Petite astuce de productivité d’un maître zen

Note : cet article est une traduction de l’article The Little Productivity Tip of a Zen Master de Léo Babauta. C’est donc lui qui s’exprime dans le “je” de cet article !

Il y a peu j’ai croisé une amie, Susan O’Connell (maître zen et vice-présidente du San Francisco Zen Center), et elle a fait quelque chose d’assez démodé.

Quand j’ai dit qu’on devrait prendre un thé un de ces jours, elle a immédiatement fouillé dans son sac et en a sorti un agenda papier, et elle a suggéré qu’on choisisse une date tout de suite.

Je lui ai dit, « Non, t’es pressée, on peut fixer une date plus tard. »

Elle a répondu qu’elle essayait de ne gérer chaque chose qu’une seule fois.

C’est un conseil un peu à l’ancienne, et une chose que j’ai faite par le passé, mais cela fonctionne.

Ne gérer chaque chose qu’une seule fois. Le faire maintenant. Puis le sortir de votre esprit, et se concentrer uniquement et totalement sur la prochaine chose importante.

Le faisons-nous pour la plupart ? Nous voyons une liste de mails, et nous nous disons, « Je vais y répondre plus tard. Je déciderai plus tard. » Nous voyons une facture ou une autre lettre, et nous le mettons de côté pour plus tard.

Nous remettons les petites décisions et tâches pour plus tard, et elles s’empilent, pesant sur nous dans un coin de notre tête, nous pressant jusqu’à ce qu’on s’écroule sous le poids des « plus tard ».

Essayez de les gérer immédiatement.

Si vous ouvrez un mail, prenez la décision le concernant immédiatement. Planifiez le rendez-vous sur votre calendrier, répondez, faites la petite tâche qui cela implique, ou si cela prend trop de temps, alors mettez-la sur votre liste de choses à faire ─ mais évitez si vous le pouvez. David Allen suggère la règle des deux minutes : si la tâche prend moins de deux minutes, faites-la maintenant. Je suggère même cinq minutes, voire 10, ce qui signifie que vous avez une chose de moins dont vous occupez.

En tout cas, archivez le mail une fois que vous l’avez traité, ou supprimez-le. Vous en avez fini avec lui. Passez au suivant, et recommencez.

Cela s’applique à tout le reste : mails, paperasse, appels, requêtes des autres. Gérez-les immédiatement, ou prévoyez une date pour vous en occuper plus tard si nécessaire.

Quand vous avez fini de vous servir de quelque chose, mettez-le de côté immédiatement et évitez un futur désordre. C’est également comme ça que je tiens le désordre à distance. Quand vous cuisinez, lavez au fur et à mesure pour éviter un gros bazar dans la cuisine.

Quand votre enfant réclame de l’attention, donnez-lui-en immédiatement.

Quand votre femme commence à vous parler, laissez de côté votre ordinateur, votre iPad ou votre portable, et parlez-lui tout de suite.

Cela signifie que vous traitez chaque chose sur le moment, puis que vous passez au suivant. Votre esprit n’est pas tiraillé dans un million de directions en même temps.

C’est l’inverse de certains conseils que j’ai pu donner auparavant, parce que cela peut signifier que vous bougez souvent en fonction des caprices des autres ─ de ce qu’ils pensent qui est important, pas vous. Et cela peut être un problème. Vous ne voulez pas être simplement réactif. Je préfère faire ce que je pense être important.

Mais un équilibre peut être trouvé. Quand vous traitez un mail ou un autre type de communication, faites-le immédiatement. Quand vous décidez de travailler sur quelque chose d’important, supprimez tout le reste, coupez les communications, et concentrez-vous simplement sur cette unique tâche importante. Ne vous dispersez pas.

Je fais cela, globalement, depuis que Susan m’a rappelé cette petite astuce de productivité, et cela marche merveilleusement bien. Je ne suis pas parfait ─ il y a quelques tâches que j’ai repoussées, surtout parce que je n’ai pas la possibilité de les faire immédiatement, mais j’ai plutôt bien réussi à gérer la majorité des choses maintenant.

Essayez, et exercez vous tout au long de la journée, et faites-moi savoir si cela fonctionne pour vous.