Comment avancer beaucoup plus vite en travaillant beaucoup moins ?

Cet article a été rédigé par Olivier CLEMENCE du blog reussir-mon-ecommerce.fr

Que feriez-vous si vous pouviez travailler 15 heures de moins par semaine et obtenir de meilleurs résultats ?

Sans doute tout un tas de choses vraiment sympas. Mais bon, ça n’est pas possible ! Sinon vous le feriez déjà ! C’est ce que je croyais aussi et j’avais tort !
Dans cet article je vous explique comment vous allez pouvoir en faire beaucoup plus tout en diminuant votre temps de travail et je vous décris également les méthodes que j’ai appliquées pour y parvenir.

Temps de travail: Changer de philosophie :

Depuis des années, l’école, la télévision, les journaux nous ont inculqué que seul le labeur permet de gagner honnêtement sa vie. La plupart des entreprises continuent de répandre cette idée en obligeant leurs employés à « pointer » pour être sûr qu’ils passent bien 8 heures au sein de l’entreprise.

Dans la plupart des sociétés, l’attribution des augmentations de salaire est une hérésie. Certains employés obtiennent un bonus sur leur paye sous prétexte qu’ils sont démotivés, d’autres bénéficient d’une augmentation parce que tout le service en a eu une et qu’il ne faut froisser personne.

Cette manière de penser amène la plupart des gens à travailler sans réfléchir et à ne définir aucun autre objectif que celui de passer 8 heures sur place.

Le problème ne se limite pas seulement aux employés.

Si vous êtes un entrepreneur et que cette philosophie vous a été inculquée depuis votre plus jeune âge vous risquez de faire des journées à rallonge simplement pour vous donner bonne conscience.

J’ai moi-même longtemps travaillé ainsi. Voyant que mes résultats ne me satisfaisaient pas, je rajoutais toujours plus d’heures à mes journées. À tel point qu’une semaine de 50 heures était devenue, pour moi, une « semaine cool ».

Si vous désirez travailler moins et en faire beaucoup plus vous devez changer votre façon de penser et comprendre que : Ce n’est ni la difficulté d’une tâche ni le nombre d’heures dépensées qui définissent la valeur que vous apportez, c’est la quantité et la qualité du résultat.

Et si vous êtes dans la manufacture, c’est le nombre de pièces et leur qualité qui doivent définir la valeur que vous apportez. Si vous proposez des prestations de service c’est le nombre de clients avec qui vous traitez et le bénéfice que vous leur apportez. Si vous êtes vendeur c’est le volume de ventes et la satisfaction de vos clients qui importe.

Quel que soit le temps que vous passez et les efforts que vous investissez à la réalisation d’une tâche ce qui importe réellement c’est le résultat.

Une fois cette nouvelle approche du travail comprise et digérée, un seul mot vous viendra à l’esprit : Efficacité !

Temps de travail: Comment devenir plus efficace ?

Beaucoup de personnes sont persuadées qu’elles ne pourront pas faire mieux que ce qu’elles font actuellement. Si c’est votre cas, posez-vous simplement cette question :

« Est-ce qu’il existe une personne sur terre qui est plus efficace que moi dans mon domaine ? »

Si la réponse est oui (et avouez qu’il y a de grandes chances que ça le soit) alors c’est que vous pouvez être plus efficace.

Pour devenir plus efficace dans votre activité, vous devez devenir plus efficace sur chacune des tâches qui la compose.

Prenons mon exemple, je suis Freelance spécialisé sur Prestashop (une solution de création de site e-commerce), je dois donc notamment gagner en efficacité au niveau: de la relation client, du développement de modules ou encore de la comptabilité.

Mais ces trois tâches restent trop génériques pour être améliorées telles quelles. Il faut les découper à nouveau pour obtenir des tâches ou actions plus précises.

Par exemple pour la relation client : Il faut répondre au téléphone, traiter les mails et faire du SAV.

Remarque : Il n’est pas nécessaire de lister l’intégralité des tâches que vous effectuez. Vous pouvez n’en définir qu’une seule et l’améliorer puis en définir une autre et ainsi de suite.

Pour devenir plus efficace sur une tâche donnée, il n’y a pas 36 solutions. Il faut tester et mesurer !

Vous devez tester de nouvelles approches, de nouveaux outils, de nouvelles personnes, etc… et, systématiquement, mesurer les résultats et les comparer.

En e-commerce, on utilise des outils comme Google Analytics qui vont nous permettre de mesurer toutes sortes d’informations. Mais vous n’avez pas besoin d’utiliser des système aussi complexe, allez au plus simple.

Dans mon cas, par exemple, je note tous les jours sur un bloc-note le temps que j’ai consacré au SAV et je compare semaines après semaines l’évolution afin de voir si les actions que j’entreprends me font gagner du temps ou pas.

N’hésitez pas à « chambouler » vos méthodes de travail, les plus gros changements peuvent donner les meilleurs résultats.

Testez en permanence afin d’améliorer en continu vos méthodes de travail. Il arrivera un moment où certaines tâches vous sembleront suffisamment optimisées. Dans ce cas passez à d’autres et revenez-y dans quelques mois lorsque de nouveaux outils et nouvelles idées auront fait leur apparition pour les tester sur vos méthodes.

J’ai moi-même changé ma façon de voir les choses et décidé de me focaliser sur l’efficacité plutôt que sur le temps de travail. Dans la suite de cet article, je vous détaille les changements que j’ai opérés, les outils que j’utilise et les bénéfices que j’en ai retirés. Cela vous permettra sans doute d’avoir une idée plus précise de ce que vous pouvez faire dans votre domaine pour obtenir plus de résultats en travaillant moins.

Temps de travail: Quels changements ai-je effectués ?

Temps de travail: Plus de téléphone !

Le plus radical et sans doute le plus efficace des choix que j’ai pu faire est de mettre mon téléphone en mode silence en permanence. Le téléphone est une source permanente d’interruptions. De nombreuses études montrent qu’à chaque interruption nous mettons plusieurs minutes à retrouver la concentration nécessaire à l’exécution d’une tâche.

En gros, pour un appel de 10 minutes qui vous coupe en plein milieu d’une action, vous allez en perdre 15.

De plus, le téléphone est un outil totalement contre-productif pour tout un tas de raisons:

1. Celui qui reçoit l’appel n’est pas préparé : il n’a plus en tête les informations nécessaires, il n’a pas les documents sous la main et pendant les premières minutes il aura besoin d’un effort important pour recentrer sa concentration sur le sujet de l’appel.
2. Le téléphone ne laisse pas de trace : Lorsque je recevais un appel je faisais systématiquement un compte rendu (bref mais complet) de ce qui avait été dit. Ça me permettait de valider entre les deux interlocuteurs que tout avait été bien compris et c’était un moyen de revenir sur ce qui avait été évoqué en cas de problème ou d’oubli. Je faisais donc 2 fois le travail.
3. Les conversations téléphoniques sont incomplètes : Lorsque vous appelez quelqu’un, êtes-vous sûr de ne jamais oublier quelque chose ? Vous aviez, par exemple, 5 points à traiter et à force de discuter vous avez oublié de parler du 3e. Vous avez un exemple de ce que vous voulez obtenir mais donner l’adresse url du site est trop compliqué au téléphone, etc. Discuter de vive voix a beaucoup d’avantages mais certainement pas celui de délivrer des informations précises et complexes.
4. Au téléphone vous n’avez pas le temps de réfléchir : Vous avez sûrement déjà dû dire ou entendre ce type de réponse « Je ne sais pas, je me renseigne et je vous rappelle ». Et oui, nous ne sommes pas capables de tout connaître et il faut donc parfois faire quelques recherches pour répondre précisément à une demande. Par conséquent un appel téléphonique peut parfois en engendrer 1,2 ou 3 autres.

Après avoir constaté tous ces défauts, je me suis posé cette question:

« Quel moyen de communication corrige tous ces défauts? » Réponse : l’email !

J’ai donc mis mon téléphone en mode silence et enregistré une annonce sur mon répondeur incitant à m’envoyer un email plutôt que de me laisser un message. Si certains sont trop têtus pour m’écrire, ça n’est pas très grave car une alerte email m’est envoyée à chaque fois qu’un message est déposé sur mon répondeur.

Les seules fois où j’utilise le téléphone c’est donc pour rappeler ceux qui m’ont laissé un message (sans indiquer leur adresse mail). La plupart du temps je tombe sur leur propre répondeur (comme quoi c’est pratique le téléphone) et je leur laisse un message leur expliquant qu’il est plus simple pour moi (et pour eux) de m’envoyer un mail à mon adresse.

Vous êtes sans doute sceptique. Peut-être pensez-vous que je réponds quand même parfois au téléphone, ou que ce n’est pas possible dans votre activité.

Je l’étais également, je pensais que mes clients allaient me harceler, m’insulter et partir voir la concurrence. Au final pas du tout, j’ai eu, en 6 mois, une seule personne qui s’est plainte de ne pas pouvoir me joindre et savez-vous pourquoi ? Parce que tous ses mails tombaient dans ma boîte de spam (je ne les voyais donc qu’une fois par semaine).

Faites l’essai pendant une semaine et voyez la différence en termes d’efficacité mais aussi (surtout) de tranquillité.

Les mails une fois par jour !

Êtes-vous accro à votre boîte mail ? Moi je l’étais ! Je la consultais toutes les 15 minutes pour voir si un nouveau mail était arrivé dans l’espoir illusoire que j’arriverais à la vider pour ensuite être tranquille et avancer.

J’avais également l’impression que plus je traitais de mails, mieux je travaillais, qu’une journée où j’avais répondu à 300 mails était une bonne journée où j’avais fait du bon boulot !

Mais voilà, pour devenir plus efficace il fallait que je gagne du temps et traiter mes mails de manière plus intelligente était une évidence.

J’ai donc étudié les différents mails que je recevais et j’ai compris une chose capitale : plus je répondais rapidement moins j’obtenais d’informations.

En résumé, je faisais le travail à la place de mes clients.

Lorsque je recevais un mail me disant :

« j’ai un problème sur mon site » (sans plus de détails).

Je répondais dans les 5 minutes :

« Pouvez-vous me donner plus de détails sur ce problème ? »

Et j’obtenais ce type de réponse :

« Il ne marche plus »

Et il fallait que je pose tout un tas de questions pour obtenir les informations au compte-gouttes.

J’ai donc décidé de m’interdire de consulter ma boîte mail plus d’une fois par jour.

Désormais je la consulte à 15 heures et je traite l’intégralité des mails qui sont arrivés jusque-là (tous les mails arrivés après 15 heures seront traités le lendemain).

J’ai rallongé mon délai de réponse de 5 minutes à 24 heures. Ainsi, les clients prennent davantage de temps pour fournir des informations. En effet, ils comprennent que leur demande prendra plus de temps à être traitée sans cela. Ils savent donc que plus ils me renseignent, plus leur demande sera traitée rapidement.

J’avais quelques craintes concernant la réaction de mes clients, comme pour le téléphone. Pour anticiper leurs réactions, j’ai pris une décision proactive. J’ai envoyé un mail à mes clients réguliers. Dans ce message, j’ai expliqué les raisons de ce changement. Je leur ai précisé que, pour rester efficace, je devais réduire le temps passé sur mes emails. Dorénavant, je consulterai ma boîte de réception une seule fois par jour. Mon objectif est de garantir un service de qualité.

Vous savez quoi ? Personne ne m’a fait de reproche, au contraire j’ai reçu des félicitations pour mon professionnalisme !

J’ai aussi constaté un autre phénomène très appréciable.

Je répondais très rapidement à mes mails. Pourtant, je recevais peu de félicitations pour ma réactivité. Par contre, lorsque je répondais 12 heures plus tard, les remarques étaient parfois désagréables. Eh oui, je dors aussi !

Désormais c’est l’inverse, je n’ai plus aucune critique sur mon délai de réponse, au contraire on me félicite bien plus régulièrement !

L’explication est assez simple: Lorsque je répondais en 5 minutes, je donnais l’habitude aux clients que mes réponses étaient quasi instantanées. Attendre 12 heures la réponse à leur question devenait alors frustrant. Désormais cette frustration n’existe plus et une réponse en 24 heures reste un délai que peu d’entreprises arrivent à maintenir.

Une seule tâche à la fois !

À l’époque, mes journée était bien remplies ! Je passais mon temps à jongler entre les différentes tâches et certaines, pourtant simples, pouvaient s’étaler sur plusieurs jours. Entre le téléphone, les mails, Twitter, les commentaires de mon blog, etc. Je pouvais faire un peu de tout mais franchement rien !

Notre cerveau n’est pas multi-tâches, il ne peut se focaliser que sur une seule idée à la fois. Il peut en effet switcher de l’une à l’autre mais à chaque fois un temps d’adaptation est nécessaire (comme lors d’une interruption). Par conséquent, effectuer plusieurs tâches en même temps est totalement improductif.

J’ai décidé de me concentrer sur une seule tâche à la fois. D’abord, je termine cette tâche entièrement. Sinon, j’arrête dès que le temps prévu est écoulé.

Remarque : C’était évidemment bien plus simple à faire en ayant éliminé précédemment le téléphone et la consultation chronique des mails.

En faisant ce choix j’ai pu rapidement m’apercevoir que le nombre de tâches effectuées à la fin de la semaine était bien plus grand et que, par conséquent, j’avançais beaucoup plus vite.

Mise en place de procédures.

À partir du moment où j’ai commencé à les mettre en place et à les utiliser je suis devenu complètement accro aux procédures.

Une procédure c’est une liste d’actions que vous devez effectuer dans un ordre donné pour obtenir un résultat attendu.

Par exemple, si vous voulez vous servir un verre d’eau la procédure est la suivante :

1. Prendre le verre dans le placard
2. Aller près de l’évier
3. Mettre le verre d’eau sous le robinet
4. Ouvrir le robinet en choisissant eau froide
5. Fermer le robinet

Ça peut vous paraître complètement stupide et ça l’est ! Une procédure doit être simplifiée au maximum car l’objectif est qu’elle puisse être réalisée par le premier venu.

En mettant en place des procédures pour les tâches que je fais plus ou moins régulièrement j’ai gagné en efficacité car cela me permet:

• De n’oublier aucune étape.
• De ne pas avoir à me remémorer comment faire certaines choses.
• D’optimiser petit à petit mes méthodes de travail.

Le défaut des procédures c’est qu’elles peuvent être longues à rédiger. Vous pouvez être tenté de ne pas le faire car vous n’avez pas le temps sur le moment.

Pour pallier ce problème j’ai pris le parti d’écrire mes procédures au fur et à mesure. Lorsque j’effectue une tâche je commence à noter les premières étapes de la procédure puis je termine ma tâche. J’écris alors la suite des étapes la fois suivante et ainsi de suite.

Un autre énorme avantage des procédures est de vous obliger à détailler vos actions. Gardez la liste des actions sous les yeux. Ainsi, vous identifierez celles qui prennent le plus de temps. De plus, repérez facilement celles qui posent souvent problème. Vous pourrez alors facilement les corriger ou les améliorer pour gagner en efficacité !

Déléguer des tâches.

Un autre truc vraiment génial avec les procédures c’est qu’elles permettent de déléguer des tâches. Puisqu’elles sont rédigées de manière à ce que le premier venu puisse les comprendre, elles ne demandent pas de compétences particulières (il suffit de suivre les étapes). Vous pouvez donc déléguer les tâches qui ne vous intéressent pas et sur lesquelles vous n’apportez pas de valeur supplémentaire.

Dans mon cas, lorsque j’enregistre un épisode de ma radio e-commerce. La valeur que j’apporte c’est : mon point de vue et mon expertise. Par contre le travail qui consiste à faire le montage du podcast (couper les erreurs, rajouter le jingle, supprimer le bruit, etc) je peux le déléguer.

C’est ce que je fais et je peux désormais enregistrer deux fois plus d’épisodes dans le même temps !

Quelques outils bien pratiques :

Utiliser les bons outils peut vous faire gagner un temps précieux. Afin de devenir plus efficace j’en ai testé beaucoup et j’en teste encore régulièrement.

Actuellement voici ceux qui me font gagner le plus de temps :

Inbox by gmail :

Classer les mails par catégories est une méthode efficace. De plus, la fonction « mettre en attente » est pratique. Elle m’aide à me souvenir des réponses attendues. Cette option me rappelle aussi les tâches à effectuer.

Google Calendar :

Je l’utilisais déjà avant et j’en ai testé d’autres, mais clairement je n’ai pas trouvé mieux que le calendrier gratuit proposé par Google.

Rajouter une nouvelle tâche se fait très rapidement et bien sûr j’ai accès à mon agenda quelque soit l’appareil que je consulte.

Voici comment je l’utilise : Je note en début de semaine toutes les tâches qui doivent être faites chaque jour et j’ajoute une alerte email à chaque tâche. Ça me permet de vérifier en fin de journée si j’ai bien tout réalisé.

Evernote :

Je ne peux plus me passer de cet outil. Lui aussi est accessible depuis n’importe quel appareil et est vraiment super pratique ! C’est devenu ma mémoire à long terme. Dès que j’ai une idée je l’enregistre sur Evernote et j’utilise les « étiquettes » pour les classer et les retrouver facilement.

Evernote web clipper :

C’est une extension pour Google Chrome qui me permet d’enregistrer des pages web directement dans Evernote. Les options sont nombreuses et me font là aussi gagner beaucoup de temps !

Insert text :

C’est également une extension pour Chrome. Elle me permet d’enregistrer des messages et de les rajouter à mes mails en un clic. C’est très pratique pour répondre rapidement et précisément aux questions qui reviennent souvent.

Feedly :

Feedly est un agrégateur de flux rss. Je lis de nombreux blogs chaque jour. Impossible de les visiter un par un. Feedly me simplifie la tâche. Il centralise tous les nouveaux articles au même endroit. Ainsi, je peux lire directement sans visiter chaque blog. De plus, j’apprécie les indications de popularité. Elles m’aident parfois à repérer des articles intéressants. Cela inclut ceux qui n’attirent pas l’attention par leur titre.

Temps de travail: Qu’est ce que ça m’a apporté ?

Être plus efficace vous permettra d’obtenir plus de temps et plus de résultats.

Pour ma part j’ai privilégié le temps et désormais je fais des semaines de 35 heures au lieu de 50 et plus. Je réalise plus de tâches qu’avant en travaillant 15 heures de moins par semaine.

J’avais des douleurs chroniques au niveau du dos qui ont disparu. Je peux passer du temps avec mes enfants avant et après l’école. J’ai du temps pour entretenir ma maison et mon jardin.

J’apprécie également beaucoup plus mon travail. J’ai toujours aimé faire ce que je fais mais voir les progrès de manière plus concrète me motive encore plus.

J’ai également plus d’énergie et l’esprit plus serein pour profiter de mon temps libre. Avant c’était assez difficile d’apprécier un bon film alors que j’avais travaillé 12 heures et que certaines tâches n’étaient même pas terminées.

Enfin, tous ces bénéfices mis bout à bout créent un cercle vertueux : J’ai plus de temps pour mes loisirs et mon travail est plus plaisant, par conséquent je suis plus détendu et disponible ce qui me permet d’être plus efficace.

Conclusion :

Rien ne vous oblige à reproduire les méthodes que j’ai partagées dans cet article. L’idéal est de tester vos propres méthodes, celles qui vont s’adapter à votre personnalité, votre activité et vos envies.

Si vous ne savez pas par où commencer, essayez mes méthodes ou lisez des livres sur le sujet comme Getting things Done de David Allen ou Zen to done de Léo Babauta qui vous donneront tout un tas d’astuces à tester.

L’important au final c’est de comprendre que ce n’est pas en travaillant dur qu’on réussit, c’est en travaillant bien !

Olivier CLEMENCE du blog reussir-mon-ecommerce.fr