4 astuces et 3 exercices pour simplifier vos journées sans sacrifier vos objectifs

Comment simplifier vos journées sans sacrifier vos objectifs ? Vous avez remarqué à quel point les journées se remplissent vite ? Tous les événements qui surviennent non-stop du matin au soir ? Le téléphone qui sonne. Les emails qui arrivent. Les notifications du smartphone (la plupart du temps, des infos inutiles des copains qui ont liké un de vos posts). Les collègues qui débarquent dans votre bureau. Il faut être réaliste. Vos journées filent à 200 km/h. Ce n’est même plus une autoroute, c’est le TGV (sans les grèves de la SNCF).

De plus en plus de choses à faire. Et du coup vos journées sont saturées avant même d’avoir démarrées. Avec cette sensation stressante que vous n’arriverez pas à en voir le bout. Et si la solution était là justement ? Arrêter de vouloir tout faire.

Car oui, il est possible de réaliser vos objectifs, vos projets, vos rêves, sans finir en burnout.
La solution ? Simplifiez.

Léonard de Vinci (ce qui ne date pas d’hier) a dit : « La simplification est la sophistication ultime ».

Voyons ensemble 4 conseils et 3 exercices pour vous rapprocher de la sophistication. Conseils et exercices que vous pouvez mettre en œuvre, pour simplifier votre journée. Et reprendre le contrôle sur vos activités.

La suppression des parasites

• La ressource la plus rare

C’est le premier point. Tenir à distance les perturbations extérieures. Parvenir à recréer votre bulle. Celle dans laquelle vous êtes bien. Cela ne signifie pas vous enfermer en mode homme des cavernes avec une massue et assommer le premier qui s’approche. Au contraire, il s’agit de choisir vos moments. De choisir vos interlocuteurs. Et bannir le reste.
Facile à dire ? Oui mais pas si compliqué à faire. Je vous explique.

Quelle est votre ressource la plus rare ?

Non, ce n’est pas l’argent. Car certes vous pouvez en perdre (parfois beaucoup) mais vous pourrez toujours en gagner à nouveau (parfois beaucoup aussi).
Cette ressource, c’est votre temps. Celui-là, quand vous le consommez ou quand vous le donnez, vous ne le récupérez jamais. Pourtant, la plupart des gens (moi y compris) donnent plus souvent de leur temps que leur argent.  Le copain qui a besoin de bras pour le déménagement, le collègue de boulot qui bloque sur un dossier, le voisin qui vous sollicite pour un coup de main dans son jardin.

Prendre soin de son temps, comme une ressource rare, un trésor, c’est comprendre qu’il est au cœur de vos journées, de vos activités.

• Comment rester maître de son temps

La première chose à faire ? Garder le contrôle sur l’attention que vous donnez aux sollicitations extérieures. C’est mon cheval de bataille. J’en parle souvent. Parce que c’est tellement important. À notre époque, contacter quelqu’un, même à l’autre bout de la terre, même quelqu’un que l’on ne connaît pas, cela se fait en 3 clics.

Facebook, Whatsapp, Tweeter, les emails… Tous ces outils sont formidables. Ou au contraire de vrais vampires suceurs de temps qui vont vous pomper jusqu’à la moelle. Ils sont passés maîtres dans l’art de vous solliciter de manière indésirable. Ce sont les Dracula du 21eme siècle qui agissent dans l’ombre, 24h sur 24, sans que vous n’en preniez vraiment conscience.

Fermer la porte (ou la laisser juste entrouverte) à ces vampires des temps modernes est un excellent moyen de vous simplifier la vie. Et pour cela, pas besoin d’ails ou d’eau bénite. Quelques réglages sur votre smartphone feront l’affaire.
Le secret ? Simplifier son utilisation. Votre ennemi ? Les notifications.

Ces petits riens, qui font vibrer et clignoter votre téléphone jusqu’à que vous lui consacriez du temps. Et là, 2 solutions s’offrent à vous.

1. Désinstaller totalement l’application. Radical et efficace.
2. Désactiver les notifications.

Soyez honnête. Avez-vous besoin d’être au courant chaque fois qu’il se passe quelque chose sur vos publications Facebook ? J’en doute fort. Tentez le coup. Juste quelques jours. Pour voir. Je parie que vous allez apprécier.

Une bonne chose de faite. Voyons la suite.

Simplifier vos journées – Moins = Plus

• Prendre soin de votre coffret

C’est un exemple que j’aime beaucoup. Imaginez votre journée comme un coffret. Précieux. Il contient ce qui il y a de plus cher pour vous. Autant de petits cubes que sont vos 24 heures quotidiennes. Quand ces 24h sont placées dans votre coffret, il n’y a plus de places pour le reste. C’est aussi simple que cela.
On ne crée pas de temps. Alors pour en avoir plus, il faut en libérer. Vous devez donc enlever des cubes de votre coffret.

C’est bien beau, mais comment faire ? Comment retirer des choses de votre coffret ? Vous allez me dire que tout est important.

Je vous propose un exercice. Vous devez commencer par faire un inventaire de vos activités. De quoi sont composées vos journées ou vos semaines ? Faites une belle liste. Ensuite, pour chaque ligne de cette liste. Demandez-vous ce que cela changerait de ne pas la réaliser. Pas si facile, je vous l’accorde.
Mais vous savez ce qui fait souffrir le plus lorsque l’on fait cet exercice ? Prendre conscience que l’on gaspille pas mal de temps sur une journée en futilités.

Voici 2 choses ce que j’ai sorti de mon coffret et qui m’ont redonné du temps pour entre autres développer mon activité.

1. La première : le surf intempestif et sans but sur internet. Le mode zombie qui erre de site en site sans savoir ce qu’il cherche ni pourquoi il est arrivé là. Vous voyez le truc. Vous partez d’un lien sur Facebook qui parle de fitness et vous finissez 30 minutes plus tard à lire des articles sur les futures élections présidentielles.
2. La seconde : les séries TV. À une période, je regardai en moyenne de 2h de série par jour. Raisonnable ? Clairement pas. Juste du gaspillage de temps qui pourrait être mieux employé. Un épisode de temps en temps c’est suffisant.

Simplifier vos journées – Le double effet kiss-cool

Le plus beau ? Cet exercice a un avantage masqué. En faisant le tri dans vos activités, vous allez commencer à augmenter vos exigences en termes de qualité. Quand on consomme peu, on s’attache à consommer bien. Si vous n’allez au restaurant que 5 fois dans l’année, vous n’irez pas chez MacDo.

Ce point est capital. Car si vous ne prenez pas soin de votre coffret, il y aura toujours quelqu’un d’autre pour le remplir à votre place. Un patron avec des heures sup’. Un collègue qui a besoin d’aide avec son fichier Excel.

En revanche les bénéfices sont quasi immédiats.

• Moins de choses à faire, c’est moins de stress.
• Moins de choses à faire, c’est plus de chance de terminer ce qui est démarré.
• Et moins de choses à faire, c’est plus de temps. Pour vous, pour vos proches, pour votre famille.

Vous pouvez aussi l’apprendre « à la dure ». Quand une contrainte externe vous y oblige. Le meilleur exemple de ce cas ? L’arrivée d’un premier enfant. Effet garanti. Et radical. Je le sais car j’en ai fait l’expérience. L’énergie que demandent ces petits bouts est tellement gigantesque que votre coffret va se vider tout seul. Pour mieux se remplir de l’attention qu’ils vont vous demander. Les périodes de temps calmes vont naturellement vous forcer à les consacrer aux sujets importants. Car vous n’aurez tout simplement plus le temps pour les choses vraiment inutiles.

Ma méthode pour simplifier vos activités

Faîtes de la cuisine

Quand vous réalisez une tâche, vous la faites toujours de la même façon n’est-ce pas ?

Un peu comme une recette de cuisine que vous suivez à la lettre.

• Les mêmes ingrédients.
• Les mêmes quantités
• Et les mêmes ustensiles.

Cela garantit le résultat.

Mais pourquoi ne pas revoir vos recettes pour les faire plus simplement ?

Simplifier vos journées – Comment simplifier

Un bon point de départ, c’est de reprendre la liste de vos activités de l’exercice précédent (je ne vous ai pas fait travailler pour rien n’est-ce pas ?). Pour chacune des activités de votre liste, est-ce que vous pouvez lui appliquer l’un de ces 3 choix ?

• La déléguer
• La simplifier
• L’automatiser

Déléguer, c’est faire exécuter la recette par quelqu’un d’autre. Un collaborateur, un sous-traitant, un pote (qui ne le restera peut-être pas du coup), etc…

Simplifier, c’est reprendre la recette de cuisine de votre activité et voir s’il n’y a pas possibilité de la faire différemment. Avec d’autres ingrédients, d’autres ustensiles.

Automatiser, c’est la cerise sur le gâteau. Un outil se charge de la faire toute seule. Il existe une foule d’outils en ligne pour vous aider à automatiser des tâches. Vous pouvez regarder du côté des sites comme Zapier et IFTTT qui permettent simplement de déclencher des actions suite à un événement précis.

C’est du chinois tout cela ?

Simplifier vos journées – Un exemple d’automatisation

J’ai un service Zapier qui, pour chaque rendez-vous Skype planifié dans mon agenda Google, me crée automatiquement une note dans Evernote 15 minutes avant le début du rendez-vous. Cela me permet quand démarre l’appel d’avoir directement sous la main un document prêt pour prendre des notes. Sinon, j’oublie de le faire 9 fois sur 10.

Les possibilités sont infinies. Le but ? Automatiser les tâches pénibles, rébarbatives, sur lesquelles vous avez 0 valeur ajoutée. La magie de cet exercice, c’est que vous pouvez combiner les 3 solutions entre elles. Simplifier une partie de l’activité, en automatiser une autre et déléguer ce qu’il reste.

Prêt pour aller encore plus loin ?

Les tâches urgentes VS les tâches importantes

Comment privilégier l’urgent sur l’important ? C’est souvent le nerf de la guerre. Sur quel sujet allez-vous bosser aujourd’hui ? Les tâches urgentes ou les tâches importantes ? Sur la stratégie marketing à venir ou sur les bugs de votre site web ? La différence entre urgence et importance

• L’urgence, c’est l’eau bouillante qui déborde de la casserole de pâtes. C’est le vase qui s’est pulvérisé sur le sol. L’urgence, elle nécessite votre attention. Là. Maintenant. Tout de suite. Pas dans 1h. L’urgence, vous ne le gérez pas, vous la subissez. C’est pour cela qu’il faut apprendre à la limiter. Surveiller l’eau qui bout. Reculer le vase sur le meuble.

• L’important, c’est votre santé. Ce sont vos finances, la stabilité de votre famille, l’éducation de vos enfants. L’important, c’est l’impact qu’aura demain le travail que vous faites aujourd’hui.

Comment choisir

Un dernier exercice pour vous. Toujours dans la liste de vos activités. Quelles sont celles qui sont importantes ? Celles sur lesquelles vous devez mettre votre focus, votre énergie, au détriment des autres. Quelles sont celles qui vont vous rapprocher de vos objectifs ?
Celles qui vont contribuer un peu plus, chaque jour à concrétiser vos rêves. Simplifiez encore un peu votre liste.

En mettant vos efforts sur ces actions et uniquement ces actions, vous allez ajouter du carburant dans le moteur. Faire avancer la machine dans le bon sens.

Vous avez tenu jusqu’ici ? Bravo. Je ne résiste pas à l’occasion de vous donner un dernier conseil.

Simplifier vos journées – Au boulot

Lire c’est bien. On apprend beaucoup. Mais une fois que l’on a terminé, souvent, on oublie. On passe à autre chose. On zappe à la vitesse de l’éclair.

Mon dernier conseil sera donc de vous inciter (fortement) à faire les exercices que je vous ai expliqué. Pas plus tard. Pas demain. Car demain est synonyme de jamais.

Simplifiez encore et encore. Pour ne retenir dans les mailles de votre filet que les plus gros poissons. Ceux qui vont nourrir un régiment. Et pas les 2 sardines qui se battent en duel. Parce que simplifier permet d’y voir plus clair. De sortir la tête de l’eau et de respirer sans étouffer.
Je ne suis pas inquiet. Je sais que si vous désirez renverser votre mode fonctionnement, vous allez le faire.

Benjamin du blog Gerer-son-temps.com