L’un des problèmes les plus courants chez les personnes avec lesquelles je travaille et que je coache, c’est le sentiment d’être toujours occupé.
Et puis cela devient une rationalisation :
- « je ne peux pas honorer mes engagements parce que je suis trop occupé »
- « je n’ai pas le temps d’être avec mes proches ou mes amis parce que je suis trop occupé »
- « je ne parviens pas à faire du sport, méditer, arrêter la nuit pour dormir ou prendre le temps de rester seul ou de me déconnecter… parce que je suis trop occupé »
Nous sommes nombreux à utiliser l’expression « trop occupé » en guise de rationalisation, parce que cela semble très vrai. Nous avons effectivement l’impression d’être trop occupés. Et il y a un corollaire à cela : si nous voulons être moins occupés, nous devons d’abord accomplir toutes les tâches que nous avons (ce qui signifie que nous nous occupons plus en cherchant à sortir des occupations).
Est-ce réel ? Est-ce immuable ou pouvons-nous créer l’habitude de ne pas être occupés, même avec la même charge de travail ?
Intéressons-nous de plus près à cette habitude d’être toujours occupé et voyons s’il y a des moyens d’inverser la tendance.
L’habitude d’être toujours occupé
C’est un peu compliqué d’en finir avec cette habitude, car elle comporte plusieurs éléments :
1. La tendance à dire oui et à prendre trop d’engagements. Sur ce point, je plaide coupable, comme la plupart d’entre nous. Je m’efforce de changer ce défaut, parce qu’il nuit à ma mission et ne profite pas aux personnes qui m’entourent. Nous le faisons généralement parce que nous sommes trop optimistes quant à ce que nous pouvons réellement faire. Parfois, c’est juste parce que nous avons du mal à dire non — nous avons peur de ce qui arrivera si nous ne répondons pas oui. Cela ne nous fait pas du bien. Ce que je vous recommande, c’est de prendre peu d’engagements, mais de vous engager vraiment à respecter les engagements que vous prenez.
2. La tendance à bouger un peu trop tout au long de la journée. Même quand nous avons une quantité raisonnable de choses à faire, il peut encore nous arriver de bouger toute la journée, ce qui nous donne l’impression de faire quelque chose de concret. C’est une simple habitude mentale, celle qui nous pousse à nous dépêcher de faire ce qu’on a à faire et passer à la chose suivante.
3. Le fait de ne pas associer la tâche à un sens précis. La plupart du temps, nous accomplissons des tâches simplement pour qu’elles soient faites, parce que nous avons une échéance à respecter, parce que d’autres personnes nous attendent, ou simplement parce qu’elles sont présentes sur notre liste de choses à faire. Mais cela n’est pas très sensé. Nous avons même l’impression d’être sur une roue de hamster du travail, tournant sans parvenir à quoi que ce soit. Au lieu de cela, nous pouvons relier chaque tâche à un sens précis, et lui accorder le niveau de dévouement qu’elle mérite. C’est une façon de travailler complètement différente de ce que nous faisons habituellement.
4. Vous dire que vous ne parviendrez pas à payer les factures, conserver votre emploi ou faire le bonheur des autres si vous n’arrivez pas à accomplir toutes les tâches que vous avez. C’est une forme de peur qui vous pousse à être toujours occupé. Vous redoutez peut-être de perdre le contrôle de vos finances ou de perdre le respect des autres. Bien que ce soient des sujets d’inquiétude compréhensibles, ils nuisent à votre capacité de vous concentrer. La conséquence, c’est que vous êtes poussé à toujours vouloir faire plus. Il serait préférable que vous vous concentriez sur des choses qui ont un impact plus important, afin de pouvoir continuer à faire des choses sans être trop occupé.
5. La tendance à remettre à plus tard les tâches effrayantes. Nous nous assurons d’être tout le temps occupés pour justifier le fait pour nous de ne pas nous concentrer sur les tâches effrayantes et à fort impact. Elles sont difficiles, disons-nous ! Nous trouvons donc le moyen de rester inutilement occupés, tout en faisant les choses dans l’empressement, afin de ne pas avoir à ressentir la peur qui vient avec le fait de faire des tâches difficiles et effrayantes. Bien sûr, il serait préférable que nous nous concentrions sur les tâches effrayantes si elles sont vraiment si importantes.
Tenant compte de tout cela, allons-nous nous laisser intimider ou pouvons-nous trouver une nouvelle façon de faire ? Je réponds que nous devons trouver une nouvelle façon !
Une façon plus ciblée et plus sensée de travailler
Imaginons un scénario dans lequel vous accomplissez les tâches que vous avez à faire, mais avec une certaine concentration et du calme, sans vous précipiter, en étant pleinement présent et en gardant en tête l’objectif que vous poursuivez et le sens que vous attribuez à cette tâche.
C’est ce que nous recherchons, même si nous nous disons toujours que nous ne pouvons pas parvenir à cet idéal. Alors, comment y arriver ?
Pour y parvenir, il nous faut appliquer un certain nombre d’antidotes à nos tendances habituelles, mais l’idée est de ne pas nous laisser aller à ces habitudes. Nous devons les déplacer intentionnellement.
Voici donc les antidotes :
1. Accorder la priorité aux tâches à fort impact. Au lieu de nous précipiter vers les petites tâches et d’être inutilement occupés, pouvons-nous nous concentrer sur les tâches qui comptent vraiment ? Ce sont généralement les tâches les plus effrayantes que nous évitons, mais ce sont également elles qui ont le plus d’impact sur les résultats, les projets qui comptent, la carrière, notre entreprise et/ou les objectifs que nous nous sommes fixés. Ce que je recommande donc ici, c’est de prendre l’habitude de détecter les tâches à fort impact et de s’y consacrer la plupart du temps. 80% du temps, si possible.
Il va de soi que nous devons toujours trouver le temps pour faire nos tâches d’administration et répondre aux messages/courriels, mais autant que possible, nous devrions laisser tomber ou dire non aux tâches que nous n’avons pas vraiment besoin de faire, déléguer celles que d’autres peuvent faire, et reporter les tâches qui n’ont pas besoin d’être accomplies dans l’immédiat.
2. Trouver un sens à chaque tâche et s’y connecter. Quand vous choisissez les tâches, assurez-vous de garder en tête la raison pour laquelle elle est importante à vos yeux. Posez-vous les questions suivantes : quel est l’intérêt de cette tâche ? À qui sert-elle ? Pourquoi je m’en préoccupe ? Personnellement, je fais en sorte de garder en tête que je le fais pour les gens dont je me soucie et qui vont en bénéficier. Et l’importance que ces personnes ont à mes yeux me permet de voir au-delà de mes inquiétudes personnelles et de ma peur de l’inconfort. Alors, connectez-vous à ce sens chaque fois que vous choisissez une tâche. Voyez combien de temps vous pouvez rester connecté à ce sens pendant que vous accomplissez la tâche, et continuez à y revenir quand vous sentez que vous oubliez votre but.
3. Se concentrer sur une petite tâche à la fois. On ne peut vraiment faire qu’une seule tâche à la fois. Et pourtant, nous avons l’esprit occupé par les nombreuses choses que nous faisons ou avons à faire. Vous concentrer réellement sur quelque chose signifie que vous laissez de côté toutes les autres tâches à accomplir, pour le moment, et que vous vous consacrez pleinement à cette seule tâche. Remarquez que j’ai dit une « petite tâche » à la fois — si une tâche semble intimidante, effrayante, accablante, il vaut mieux la transformer en une tâche plus petite.
Par exemple, vous pouvez décider de faire simplement la première page d’un rapport, ou les premiers paragraphes. Ou encore de vous occuper d’une tâche simplement pendant 5 minutes. Après ces premières minutes, vous pouvez lancer une autre session de 5 minutes pendant lesquelles vous vous concentrez sur une autre partie de la tâche. Subdiviser la tâche en plusieurs étapes vous permet de vous concentrer entièrement sur ce que vous faites au lieu de consacrer 4 heures à une tâche que vous ne pouvez pas accomplir en entièreté maintenant.
4. Oublier le récit que vous vous faites pour vous concentrer. Si vous ressentez de la peur, de la honte, de l’anxiété, de l’inquiétude, sachez que c’est tout à fait naturel. Donnez-vous la possibilité de ressentir pleinement cette émotion pendant un moment. Puis demandez-vous si vous pouvez laisser tomber ce récit dans votre tête qui est à l’origine de cette peur. Quel récit tourne en boucle dans votre tête et suscite la peur en vous ? Voici les genres de phrases qui peuvent régulièrement revenir : « Je ne peux pas accomplir cette tâche à temps ; je ne peux pas respecter le délai que je me suis fixé » ou « ils vont tous penser que ma production est nulle » ou « si je n’accomplis pas toutes les tâches présentes sur ma liste de choses à faire, ils ne me respecteront pas ».
Ces récits ne sont pas nécessairement faux, mais ils vous font mal. Ils nous empêchent en effet d’être présents et nous poussent plutôt à penser à autre chose. Ils ajoutent de la peur et de l’inquiétude à notre expérience, ce qui rend la concentration plus difficile. Voyez-les donc comme une bulle de savon que vous pouvez simplement faire éclater. Faites-la éclater et elle disparaitra. Maintenant, concentrez-vous et faites preuve de pleine conscience par rapport à la petite tâche qui se trouve devant vous, sans faire tourner en boucle ce récit dans votre tête.
5. Se concentrer, faire preuve de pleine conscience, de gratitude et de sens. Maintenant que vous êtes débarrassé de tout récit et que vous vous retrouvez dans une position où vous attribuez un sens précis à tout ce que vous faites en étant pleinement présent et concentré sur la seule petite tâche qui compte pour vous, pouvez-vous faire preuve de gratitude, pouvez-vous être pleinement présent, pouvez-vous sentir le sens de cette tâche ? Cela demande beaucoup de pratique, bien sûr, mais cela en vaut la peine.
Penchons-nous maintenant sur la question de la pratique, car sans pratique, tout ce qui précède est inutile.
La pratique
Personnellement, le mot clé pour moi dans ces cas, c’est « rappel ». Même si nous avons la volonté de nous entrainer à adopter cette façon de travailler et d’être, si nous oublions régulièrement de le faire, nous n’y parviendrons pas.
Alors, comment procéder pour se souvenir de pratiquer ?
Cela devient plus facile avec la pratique, bien sûr. Mais au début, nous devons hacker notre discipline pour y parvenir.
Il est utile d’avoir des rappels numériques, mais d’après mon expérience, les rappels physiques sont les plus efficaces. Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs rappels physiques tels que :
- Une note avec juste quelques mots écrits dessus
- Une note sur l’écran de verrouillage de votre téléphone
- Un carnet dans lequel vous notez vos tâches les plus importantes de la journée
- Une petite statue placée à l’endroit que vous ne pouvez pas manquer
- Une fleur sur votre bureau ou votre table basse
- Un rappel sur votre ordinateur
Vous pouvez aussi demander à vos proches à la maison ou à vos collègues au bureau de vous le rappeler
Chaque fois que vous voyez ces rappels, vous serez très tenté de les ignorer. Allez contre cette tentation, et répondez à l’invitation à pratiquer avec but, concentration, gratitude, paix et pleine conscience.
Pratiquez encore et encore, jusqu’à ce que vous parveniez à créer l’habitude de ne pas être inutilement occupé.
Article original écrit par Léo Babauta.
Avant d’appliquer les conseils disponibles dans le présent article, je vous invite à faire un diagnostic. Pour cela, essayez de comprendre d’abord si vous êtes généralement occupé ou productif. Voyez donc la vidéo ci-dessous pour voir comment participer à cet exercice.
Il faut déjà apprendre à mieux gérer son temps, grâce notamment à la loi de Pareto. Et également, être capable de dire non, pour ne pas prendre d’engagement. C’est pour moi, ses aspects-là qui sont les plus importants 😉