîte de réception, ou des onglets ouverts, ou sur le bureau de votre ordinateur, et trouvez-leur une place.

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Ceci dit, voici mon système actuel (il évolue au fil du temps)… notez seulement que vous n’avez pas besoin d’utiliser mon système, et qu’il y a beaucoup d’outils super pour chaque élément :

1. Données entrantes : La plupart de mes requêtes, tâches, infos, et rendez-vous entrants passent par Gmail. Parfois par d’autres canaux, mais 90% du temps par Gmail. Quand je vérifie Gmail, j’essaye de sortir chaque élément de Gmail et de le mettre là où il doit être – dans un des outils ci-dessous.

2. Choses à faire : Dernièrement, j’utilise Trello. J’ai volé ce système à Ryan Carson de Treehouse : créer un tableau de tâches dans Trello, avec des listes pour les Plus Importantes (famille, écriture, lecture, fitness, pleine conscience), Aujourd’hui (dont mes rendez-vous et mes tâches), Données Entrantes (pour les choses que je n’ai pas encore mises à leur place), Cette Semaine (je déplace chaque jour les tâches qui sont ici dans Aujourd’hui), Plus Tard (je bouge les tâches d’ici à Cette Semaine quand il faut), Terminées (je déplace ici les choses que j’ai finies), et En Attente (pour les choses que j’ai demandées mais que je n’ai pas encore reçues). Chaque matin, je revois cela pendant 20 minutes. Je bouge les choses qu’il faut dans les bonnes places, ainsi je sais que tout est à sa place.

3. Autres travaux et infos personnelles : J’utilise Workflowy, qui est une application web très cool (avec une application iPhone également) qui vous permet de stocker presque toutes les infos de votre vie en un seul endroit. J’avais l’habitude de tout mettre dans Google Docs, mais maintenant je dépose tout dans Workflowy et tout est regroupé et consultable.

4. Mots de passe et infos sécurisées : J’utilise 1Password, qui non seulement stocke (et génère) des mots de passe, mais aussi les infos bancaires, les cartes de crédit, les infos du passeport, les numéros de compte « grand voyageur », et à peu près tout le reste dont j’aurais besoin de me souvenir.

5. Éléments datés ou répétitifs : Calendrier Google. Chaque fois que j’ai besoin de faire quelque chose de façon régulière, je crée un rendez-vous récurrent dans le Calendrier. Et je revois ma liste idéale (stockée dans Workflowy) deux fois par mois, par exemple.

6. Reçus, documents financiers, traites, tickets : J’ai mis en place des dossiers dans Dropbox pour ces trucs – des dossiers qui ne conviennent pas dans les autres rangements.

7. Choses à lire plus tard : Si j’ai un onglet ouvert à lire plus tard, je le mets dans Instapaper; et j’ouvre Instapaper quand j’ai le temps de le lire.

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C’est à peu près tout. Ce qui est important est que tout ait une place, et que je sache exactement où est cette place.

Bâtir les habitudes organisationnelles

Évidemment, ce ne sera pas un système éprouvé tant que vous ne l’utiliserez pas réellement – voilà le hic. Nous oublions souvent d’utiliser notre système parce que nous avons d’anciennes habitudes qui ne meurent pas facilement.

Heureusement, nous pouvons remplacer les anciennes habitudes par de meilleures, avec de la pratique. Cela prend environ une semaine d’effort véritablement conscient pour le faire, et après cela devient de plus en plus automatique.

Voici les habitudes :

1. Créez une place pour chaque chose. Je vous ai montré comment vous pouviez faire ça ci-dessus. Mais trouvez les outils qui fonctionnent pour vous, quels qu’ils soient. L’habitude, cependant, est de noter quand quelque chose stagne dans votre boîte de réception ou dans un onglet internet ou ailleurs, et n’est pas à se place. Puis de lui trouver une place. Parfois, cela implique de désigner consciemment un nouveau rangement juste pour ce genre de chose.

2. Ne procrastinez pas – rangez-le immédiatement : L’ancienne habitude était de mettre les choses de côté (de procrastiner) pour le ranger plus tard. Non. Cette procrastination est ce qui fait que le système s’écroule. Pendant une semaine, faites un effort véritablement conscient pour ne pas mettre cela de côté; et à la place prenez quelques secondes pour mettre les informations; les tâches, les rendez-vous et autres choses du genre où elles doivent être, dès maintenant. Cela ne prend pas longtemps, mais vous devez en être très conscient dès le début.

3. Ne vivez pas dans la boîte de réception : Nous avons tendance à garder la boîte de réception ouverte, ou de l’ouvrir souvent. Cela signifie que vous répondez constamment, au lieu de vous concentrer. À la place, ouvrez la boîte de réception, et un par un, mettez les éléments entrants là où ils doivent être, ou archivez-les dans votre boîte de réception. Vous pourriez ne pas arriver en bas de la liste, mais vous vous empêchez d’avoir à chercher constamment au milieu des mêmes choses dans votre boîte de réception encore et encore.

4. Revoyez le système chaque matin : Ayez pour habitude de revoir votre liste de tâches et votre calendrier chaque matin pendant 20 minutes (mettez un minuteur), comme ça vous savez que les choses sont à leur place. Faites passer les choses de la liste Aujourd’hui à la liste Terminé, de Cette Semaine à Aujourd’hui, de Plus Tard à Cette Semaine, de Données Entrantes à la liste appropriée, et ainsi de suite. Mettez les éléments de votre Calendrier dans votre liste Aujourd’hui. Sachez où tout se trouve. Puis sortez de là et commencez à agir.

Avec ces quatre habitudes, et un système éprouvé, vous pouvez maintenant vous relaxer, et vous concentrer.