Antidotes à la surcharge de travail

Nous sommes très nombreux à être trop stressés, trop occupés, débordés, surchargés de travail.

Cela conduit à l’épuisement, à la détérioration de notre santé, à la détérioration de nos bonnes habitudes, à la dépression, au burnout et au mal-être. La surcharge de travail n’est pas une recette pour le succès encore moins pour le bonheur.

Un certain nombre de facteurs conduisent à la surcharge de travail, mais ceux que je présente ici font partie des plus courants :

1. Exercer un métier qui vous oblige à travailler au point de ne plus avoir le contrôle de votre emploi du temps ou de votre charge de travail.

2. Devoir exercer plusieurs emplois pour payer les factures et avoir l’impression de ne pas pouvoir faire quelque chose afin d’inverser la situation.

3. Prendre trop d’engagements et vous surcharger au point d’avoir l’impression que vous travaillez tout le temps alors même que vous n’avez pas l’impression d’en faire assez.

4. Être toujours connecté, répondre à tous les messages, vérifier toujours les courriels, accomplir toujours un millier de tâches. Au final, vous êtes toujours stressé et débordé.

Les deux premiers problèmes sont difficiles à résoudre, car ce sont des situations que vous ne contrôlez pas vraiment. Nous allons donc d’abord parler de l’antidote à ces problèmes.

Les deux autres sont évidemment liés et se chevauchent beaucoup. Ils sont généralement plus courants que les deux premiers, d’après mon expérience — même si parfois on assiste plutôt à une combinaison des deux premiers et des deux derniers facteurs.

Antidote 1 à la surcharge de travail : Apporter un changement structurel à votre vie

Si vous avez un emploi qui vous expose à la surcharge de travail, ou si vous avez deux emplois ou plus, l’expérience pourrait être un peu plus complexe. En effet, vous êtes surchargé de travail et cela mène à une catastrophe.

La solution, c’est de procéder à un changement structurel à votre vie.

Voici quelques idées de changements structurels que vous pouvez envisager :

• Soyez plus concentré et trouvez le moyen d’être plus efficace afin d’accomplir votre travail en peu de temps (voir la section suivante). Cela vous permet de gérer la même charge de travail sans passer autant de temps à le faire.
• Réduisez votre charge de travail — si vous avez la possibilité de contrôler ce facteur, trouvez un moyen de supprimer les tâches moins importantes et de vous concentrer sur les tâches plus prioritaires (encore une fois, je vous invite à voir la section suivante). Si vous ne contrôlez pas votre charge de travail, alors vous devez en parler à votre direction. Vous ne pouvez pas tenir ce rythme et votre direction n’a probablement pas envie de vous perdre. Dites à vos supérieurs que vous serez plus efficace et plus concentré si vous travaillez uniquement sur les tâches prioritaires, et vous souhaitez le faire en moins d’heures. Proposez à votre hiérarchie de supprimer les tâches moins importantes de votre charge de travail.
• Si vous avez deux emplois ou plus, trouvez une activité complémentaire qui vous rapporte plus d’argent par heure que vos emplois actuels. Oui, je crois que c’est possible (pour la plupart des gens). Concentrez-vous sur cette activité et moins sur les autres.
• Fixez-vous des limites — discutez avec votre supérieur ou avec le directeur des ressources humaines et expliquez que vous ne pouvez pas tenir le nombre d’heures qui vous est confié. Fixez une première limite par rapport à vos heures de travail et une autre sur le nombre de messages auxquels vous êtes censé répondre (afin de pouvoir vous concentrer et en faire plus). Beaucoup de gens ont peur d’entamer ce genre de discussion avec leur supérieur, mais croyez-moi, c’est moins effrayant que la surcharge de travail.
• Réduisez vos heures de travail.
• Changez de travail.

Lequel de ces changements structurels pouvez-vous implémenter dans votre vie ? Y a-t-il d’autres changements que vous devriez envisager ?

Antidote 2 à la surcharge de travail : Se concentrer tout en lâchant prise

Cette astuce peut sembler contradictoire au premier abord, car je vous suggère de travailler plus dur, mais en gardant le frein à main.

En réalité, je ne conseille pas ici de travailler plus dur, mais plutôt de travailler avec plus d’efficacité et de concentration. Avec un tel changement, vous pouvez avoir un plus grand impact tout en effectuant moins de tâches. Mon premier livre, The Power of Less (une nouvelle édition est sortie au Royaume-Uni), portait précisément sur cette idée.

Remarquez que je ne vous suggère pas non plus de travailler pendant le même nombre d’heures tout en étant plus efficace, afin de pouvoir en faire plus. Non ! Ici vous êtes appelé à travailler moins en laissant tomber les tâches supplémentaires que vous faites et en supprimant l’envie de toujours travailler.

Cela vous permet de vous ressourcer. Les personnes les plus performantes comprennent que leurs périodes de repos et de récupération sont tout aussi importantes que les périodes de travail, autrement elles tombent dans le burnout.

Pour utiliser cet antidote, il y a deux étapes principales que vous devez respecter :

1. Se concentrer et avoir un meilleur impact.

2. Faire moins en s’imposant un temps de repos.

Antidote 3 à la surcharge de travail : Se concentrer davantage et avoir plus d’impact

J’ai écrit un livre (et créer un module de formation) en 4-5 jours parce que j’étais plus concentré et je me suis focalisé sur une seule tâche à fort impact chaque jour (l’écriture). J’ai lancé des cours, organisé des programmes, des retraites et des ateliers, et bien d’autres choses encore, en étant plus concentré et plus efficace qu’auparavant. Je crois que les personnes les plus performantes au monde font de même, pour la plupart.

Comment procéder ? C’est assez simple :

1. Concentrez-vous sur les tâches qui ont le plus d’impact. Ce n’est pas nouveau — j’ai écrit à ce sujet il y a plus d’une décennie dans The Power of Less, Tim Ferriss en a parlé dans la semaine de 4 heures, et récemment j’ai lu un auteur qui en parlait dans un livre appelé The One Thing. C’est aussi souvent appelé le principe de Pareto : 20% de vos tâches rapportent 80% des résultats (ne vous concentrez pas sur les chiffres, c’est plutôt le principe en lui-même qui est important ici). Focalisez-vous donc sur ces 20% de tâches à fort impact et accomplissez-les. Faites-le dès que vous avez fini de lire cet article — quelles sont les 1 à 3 tâches les plus importantes de votre liste de choses à faire ?

2. Concentrez-vous uniquement sur la tâche la plus importante. Même si vous avez 3 tâches importantes, concentrez-vous uniquement sur la tâche la plus importante selon vos priorités. Concentrez-vous sur la seule chose qui vous permettra d’obtenir le plus de résultats aujourd’hui, qui aura le plus grand impact sur votre carrière, sur vos objectifs à long terme, etc. Laissez les autres tâches importantes de côté pour l’instant, et faites-en sorte que cette tâche unique occupe tout votre univers. Concentrez-vous absolument sur cette tâche et oubliez tout le reste pour le moment. Je vous recommande surtout de couper internet et votre téléphone s’ils ne doivent pas servir dans l’accomplissement de la tâche.

3. Réservez du temps pour cette tâche et faites-en de même pour les autres tâches que vous devez accomplir. Si une tâche est suffisamment importante pour que vous vous concentriez dessus, alors elle est suffisamment importante pour que vous réserviez un bloc de temps pour elle dans votre journée. Dans votre agenda ou simplement sur une feuille de papier, marquez le nombre d’heures que vous allez consacrer à la tâche — il peut s’agir de 3 à 4 heures. Réservez une heure pour vos deux autres tâches les plus importantes. Ensuite, bloquez du temps pour les autres choses que vous devez accomplir dans la journée, y compris les tâches comme répondre aux courriels et aux messages.

Si vous pouvez vous concentrer davantage sur les tâches à fort impact, vous n’aurez pas besoin de travailler autant que vous le faites actuellement. Vous aurez plus qu’assez de temps pour les choses importantes.

Évidemment, quelques-unes des tâches les moins importantes s’accumuleront. C’est un risque à courir et même dans ce cas, vous ne devez pas vous mettre en tête qu’il vous faut tout faire. Vous devez aborder ces tâches par ordre de priorité.

Si vous travaillez de cette façon, l’idée même d’avoir trop peu de temps pour vous occuper d’un nombre incalculable de choses deviendra obsolète. Vous avez suffisamment de temps. Il vous faut simplement apprendre à utiliser plus efficacement votre temps, en travaillant sur les priorités.

Antidote 4 à la surcharge de travail : Faire moins en respectant le temps de repos

Nous n’avons pas l’habitude de nous imposer un temps de repos pour nous ressourcer à cause notamment des pressions de la société dans laquelle nous évoluons. Dans notre monde, tout le monde veut en faire toujours plus. Aujourd’hui, nous voulons être toujours connectés, nous voulons accumuler toujours plus de choses et répondre à tout message ou notification.

Combien de fois prenez-vous une heure ou deux pour aller vous promener sans lire ou écouter quoi que ce soit d’utile ? Pour trouver le silence et le temps de vous adonner à la contemplation ? Pour trouver de l’espace pour vous-même, trouver un espace pour respirer ?

Nous n’accordons pas d’importance à ces choses, mais elles sont très importantes. Nous ne pouvons pas atteindre notre plein potentiel sans ces petites habitudes.

Il nous faut donc trouver le temps de nous reposer et de nous ressourcer. Voici comment procéder pour ce faire :

1. Prévoyez du temps pour vous ressourcer. De même qu’il vous faut prévoir du temps pour vous occuper des tâches à fort impact, vous devez également mettre du temps de côté pour vous reposer et vous ressourcer. À quelle heure éteignez-vous vos appareils ? (Indice : il est intéressant de le faire au moins une heure avant de vous coucher). À quelle heure dormez-vous ? La plupart des gens dorment peu parce qu’ils s’accrochent tout le temps à leurs appareils, mais cela affecte leur sommeil et toute leur journée le lendemain. À quelle heure arrêterez-vous de travailler pour aller vous promener, méditer, faire de l’exercice ou simplement trouver un endroit tranquille ? Allez-vous prendre le temps de profiter du silence les matins avant de démarrer votre journée ? Réservez du temps pour vous reposer et vous ressourcer et profitez-en !

2. Profitez de ce temps réservé en cessant toute activité. Si vous ressentez l’envie de consulter des messages, des courriels, des nouvelles, des blogs, des sites web, des médias sociaux, ne le faites pas. Arrêtez tout ! Si vous ressentez l’envie de vérifier des messages et des courriels, marquez-le dans votre agenda. Lorsque vous sentez que vous avez envie de consulter les médias sociaux, créez un espace une fois par jour pour le faire. Vous ne pouvez pas avoir l’habitude d’être toujours connecté si vous voulez être concentré et avoir de l’impact, et aussi avoir du temps pour vous reposer. Il vous faudra choisir entre être constamment connecté et avoir une organisation qui vous permet d’être concentré, d’avoir de l’impact et de trouver le temps de vous reposer.

3. Créez un mantra. Cet espace que vous avez créé pour vous ressourcer est un cadeau extraordinaire, mais au début vous ne serez pas très à l’aise. En effet, vous voudrez vérifier certaines choses, faire plus de choses ; vous vous sentirez coupable de ne pas travailler, vous ne serez pas présent. C’est parce que votre esprit est entraîné pour ne pas valoriser le temps de repos, et ne pas valoriser l’espace. Vous lui avez appris à en faire toujours plus parce que c’est ce que vous avez toujours fait. Alors, créez plutôt un mantra qui valorise cet espace. Créez un mantra qui vous aide à considérer ce moment comme un cadeau, qui souligne que ce moment, tel qu’il est, est suffisant.

Apprenez à être heureux pendant les moments où vous êtes déconnecté, où vous ne travaillez pas, où vous êtes présent avec vos proches, présent avec vous-même. Apprenez à être heureux quand vous bougez, allez au contact de la nature et êtes actif autrement.

Ce n’est que lorsque vous pourrez faire ces changements que vous aurez enfin le remède à la surcharge de travail. Vous pouvez le faire !

Article original écrit par Léo Babauta.

Comme expliqué plus haut, la fameuse méthode 80/20 peut vous aider à éviter la surcharge de travail. Je vous propose de nous étendre un peu plus sur cette méthode et de voir comment l’utiliser efficacement dans la vidéo du jour. Bien sûr, je vous invite à partager vos avis en commentaires par rapport à tout ceci.