Mettre de l’ordre dans votre boite de réception

Comment j’ai transformé ma boite de réception en un espace zen grâce à une gestion efficace des courriels.

J’utilise Gmail exclusivement pour gérer mes courriels. Je reçois un bon nombre de courriels dans ma boite de réception toutes les heures et j’y réponds assez rapidement.

Cependant, ma boite de réception Gmail est presque toujours vide.

Avoir une boite de réception vide me fait me sentir zen ; cela me fait ressentir un sentiment de paix, de calme et de satisfaction. Je recommande vraiment à tout le monde de faire cet exercice. Je n’ai pas toujours eu pour habitude de mettre de l’ordre dans ma boite de réception. Avant, elle était toujours pleine de courriels. Il y avait des messages non lus, d’autres pour lesquels je devais agir, d’autres que je devais archiver et d’autres pour lesquels je procrastinais. J’avais également créé beaucoup de dossiers pour classer les courriels et les retrouver quand j’en avais besoin. Il fallait parfois beaucoup de temps pour archiver tous ces courriels, alors je laissais tomber. Je sais que beaucoup de personnes font la même chose.

Toutefois, les choses ont changé quand j’ai lu S’organiser pour réussir : Getting Things Done. En effet, depuis près d’un an maintenant, j’ai été discipliné par rapport au fait de mettre de l’ordre dans ma boite de réception.

Voici quelques étapes simples pour parvenir à avoir une boite de réception zen :

1) Ne consultez pas vos courriels en premier le matin (ou ne les laissez pas constamment ouverts). Cette astuce, courante sur de nombreux blogs, n’est pas nouvelle. Si vous vérifiez vos courriels d’abord, vous risquez d’y rester toute la journée. Faites plutôt la tâche la plus importante ou celle que vous avez reportée. Ensuite, consultez vos courriels. Idéalement, accomplissez 2 ou 3 tâches avant de les traiter.

Optimiser la gestion de vos courriels pour éviter les distractions et rester productif

De même, si vous vérifiez constamment vos courriels au cours de la journée ou si vous recevez des notifications toutes les fois qu’un nouvel email arrive, vous serez constamment distrait et incapable de vous concentrer sur la tâche que vous accomplissez. Personnellement, je vérifie ma boite de réception une fois par heure, mais étant donné que nous avons des besoins différents, vous pouvez choisir un horaire différent.

2) Quand vous vérifiez vos emails, traitez-les immédiatement. Prenez une décision quant à ce qui doit être fait de chaque email.

2 a) s’il s’agit d’un pourriel, supprimez-le immédiatement.

2 b) lorsque l’email est un long message à lire juste à titre informatif, classez-le dans un dossier « À lire » (ou marquez-le comme « lu » et archivez-le) ou imprimez-le pour le lire plus tard (quand vous attendez dans une queue, par exemple).

2 c) si l’email requiert certaines actions de votre part, créez une note à propos de ces actions et ajoutez-la à votre liste de choses à faire ou à vos listes GTD. N’oubliez pas de noter qu’il vous faut vérifier l’email s’il contient des informations qui pourraient vous être nécessaires. Ensuite, archivez le courriel. De cette façon, vous pourrez le retrouver plus facilement quand il vous faudra vous en servir.

Adopter une méthode simple pour gérer vos courriels et garder une boite de réception organisée

2 d) Lorsque vous pouvez y répondre en une minute ou deux, faites-le immédiatement. Ne l’ignorez pas. Si vous attendez, vous finirez par vous retrouver avec une boite de réception pleine de messages auxquels répondre, et vous pourriez vous retrouver acculé. Pour éviter cela, je rédige rapidement une courte réponse que j’envoie. C’est pour cette raison que beaucoup de gens considèrent que je suis réactif et que je reste maître de la situation.

2 e) Si vous devez répondre à un courriel plus tard ou attendez une réponse, ajoutez-le à la liste « En attente » au lieu de le laisser dans votre boîte de réception.

3) Je n’ai qu’un dossier « Archive ». Quand je réponds à un courriel ou le lis sans réponse nécessaire, je l’archive. Vous pouvez ajouter un dossier « À lire » si vous le souhaitez. Pour les longs courriels, je les imprime pour les lire plus tard, par exemple pendant le déjeuner ou dans une file d’attente. Certains utilisent un dossier « Action » ou « En attente », mais je trouve cela inutile.

Je n’aime pas gérer des dossiers supplémentaires. Ma liste de choses à faire et « En attente » me suffisent. J’archive les courriels auxquels je ne réponds pas directement, et je les retrouve facilement grâce à la barre de recherche Gmail. Ce système n’a jamais posé problème.

Pour avoir une boîte de réception zen : vérifiez vos courriels régulièrement, effectuez une action pour chaque message (ou ajoutez-le à votre liste de choses à faire) et archivez-les.

Article original écrit par Leo Babauta.

Avant de prendre congé de vous, je vous invite à voir la vidéo ci-dessous. Dans cette vidéo, je partage des astuces supplémentaires pour gérer vos courriels et regagner votre sérénité.