Mettre de l’ordre dans votre boite de réception

J’utilise Gmail exclusivement pour gérer mes courriels. Je reçois un bon nombre de courriels toutes les heures et j’y réponds assez rapidement.

Cependant, ma boite de réception Gmail est presque toujours vide.

Avoir une boite de réception vide me fait me sentir zen ; cela me fait ressentir un sentiment de paix, de calme et de satisfaction. Je recommande vraiment à tout le monde de faire cet exercice. Je n’ai pas toujours eu pour habitude de mettre de l’ordre dans ma boite de réception. Avant, elle était toujours pleine de courriels. Il y avait des messages non lus, d’autres pour lesquels je devais agir, d’autres que je devais archiver et d’autres pour lesquels je procrastinais. J’avais également créé beaucoup de dossiers pour classer les courriels et les retrouver quand j’en avais besoin. Il fallait parfois beaucoup de temps pour archiver tous ces courriels, alors je laissais tomber. Je sais que beaucoup de personnes font la même chose.

Toutefois, les choses ont changé quand j’ai lu S’organiser pour réussir : Getting Things Done. En effet, depuis près d’un an maintenant, j’ai été discipliné par rapport au fait de mettre de l’ordre dans ma boite de réception.

Voici quelques étapes simples pour parvenir à avoir une boite de réception zen :

1) Ne consultez pas vos courriels en premier le matin (ou ne les gardez pas constamment ouverts). C’est une astuce que vous trouverez sur un grand nombre de blogs, ce n’est donc pas nouveau. Si vous vérifiez vos courriels en premier, vous risquez d’y rester collé toute la journée. À la place, faites la tâche la plus importante de votre journée ou la tâche que vous avez reportée pendant longtemps. Ensuite, consultez vos courriels. Ce qui serait formidable pour vous serait d’accomplir 2 ou 3 tâches avant de passer au traitement de vos courriels.

De même, si vous vérifiez constamment vos courriels au cours de la journée ou si vous recevez des notifications toutes les fois qu’un nouvel email arrive, vous serez constamment distrait et incapable de vous concentrer sur la tâche que vous accomplissez. Personnellement, je vérifie ma boite de réception une fois par heure, mais étant donné que nous avons des besoins différents, vous pouvez choisir un horaire différent.

2) Quand vous vérifiez vos emails, traitez-les immédiatement. Prenez une décision quant à ce qui doit être fait de chaque email.

2 a) s’il s’agit d’un pourriel, supprimez-le immédiatement.

2 b) s’il s’agit d’un long email que vous devez lire juste à titre informatif, classez-le dans un dossier « À lire » (ou marquez-le comme « lu » et archivez-le) ou imprimez-le pour le lire plus tard (quand vous attendez dans une queue, par exemple).

2 c) si l’email requiert certaines actions de votre part, créez une note à propos de ces actions et ajoutez-la à votre liste de choses à faire ou à vos listes GTD. N’oubliez pas de noter qu’il vous faut vérifier l’email s’il contient des informations qui pourraient vous être nécessaires. Ensuite, archivez le courriel. De cette façon, vous pourrez le retrouver plus facilement quand il vous faudra vous en servir.

2 d) si vous pouvez y répondre en une minute ou deux, faites-le immédiatement. Ne l’ignorez pas. Si vous attendez, vous finirez par vous retrouver avec une boite de réception pleine de messages auxquels répondre, et vous pourriez vous retrouver acculé. Pour éviter cela, je rédige rapidement une courte réponse que j’envoie. C’est pour cette raison que beaucoup de gens considèrent que je suis réactif et que je reste maître de la situation.

2 e) si vous devez répondre à un courriel plus tard ou si vous attendez une réponse, ajoutez-le à la liste « En attente ». Ne le laissez pas simplement dans votre boite de réception.

3) J’ai seulement un dossier « Archive ». Quand je réponds à un courriel ou quand je finis d’en lire un (et si une réponse n’est pas nécessaire), je l’archive. C’est aussi simple que cela. Vous pouvez ajouter un dossier « À lire » si vous le souhaitez. J’ai l’habitude d’imprimer les plus longs courriels pour les lire plus tard, pendant le déjeuner ou pendant que je suis dans une file d’attente par exemple. D’autres personnes ont un dossier « Action » ou un dossier « En attente », mais je pense que c’est du travail supplémentaire.

Je n’aime pas vérifier des dossiers en plus. J’ai ma liste de choses à faire et ma liste « En attente » et cela me suffit. Je me contente donc d’archiver les courriels auxquels je ne réponds pas directement. Et si j’ai besoin de les trouver plus tard, la barre de recherche de Gmail me simplifie les choses. Je n’ai jamais eu aucun problème avec ce système.

C’est donc tout ce qu’il faut faire pour avoir une boite de réception zen : vérifiez vos courriels à des intervalles de temps réguliers, effectuez une action pour chaque email (ou notez-le dans une liste de choses à faire) et archivez-les.

Article original écrit par Leo Babauta.

Avant de prendre congé de vous, je vous invite à voir la vidéo ci-dessous. Dans cette vidéo, je partage des astuces supplémentaires pour gérer vos courriels et regagner votre sérénité.