Chaud Business : 4 astuces anti-stress pour les organisateurs de spectacles

Note : cet article invité sur le Chaud Business a été écrit par Sébastien Jurczys du blog monter-un-spectacle.com

Vous êtes metteur en scène débutant, enseignant ou directeur d’école, animateur de quartier, chef scout, professeur d’une discipline artistique, etc. et vous aimeriez monter un grand spectacle pour montrer les talents de vos équipes. Excellente idée !

Vous vous demandez par quel bout commencer ; quelles sont les priorités ; quelles sont les obligations et surtout, comment faire pour que le spectacle soit sympa sans que l’organisation vous rende complètement fou J

C’est normal. On passe tous par cette phase de questionnement. La bonne nouvelle, c’est que d’autres sont passés par-là avant vous et connaissent les petits trucs pour vous éviter le pire. Je ne vais donc pas beaucoup parler de qualité artistique ici, mais de « façons de s’y prendre » pour ne pas devenir fou et ne pas finir ultra stressé 😉

Je vous en liste quelques-unes ci-dessous alors suivez-moi.

1. Chaud Business – Entourez-vous

Peu importe la taille du spectacle que vous voulez monter, ce n’est pas l’affaire d’une personne. Beaucoup de choses peuvent (ou doivent) être déléguées si vous voulez garder la tête hors de l’eau. Je sais, vous avez l’habitude de faire cavalier seul, mais vous allez pourtant diviser les risques (artistiques et physiques) et le temps nécessaire par le nombre de personnes impliquées dans votre projet.

Voici une liste des choses à déléguer, à adapter selon l’ampleur de votre évènement :

• La scéno (conception et création des décors)
• Les costumes (conception et création)
• La technique (gestion des lumières et du son)
• La régie plateau (équipe d’accessoiristes s’il faut changer des décors sur scène)
• L’artistique (aide aux chorégraphies, à la création de l’histoire, aux musiques, etc.)
• L’accueil du public
• La vente des tickets
• La gestion du bar
• La gestion des coulisses (habillage, maquillage)
• Le montage/démontage de la scène (si vous jouez en extérieur, par exemple)
• L’administratif (assurance, sécurité, droits d’auteurs, budget, etc.)
• La publicité
• …

Ne vous découragez pas ! Vous allez y arriver ! J

Comme je vous l’ai dit, vous n’avez peut-être pas besoin de tous ces postes. Si vous vous contentez de faire danser vos élèves d’école dans la cour de récré, la gestion globale sera d’ailleurs bien plus restreinte (mais attention : ne rien considérer comme « gagné d’avance »).

À qui pouvez-vous demander ? Là aussi, la liste est longue (et tant mieux). On se sent parfois bien seul dans son bateau, mais c’est parce qu’on oublie de voir plus loin que le bout de son nez :

• Les parents d’élèves et, d’une manière générale, tous les proches des intervenants sur scène (Un petit rappel de ce qu’ils peuvent faire pour vous sur cette page : Les parents vous aident.)
• Vos proches à vous
• La municipalité (aides de la ville)
• D’autres entités administratives comme la Province, le Département, le Canton, etc. (visez aussi plus haut que la cité)
• Des organismes d’aides (à la jeunesse, aux seniors, aux églises… en fonction de votre groupe)
• Aux volontaires (faites passer des petites annonces, lancez des appels sur internet ! Ça réagira plus que vous ne le pensez. Beaucoup de gens aiment participer à « ce qui se passe dans l’ombre de la scène ».)

2. Chaud Business – Créez votre pyramide

Cela peut paraître très entrepreneurial comme vision des choses, mais plus votre équipe est grande, plus vous devez la construire en pyramide. Quand on dépasse les 3 ou 4 personnes (et encore, certains vous diront 2), il faut un décideur. Et il faut le choisir avant de se confronter aux grandes décisions. Ne vous placez pas tout en haut si vous ne vous sentez l’étoffe d’un chef bienveillant (pas besoin d’être le cliché du président autoritaire qui crie sur tout le monde) mais choisissez quelqu’un qui saura prendre la responsabilité des décisions. Tous les intervenants doivent savoir vers qui se tourner en cas de pépin ou simplement de questions.

Créez cette pyramide intelligemment, autrement dit proposez aux gens des postes qui leur correspondent. Si l’un de vos collègues est très bon en organisation, offrez-lui d’être le régisseur plateau, par exemple. S’il est plutôt doué dans le contact social, orientez-le vers le bar. De toute façon, en général les gens vous diront ce qu’ils veulent ou, plus souvent, ce qu’ils ne veulent pas faire. On retrouve souvent, par exemple, la personne qui ne veut pas prendre de responsabilité liée à l’argent.

Bien sûr, et c’est tout l’intérêt de la pyramide, les soucis rencontrés à chaque poste seront d’abord rapportés aux « chefs de postes » avant de monter tout en haut de la pyramide. S’il y a une équipe bar/boissons, il y aura un chef bar/boisson. Idem pour l’équipe scéno, idem pour l’équipe préparation de salle, etc.

Exemple : un accessoiriste se rend compte qu’il n’a pas le temps de vider la scène de toutes les chaises qu’on lui a attribuées. Il expose le problème au chef-accessoiriste. Celui-ci cherche un moyen de faire sortir deux chaises par un autre accessoiriste ou un comédien. S’il ne trouve aucune solution, il peut tenter d’agrandir son équipe avec un nouvel accessoiriste. S’il ne trouve personne, il remonte alors au directeur (vous ?) qui verra, par exemple, s’il ne peut pas réduire le nombre de chaises sur scène (à moins qu’il ne faille intervertir deux numéros dans l’ordre de passage ?). Bref, chacun transforme le problème en solution à son niveau.

3. Vérifiez vos obligations

C’est très embêtant à faire mais c’est primordial. Si c’est une tâche qui vous dépasse, trouvez un assistant administratif motivé. Nous vivons dans une société de papiers, c’est malheureux pour certaines choses, c’est très bien pour d’autres. Il vaut mieux, par exemple, être bien assuré plutôt que de devoir rembourser de sa poche un violon très cher, ou pire, une hospitalisation.

Pour cela, contactez les autorités compétentes. Sachez de qui vous dépendez (si vous êtes une école ou une association de quartier, ce n’est pas difficile à savoir) et contactez les bonnes personnes. Si vous travaillez avec des enfants, les normes seront d’autant plus strictes : par exemple, la hauteur maximale de la scène sera revue à la baisse.

Un ou deux conseils :

 

• Quelques recherches sur internet sont toujours d’une bonne utilité pour commencer.
• Contacter un courtier en assurance peut vous faire épargner beaucoup d’argent. Il pourra également vous renseigner sur vos obligations.
• La police pourra souvent vous orienter également.
• Mettez bien les choses au clair avant de vous lancer. Récapitulez toutes vos démarches. Pour cela, un petit pense-bête que vous complèterez tous les jours pourra être utile. Si vous êtes enseignant en France, un petit livre peut vous aider à vous lancer : le guide pratique pour le spectacle scolaire de Michelle Davène et Patrice Creveux, chez Fuzeau Musique.

4. Soyez artiste ET organisé (le prompt book et le rétroplanning)

Pas besoin d’être soi-même sur scène pour être considéré comme un artiste. Monter un show est une discipline artistique géniale qui demande autant de rigueur que d’imagination.

Ne perdez pas le côté artistiquement intéressant de ce job en vous laissant submerger par l’administratif.

Je parlais d’un pense-bête plus haut, vous pouvez l’intégrer dans un plus global Prompt-Book. C’est un classeur dans lequel vous allez regrouper tous les éléments de votre spectacle : des costumes à la scéno, en passant par l’ordre des numéros (si vous montez un cabaret) ou le texte (si vous êtes plus dans le théâtre) : tout y est !

Vous en ferez régulièrement des copies (sur ordinateur, par exemple), mais ce prompt-book sera la racine unique de votre entreprise. Vous y mettrez tous les éléments que vous apprendrez au gré de la préparation et qui pourront vous servir. Il sera votre meilleur ami pendant des mois. De plus, si par malheur vous étiez indisponible le jour du show, il servirait à n’importe quel bon assistant de prendre le relais.

Ce classeur sera là pour répondre à toutes les questions que vous vous êtes déjà posées, pour ne pas tourner en rond et perdre du temps. Plus vous le tenez en ordre, plus aurez de plaisir à vous concentrer pleinement sur le côté artistique au moment où c’est opportun.

De plus, le prompt book contiendra votre retroplanning (ou échéancier), c’est-à-dire votre liste des choses « qui doivent être faites tel nombre de jours avant le spectacle ». Renseignez-vous correctement sur le temps que prend chaque tâche (on a tendance à le sous-évaluer) ; le choix du thème, des chansons, des comédiens, l’organisation d’éventuelles auditions, les rendez-vous avec les techniciens de scène, etc., tout ça se trouvera sur cette précieuse liste. Vous trouverez des exemples sur le web et vous adapterez bien sûr en renouvelant votre expérience de monteur de spectacles. J Pour en savoir plus sur le rétroplanning, rendez-vous sur cette page !

Je vous ai donné les 4 points essentiels selon moi à une bonne préparation. Bien sûr, je pourrais vous donner encore un tas de conseils pour assurer pendant cette excitante création, mais ce serait beaucoup trop long. Je ne résiste tout de même pas à vous balancer des idées à tout-va avant de vous quitter 😉

• Choisissez votre formule bien en amont (cabaret, revue, théâtre, chant, danse, comédie musicale,…) car cela impactera TOUTE l’organisation qui suivra.
• Faites-vous plaisir autant qu’à vos performeurs. Les intervenants sur scène doivent être aussi motivés que vous, cela va de soi. Sachez donc ce qu’ils attendent de cette expérience.
• Soyez au plus vite au courant du lieu dans lequel se donnera la/les représentation(s). Ça aussi, ça impliquera énormément de choses pour la suite.
• Si le lieu n’est pas une salle de spectacle, réfléchissez d’emblée à différents moyens d’empêcher le bruit (des coulisses, des couloirs, de la cour de récré, etc.) d’arriver sur scène et donc dans l’oreille du public. Rien de plus frustrant qu’un bon spectacle dérangé par des enfants qui courent et jouent au football juste à côté, ou des adultes qui papotent au bar.

Restez zen ! Bonne préparation !

Sébastien Jurczys du blog monter-un-spectacle.com

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Crédits photos : Ethel Merman : June Yarham / Danse en cercle : R.A. Killmer / Pyramide humaine : Nathan Rupert / Paperasse : ClearFrost / Organisé : Andy Ciordia