« Ce n’est pas le travail qui tue les gens, c’est l’inquiétude. Ce n’est pas la révolution qui détruit les machines, c’est la friction. » ~Henry Ward Beecher
Quelle part de votre journée consacrez-vous aux tâches d’administration au détriment d’activités créatives ou d’autres travaux importants ?
Combien de temps passez-vous à répondre à vos courriels, à vos messages instantanés ou à consulter vos réseaux sociaux, à effectuer des paiements, à remplir des documents, à classer des dossiers, à participer à des réunions, à conduire, à faire des courses, etc. ?
Quelle part de ce temps pourrait être consacrée à des tâches plus importantes ?
Imaginez un instant que vous soyez libéré de vos tâches administratives. Imaginez qu’il ne reste que les travaux essentiels que vous aimez faire.
Vous pourrez ainsi consacrer le reste de votre journée à créer, construire, réaliser des projets à fort impact.
N’est-ce pas merveilleux ?
Est-ce un doux rêve ? Sans doute, pour ceux qui n’ont que peu de contrôle sur leur travail.
Toutefois, si vous avez un plus grand degré de contrôle sur celui-ci, étudions la possibilité d’un « travail sans contrainte » ou même d’une « vie sans contrainte ».
Si vous n’avez que peu de contrôle sur votre travail, pensez à en changer.
Mon travail sans contrainte
Je suis conscient de ne pas avoir un emploi ordinaire.
Ce n’est, cependant, pas le fruit du hasard ; c’est plutôt le résultat d’une démarche volontaire.
Je suis, aujourd’hui, à la fois blogueur et auteur à succès.
L’année dernière encore, ces activités nécessitaient beaucoup de travail d’administration.
Si bien que j’ai engagé un assistant administratif pour m’aider et externalisé d’autres tâches.
Cependant, il n’est pas toujours aisé de recourir à des assistants, à des employés, à la délégation et à l’externalisation de tâches.
Chacun de ces éléments entraîne son lot de travail : envoyer des courriels ou effectuer des appels téléphoniques, effectuer le suivi des tâches, vérifier la qualité du travail, rédiger des contrats, réviser des clauses de contrats, donner des éclaircissements sur certaines tâches, licencier, recruter un meilleur employé ou une meilleure société de sous-traitance, payer les salaires, déclarer les impôts, etc.
Une meilleure solution consiste à simplifier les choses et éliminer les tâches superflues.
Ce que j’ai donc fait, de manière progressive :
- J’ai supprimé les commentaires sur Habitudes Zen, ce qui m’a épargné une énorme quantité de travail. Les commentaires transforment un grand blog en forum, où le blogueur devient modérateur. Il faut des heures pour modérer un grand blog. Et, bien que j’aie externalisé cette tâche pendant des mois, elle a toujours été un casse-tête majeur qui m’a exigé beaucoup de travail. Le fait de supprimer les commentaires, que seule une infime minorité de lecteurs consultait, m’a évité d’avoir à effectuer ce travail d’administration ou à engager un modérateur pour le faire.
- J’ai renoncé à toute activité qui m’obligeait à faire de la paperasse ou à effectuer des tâches d’administration. Cela m’a fait perdre des revenus issus de mes activités de conseil et autres, mais cela m’a aussi permis de consacrer beaucoup plus de temps à ce que j’aime faire.
- Lorsqu’un auteur invité me soumet un article, je ne le mets plus en forme moi-même. Je demande plutôt à l’auteur en question de le mettre lui-même en forme et me le soumettre pour examen. La plupart du temps, je n’ai plus qu’à relire et à publier l’article.
- Je me suis retiré d’un certain nombre de réseaux publicitaires qui me demandaient toujours de faire du travail d’administration. C’était une perte de revenus, mais cela a aussi simplifié mon site web. Aujourd’hui, je ne vends plus qu’une publicité par mois (que j’ai également commencé par supprimer), et je ne fais pratiquement aucun travail — l’annonceur appuie sur un bouton PayPal pour réserver l’annonce, et m’envoie par courrier électronique l’image de l’annonce et le code de liaison.
- J’ai pratiquement supprimé la gestion du courrier électronique de mes activités journalières, excepté pour les projets de collaboration (qui sont rares). Le temps que je consacre aux courriels est passé de la moitié de ma journée à quelques minutes par jour.
- Je vends mes livres numériques directement par le biais du site e-junkie, et les paiements des affiliés sont également calculés automatiquement.
La gestion de mes blogs n’inclut presque plus de travail d’administration.
Elle se résume principalement à rédiger et à publier des articles.
Une fois par mois, je me connecte ensuite à mon compte PayPal, j’effectue les paiements d’affiliation et je transfère de l’argent sur mon compte bancaire (à partir de ce dernier, mes factures sont automatiquement payées et de l’argent est automatiquement transféré vers mon compte d’épargne).
Loin de moi l’idée de me vanter.
Je suis conscient d’avoir une vie plus facile que la plupart des gens.
Toutefois, elle a été ainsi bâtie de façon progressive et intentionnelle. Je me suis moi-même créé ce travail sans contrainte.
Quelles sont vos tâches d’administration ?
Faites l’inventaire de vos travaux : quelles sont les tâches d’administration qui vous prennent du temps ?
Complétez au fur et à mesure cette liste au cours des prochains jours.
En effet, vous ne vous rappellerez probablement pas toutes ces tâches en une fois.
À présent, posez-vous la question suivante : combien de ces tâches peuvent être éliminées ? « Très peu » me répondrez-vous, car vous êtes pour la plupart des pros de ce mode de fonctionnement.
« C’est la seule façon de faire les choses », ajouteriez-vous. Toutefois, il s’agit d’une limitation factice.
Demandez-vous plutôt comment vous pouvez changer cette manière de faire.
Comment y parvenir ? Pensez de manière radicalement différente.
Pour éliminer ces tâches, vous devrez peut-être procéder à des changements importants au fil du temps, mais l’avantage est que vous gagnerez aussi du temps.
Voici quelques exemples :
- Si vous avez l’habitude de gérer la paperasse, pouvez-vous exiger que les formulaires soient désormais remplis numériquement, éventuellement en ligne ? Cela vous dispensera d’une grande partie du travail et, si votre base de données est correctement configurée, cela vous permettra de ne plus avoir à classer vos documents.
- Si vous passez beaucoup de temps à répondre à des appels ou à des courriels, pouvez-vous fournir à vos clients d’autres moyens d’obtenir des informations ou d’accomplir des tâches ? Vous pourriez par exemple proposer une FAQ en ligne, afin de répondre aux questions les plus courantes (comme le fait Google dans le cadre de son service support technique), ou fournir des pages web sur lesquelles vos clients pourront automatiquement télécharger des produits ou effectuer d’autres tâches sans que vous ne soyez le point de passage obligatoire ? Ou pouvez-vous plutôt transférer ces demandes à un tiers ?
- Désabonnez-vous également des bulletins d’information, des notifications, etc., pour ne pas avoir à passer du temps à les gérer dans votre boîte de réception. Examinez chaque courriel qui vous parvient et posez-vous la question suivante : « Comment ne plus en recevoir ? »
- Pouvez-vous éliminer les réunions, ou du moins vous y soustraire ? Comment obtenir des informations sans réunions ? Comment réaliser des projets sans réunions ?
- Si vous travailliez à domicile, vous n’auriez pas à faire la navette ou à effectuer de nombreuses autres tâches associées au travail dans un bureau. Bien entendu, cela n’est pas toujours possible, mais on peut souvent s’efforcer d’atteindre cet objectif.
- Pouvez-vous renoncer à des clients ou à des segments de votre activité, perdant ainsi une partie de vos revenus, mais éliminant tout le travail d’administration qui en découle ? Le temps libre obtenu pourrait être consacré à la création d’une activité qui compenserait largement la perte de revenus.
- Pouvez-vous éliminer les fonctionnalités qui ne sont pas indispensables à votre travail, afin de ne pas avoir à faire tout le travail nécessaire à leur maintien (de la même manière dont j’ai supprimé les commentaires de mon blog) ?
- Pouvez-vous arrêter de vous préoccuper autant des questions de croissance, de clients, de concurrents, de statistiques, etc. — et vous concentrer plutôt sur ce que vous aimez faire ? Sam Brown, concepteur et développeur de sites web, illustre bien ce propos : « J’avais l’habitude de stresser énormément au sujet de mon entreprise, de mes clients, de la quantité de travail que j’abattais et de mes concurrents — mais dès que j’ai cessé de me préoccuper de tout cela et que je me suis concentré sur la réalisation de travaux de qualité qui me satisfaisaient, cela a réellement fait une grande différence, pour moi et pour mon entreprise. »
- Si vous pensez qu’une tâche est nécessaire dans les conditions actuelles, pensez à modifier ces conditions.
Ce ne sont que quelques idées et questions pour vous aider à commencer, mais vous pouvez constater que, si vous redéfinissez radicalement votre travail, vous pourriez être en mesure d’éliminer un grand nombre de tâches d’administration.
Vous pourrez ainsi consacrer plus de temps à ce qui compte vraiment.
Passer du travail sans contrainte à une vie sans contrainte
Ce concept visant à éliminer les travaux d’administration peut également s’appliquer à votre vie personnelle.
Imaginez que vos temps libres comportent le moins de corvées, de courses, de formalités administratives et d’engagements possible.
Vous seriez libre de faire ce que vous aimez le plus.
Je ne peux pas prétendre y être complètement parvenu, mais j’ai fait d’énormes progrès vers une vie sans contraintes.
Bien entendu, j’ai encore des corvées à faire (vaisselle, lessive, etc.), mais j’ai réussi à éliminer plusieurs tâches personnelles :
- Je ne paie plus de factures physiquement. Soit je les paie à l’avance lorsque je reçois un gros paiement forfaitaire, soit je mets en place des paiements automatiques chaque mois. Toutes mes transactions étant électroniques, je ne vais jamais à la banque.
- Je ne classe plus mes documents personnels. J’ai opté pour le zéro papier, de sorte que tous les documents que je devais conserver et tout le reste sont disponibles en version numérique. Même les contrats sont numériques.
- Les tâches ménagères sont minimes. Ma femme fait certes la lessive, mais nous nous répartissons la cuisine et le ménage, la plupart du temps sans frustration. En effet, nous avons une maison assez sobre. Elle est toujours relativement propre.
- Les courses sont également réduites au minimum. Elles consistent principalement à aller à l’épicerie ou au bureau de poste, et grâce à notre déménagement l’année dernière, ces endroits sont désormais accessibles à pied. Nous faisons donc souvent ces courses à pied. Cela nous permet de faire de l’exercice et de profiter du plein air.
Nous n’avons pas grand-chose d’autre à faire, si ce n’est des activités de couple et des activités avec nos enfants.
Rien que des activités amusantes. Nous avons pu en finir avec une grande partie des contraintes de la vie.
Travail sans contrainte : Avertissement
Il n’est pas toujours facile de réorganiser son travail et sa vie.
Il n’est pas facile de se débarrasser des contraintes que représentent les tâches administratives. Malgré tout, une fois que vous y parvenez, c’est tout simplement merveilleux.
Cependant, vous serez probablement tenté de consacrer votre temps libre à l’envoi de courriels, à l’utilisation des réseaux sociaux, à la lecture de blogs, etc.
Je ne dis pas que vous ne devriez pas le faire, mais avant cela, réfléchissez à comment vous voulez vraiment passer ce temps.
Voulez-vous vraiment gagner du temps en éliminant les contraintes pour ensuite le gaspiller à vous distraire ?
J’aime beaucoup ne rien faire, rester seul, me détendre et jouer. Si c’est ainsi que vous choisissez d’utiliser votre temps libre, je m’en réjouis.
Vous pourriez toutefois consacrer ce temps à une activité créative. Et c’est là un des véritables avantages que procure un travail et une vie sans contraintes.
Consacrez ce temps à ce que vous aimez, à vivre votre passion.
Créez quelque chose de nouveau et de beau. Vous ne le regretterez pas.
« Le monde est vaste, et je ne gaspillerai pas ma vie en frictions alors qu’elle pourrait être transformée en élan. » — Frances E. Willard
Article original écrit par Léo Babauta.
