Pourquoi les ToDo Listes tuent votre efficacité et votre bonheur

Sur le papier, les ToDo Listes (ou listes de tâches en français) sont séduisantes. Elles nous permettent de stocker toutes nos idées, toutes les choses qu’on doit faire, pour ne plus avoir à y penser.

Quand on découvre cet outil, on se met alors à faire des listes pour tout (et parfois n’importe quoi… !) :

• Les courses
• Le travail
• Ses projets
• Les livres à lire et films à voir
• Les noms potentiels pour son futur poisson
• …

Sur le moment, ça nous fait du bien. Car on a la sensation d’avoir libéré son cerveau d’un surplus d’informations. (Un peu comme si on utilisait la pensine dans Harry Potter.)

Note : Cet article a été rédigé par Laura Daufeld du blog Chill Makers

Ensuite, c’est lorsqu’on coche les cases de notre liste qu’un petit shot de dopamine est libéré. On se sent bien, comme un junkie qui vient d’avoir sa dose.

Et si je vous disais que les ToDo Listes ne sont pas aussi géniales que ce que vous pensez ?

Que ces agréables sensations ne sont que des illusions momentanées… ?

Oui, les listes de tâches possèdent de nombreuses limitations qu’on ne voit pas forcément du premier coup d’œil. Pire ! Mal utilisées, elles peuvent se révéler dangereuses pour votre efficacité. Mais aussi pour votre bien-être.

Tout ça, c’est précisément ce que je vais vous expliquer dans cet article. Évidemment, je ne vous laisserai pas comme ça. Dans une seconde partie, je vous montrerai quelques méthodes simples pour corriger ces problèmes et maîtriser vos tâches et vos projets.

À la fin de ces articles (et si vous mettez en place ce que je vous présente), vous :

• Avancerez plus rapidement et facilement vers ce qui est important pour vous.
• Aurez plus de temps libre (et de meilleure qualité) pour prendre soin de vous, passer du temps avec vos proches et juste profiter de la vie.
• Générerez plus de joie dans vos journées et plus de plaisir dans votre travail.
• Vous vous sentirez vraiment libre et serein. Votre esprit aura retrouvé son calme.

Comme vous le voyez, je ne parle pas uniquement d’efficacité.

Mais aussi de plaisir dans ce qu’on fait et de sérénité d’esprit. 2 éléments essentiels selon moi.

Allez c’est parti, suivez-moi !

Pourquoi les ToDo Listes sont dangereuses pour votre efficacité et votre bien-être

(Juste avant de commencer, j’aimerais préciser une chose : Tout ce que j’écris, je l’écris sans jugement. Je suis moi-même tombée dans tous ces pièges quand j’ai commencé à travailler à mon compte et à utiliser des ToDo Listes.)

1. L’absence de priorisation

Le problème le plus évident des ToDo, c’est l’absence totale de priorisation.

Eh oui… Toutes vos tâches n’ont pas la même importance ni la même priorité.

Je vous donne un exemple concret. Disons que vous vouliez monter votre blog et en vivre. Vous avez donc créé une liste de tâches pour ce nouveau projet. Parmi ces tâches, vous devez :

• Installer WordPress
• Choisir la couleur de votre logo
• Rédiger votre premier article
• Choisir la police d’écriture du blog

Vous constatez que parmi ces 4 actions, certaines sont plus importantes que d’autres.

Celle à réaliser en priorité, par exemple, c’est d’installer WordPress. Car sans elle, les autres ne servent à rien.

Autre chose : Rédiger votre premier article est une tâche qui vous fera vraiment avancer vers votre objectif. Alors que choisir la couleur du logo ou la police d’écriture ne va pas changer grand-chose.

Le problème, quand vous n’avez pas de priorisation, c’est que votre cerveau va justement se concentrer sur ces petites tâches annexes peu importantes.

Et ça, pour une raison toute simple : Ces petites tâches sont plus faciles (et souvent plus rapides) à réaliser. Vous pouvez donc cocher votre case et avoir votre petit shot de dopamine avec peu d’efforts.

Vous vous concentrez sur des éléments inutiles ou peu importants pour vous donner bonne conscience et ne pas affronter les grosses actions qui vous font peur.

Problème :

C’est justement ces quelques actions qui sont VRAIMENT importantes. Et qui vous permettraient d’avancer sur votre projet.

Résultat ?

Vous travaillez, vous travaillez.

Vous avez même peut-être l’impression d’être débordé.

Mais votre projet stagne.

Vous finissez vos journées épuisé.

Avec la sensation d’avoir fait beaucoup de choses, mais de ne pas avoir avancé.

Parce que vous allez encore et toujours ajouter des petites tâches annexes. Alors qu’elles pourraient juste être supprimées, ça ne changerait rien (ou presque).

Ce point à lui seul peut ruiner vos projets.

Nous verrons dans la seconde partie comment le corriger.

Mais avant ça, voyons les autres problèmes des ToDo.

2. Pas de gestion temporelle

Un autre problème des ToDo Listes classiques : elles ne gèrent pas les dates.

Les tâches à effectuer impérativement aujourd’hui sont mélangées avec celles à faire dans 3 mois.

C’est donc très compliqué de s’y retrouver…

Mais ce n’est pas le seul souci.

Peut-être que la majorité de vos tâches n’ont pas de délai.

Et c’est encore plus dangereux… !

Parce que sans date limite pour réaliser une action, vous allez la repousser encore et encore.

Vous avez sans doute déjà dû en faire l’expérience… Je suis presque sûre qu’au fond de votre liste de tâches vous en avez bien 1 ou 2 que vous repoussez depuis des mois… !

On appelle ça la procrastination. Et le meilleur moyen de l’éviter est de fixer une date limite à vos tâches.

Dernier problème de l’absence de temporalité :

Il n’existe pas de possibilité de récurrence.

Vous n’avez pas moyen d’ajouter une tâche chaque semaine automatiquement (comme avec un calendrier par exemple).

C’est à vous de penser chaque dimanche à l’ajouter.

Si vous gérez vos listes de manière classique, vous ne voyez sans doute pas l’intérêt de la récurrence.

Pourtant, et comme nous allons le voir juste après, la récurrence est un élément clé pour une bonne gestion des tâches !

3. La liste de tâches infinie

Si l’absence de priorisation et de gestion de date sont mortelles pour votre efficacité…

… La liste de tâches infinie est terrible pour votre santé mentale.

Alors qu’est-ce que j’entends par « liste de tâches infinie » ?

Eh bien, je veux parler du phénomène presque magique qui fait que vos ToDo Listes s’allongent encore et encore, jusqu’à l’infini.

Résultat ?

Vous entassez des tâches.

Encore et encore.

Dès qu’une idée vous passe par la tête ?

Vous l’ajoutez à votre liste.

Vous finissez alors par vous retrouver avec 5 tâches, 10 tâches, 30 tâches, 50 tâches…

… et JAMAIS assez de temps pour tout faire.

Plus vous en cochez et plus vous en avez.

Vous avez la sensation de ne jamais en voir le bout.

Vous finissez par vous décourager.

Et par perdre confiance en vous.

Pire :

Vous finissez par être paralysé.

Dès que vous ouvrez votre carnet ou votre application de ToDo…

… vous vous retrouvez submergé par les dizaines de tâches qui vous sautent à la figure.

Il y en a tellement que vous ne savez plus par où commencer.

D’ailleurs, le simple fait de voir toutes ces tâches et de devoir choisir celle que vous allez faire vous consomme de l’énergie…

À ce moment-là, vous prenez conscience que votre ToDo Liste est devenue synonyme de stress, frustration et culpabilisation.

Pour votre cerveau ?

C’est terrible…

Cette profusion de choses à faire vous plonge dans un état de confusion et de flou.

Or, quels sont les deux éléments essentiels pour que votre cerveau fonctionne au maximum de ses capacités ?

1. La clarté d’esprit
2. Le focus

Ce qui est impossible si vous le laissez se disperser parmi un chaos de listes, d’idées, de tâches…

Avoir une liste de tâches infinie est donc ce que vous voulez éviter à tout prix !!

Tant pour votre efficacité que pour votre santé mentale.

Là encore, je vous explique comment gérer ça dans la seconde partie.

4. La surcharge mentale

Voilà un point paradoxal :

Lorsqu’on crée des listes, c’est pour soulager notre cerveau et le libérer d’informations encombrantes.

Le problème, dont nous ne sommes pas conscients…

C’est que toutes ces choses que vous notez, elles restent dans un coin de votre tête.

Vous savez que, quelque part, vous avez une (ou des) liste(s) remplie(s) de tonnes de choses à faire.

C’est là, dans votre tête, même une fois votre journée finie.

Même pendant vos week-ends.

Même pendant vos vacances.

Ce qui crée une surcharge mentale qui vous empêche d’avoir l’esprit tranquille, de vous sentir vraiment serein.

Nous arrivons au dernier problème des listes de tâches. Juste avant que je vous donne la solution pour régler tout ça.

5. Et l’humain dans tout ça ?

Ce dont je vais vous parler, (presque) personne n’en parle lorsqu’il s’agit de gestion de projets et de tâches.

Pourtant… C’est pour moi la base.

Cet élément, complètement ignoré, c’est l’HUMAIN.

Eh oui, vous et moi sommes des humains.

(Enfin, moi oui en tout cas.)

Malgré ça, on essaie de travailler comme des robots.

Sans jamais prendre en compte les paramètres qui font de nous des êtres humains (humeurs, envies, besoins, énergie…).

Ces critères sont essentiels si on veut être vraiment efficace, travailler avec passion et développer un sentiment de sérénité.

Je vous encourage donc très fortement à ne pas les négliger.

5.1 Une mauvaise gestion des ressources

Nous avons 3 types de ressources à notre disposition :

1. L’ARGENT
2. LE TEMPS
3. L’ÉNERGIE

Dans notre cas, nous ne parlerons pas d’argent, car ça n’a pas vraiment de sens dans cet article.

Par contre, nous avons déjà vu que les ToDo Listes classiques gèrent très mal (voire pas du tout) la notion de temps.

Alors qu’en est-il de la 3^ème ressource : l’énergie… ?

Eh bien… [roulement de tambours]

… c’est encore pire !

Les listes de tâches (Todo listes) ne prennent PAS DU TOUT en considération votre niveau d’énergie.

(De même pour votre humeur, votre envie, etc.)

Que vous soyez dans une énergie haute ou une énergie basse, vous allez tenter de réaliser les mêmes actions.

Le seul moteur que vous utilisez donc pour réaliser vos tâches ?

C’est votre volonté.

Et ça, ça pose deux problèmes majeurs :

Pour commencer, sachez que votre niveau de volonté est limité dans une journée.

Pour la majorité des personnes, le niveau de volonté est à son maximum le matin. Et diminue progressivement au fil de la journée.

Raison pour laquelle il est fortement conseillé de commencer ses journées par réaliser LA tâche la plus importante.

Faire des choix est l’un des tueurs de volonté.

(C’est pour cette raison que de grands entrepreneurs comme Steve Jobs s’habillaient tous les jours de la même manière.

Ne pas avoir besoin de choisir quels habits vous allez porter aujourd’hui laisse plus de place pour les problèmes vraiment importants. Comme avancer vers vos objectifs, vos rêves.)

L’autre problème de la volonté ?

C’est que la volonté n’est clairement pas le moteur le plus puissant.

Ni celui qui vous emmènera le plus loin.

Ni le plus efficacement.

Si utiliser votre volonté fonctionne sur du court terme… Il sera très dur de tenir sur la distance.

Raison pour laquelle, si vous souhaitez monter un projet entrepreneurial, il est conseillé de choisir un projet qui vous plaît.

L’entrepreneuriat étant un marathon (et non un 100 mètres), il est peu probable que vous teniez les années nécessaires à la seule force de votre volonté.

Maintenant, imaginez :

Imaginez si à la place d’utiliser votre volonté vous utilisiez votre envie, votre passion, votre enthousiasme… ?!

Et si vous aviez un système qui vous permettait de travailler en fonction de votre niveau d’énergie ?

Imaginez la différence que ça ferait en termes d’efficacité…

Mais aussi en termes de bien-être et de bonheur tout simplement !

Ça n’a juste plus rien à voir.

Je vous explique tout ça dans la seconde partie de cet article.

5.2 Pas de prise en compte de la psychologie humaine

• 5.2.1 Problème de démarrage

Ok.

Alors pour bien comprendre ce point, vous devez comprendre comment fonctionne le cerveau humain.

Vous pouvez voir votre cerveau un peu comme le moteur d’une voiture.

Quelle est l’étape la plus « complexe » pour faire rouler une voiture ?

Oui, le démarrage.

Le plus dur c’est de démarrer le moteur et de faire les premiers mètres.

C’est le moment qui demande le plus d’énergie.

Une fois que vous avez passé la 2^ème, puis la 3^ème vitesse ?

Ça roule tout seul.

Et plus vous roulez, plus vous passez les vitesses, et moins ça demande d’énergie pour faire avancer la voiture.

Vous pourriez arrêter d’appuyer sur la pédale d’accélérateur que la voiture continuerait d’avancer toute seule pendant encore quelques centaines de mètres.

Avec votre cerveau, c’est exactement la même chose.

Vous avez sans doute déjà dû vous en rendre compte :

Le plus dur c’est de vous installer à votre bureau et de démarrer ce que vous devez faire.

Une fois que vous avez commencé… ?

Que vous avez rédigé les premières lignes de votre article ?

Que vous avez commencé à parler devant la caméra ?

Ou que vous avez classé votre premier document administratif ?

Continuer sur votre lancée est beaucoup moins difficile.

Ce qu’il se passe si vous passez votre journée à piocher des tâches dans votre ToDo liste ?

Que vous passez régulièrement d’une tâche à l’autre ?

Eh bien vous accumulez les phases de démarrage dans la journée.

Ce qui augmente le nombre de points de frictions (moments difficiles) et vous fait perdre beaucoup de temps.

(En plus : on est vraiment efficace sur une tâche qu’après de longues minutes de concentration maximum dessus.)

Comme pour le reste, je vous montre comment faire ça juste après.

• 5.2.2 Flow

Le Flow est cet état mental dans lequel vous êtes lorsque vous êtes complètement absorbé par ce que vous faites. Tellement absorbé que vous en oubliez tout le reste. Vous ne remarquez plus ce qu’il se passe autour de vous. Vous en oubliez presque de manger et de dormir.

Le Flow est un mélange entre concentration, plaisir et challenge (si la tâche est trop facile et que vous vous ennuyez, ça ne fonctionne pas).

Vu que ce cet article est déjà assez long comme ça (et que ce n’est pas le sujet), je ne vais pas entrer dans les détails de comment entrer dans le Flow. Ce que vous devez savoir, c’est que pour atteindre cet état vous avez besoin de longues minutes de concentration sur une même tâche. Vous ne pourrez donc jamais atteindre cet état si bénéfique (pour votre efficacité, mais aussi pour votre degré de satisfaction) si vous switchez de tâche toutes les 5 minutes…

Nous arrivons maintenant au dernier problème (majeur) des ToDo Listes. La dernière étape avant que je vous explique enfin comment régler tout ça !

5.3 Être son pire patron

Ce point est plus spécifique aux personnes qui bossent (ou qui veulent bosser) à leur compte.

Si c’est votre cas, vous avez monté votre projet pour être libre, pas vrai ?

Ce que vous voulez, c’est travailler tranquillement sur ce qui vous passionne. Sans personne constamment sur votre dos. Sans personne à qui rendre des comptes. Le truc, c’est que lorsqu’on devient indépendant, on devient souvent son pire patron…

• On se donne des tonnes de choses à faire.
• On est très dur et critique envers soi-même.
• Et on se dit qu’on n’en fait jamais assez.

Et notre liste de tâches est là pour nous rappeler toutes ces choses qu’on devrait faire. Elle devient notre bourreau. Progressivement, les petits shots de dopamine laissent place au stress et à la culpabilisation de ne jamais en faire assez.

Vous connaissez désormais les principaux inconvénients des ToDo Listes. Maintenant laissez-moi vous poser quelques questions :

Et si vous remettiez un peu de fun dans votre travail ?

Si vous ne laissiez plus votre ToDo Liste dicter votre vie ?

Si vous deveniez (vraiment) LIBRE, ÉPANOUI et SEREIN ?!

Oui, tout ça est possible.

Et je vous explique en détail comment faire dans le prochain article.

Stay tuned !

Laura Daufeld du blog Chill Makers