Accomplir les tâches de votre liste de choses à faire

Avez-vous pris l’habitude d’organiser vos tâches dans une liste de choses à faire sans toutefois les exécuter ? Vous n’êtes pas le seul.

Accomplir tout ce qui se trouve sur votre liste de choses à faire est difficile parce que cela active un certain nombre d’habitudes auxquelles la plupart des gens ne pensent pas. Aujourd’hui, nous chercherons à trouver des solutions à ces problèmes qui vous empêchent d’accomplir vos tâches, et les habitudes nécessaires pour surmonter ces problèmes.

Je me suis mis en tête d’écrire cet article quand le lecteur BJ Thunderstone m’a posé cette question que je trouve excellente :

Beaucoup de systèmes de productivité comme GTD de David Allen ou Do It Tomorrow de Mark Forster encouragent à créer des listes de choses à faire. Cette compétence est facile à apprendre. Toutefois, supposons que le problème n’est pas seulement de dresser des listes de choses à faire, mais plutôt d’accomplir vos tâches. Que se passe-t-il si vous écrivez « accomplir X, Y et Z », mais que vous ne parvenez pas à accomplir ces tâches par vous-même ?

Je pense que beaucoup de gens ont un problème non pas avec la création des listes de choses à faire, mais plutôt avec l’accomplissement de ce qui est écrit sur ces listes de choses à faire.

B.J. a énuméré quelques-unes des raisons pour lesquelles lui et d’autres personnes ont du mal à faire avancer les choses. Passons-les en revue !

« Je ressens une certaine résistance quand je commence à travailler sur quelque chose ».

Tout d’abord, vous devez vous pencher sur votre propre résistance ; chose que nous ne faisons pas souvent. Pourquoi ne souhaitez-vous pas démarrer une tâche ? Identifier le problème peut aider à mener à la solution.

Cela étant dit, il y a quelques suggestions qui pourraient aider :

• Réduisez au maximum. Dites-vous que vous n’avez qu’à effectuer 5 minutes de travail pour le moment. Cette petite quantité de travail est moins intimidante.
• Commencez. Une fois que vous commencez, il est beaucoup plus facile de continuer. Dites-vous donc que tout ce que vous avez à faire, c’est de démarrer. J’aime comparer cette méthode à ma philosophie de jogging : au lieu de me mettre la pression pour faire tout le parcours, je me dis que je dois lacer mes chaussures et simplement aller dehors. Après cela, le reste devient très facile. Faites de même avec toutes vos tâches. Lancez simplement votre programme, et faites les premières actions (par exemple commencer à écrire). Cela devient plus facile après.
• Récompensez-vous. Ne vous donnez pas l’autorisation de vérifier vos courriels (et ne vous accordez pas une autre récompense) jusqu’à ce que vous ayez passé au moins 10 minutes (ou 15 ou 20, c’est sans importance) sur la tâche. Réglez un chronomètre pour ce faire. Une fois que les 10 minutes sont écoulées, réglez à nouveau le chronomètre pour un délai supplémentaire de 5 minutes et vérifiez ensuite vos courriels. Recommencez !
• Soyez motivé. C’est une astuce utile pour chacun de ces points. Si vous êtes motivé à faire quelque chose, vous n’hésiterez pas. Par exemple, j’ai aimé cette suggestion d’article, et j’étais motivé à l’idée de l’écrire. Dès que j’en ai eu la chance, je me suis assis pour écrire et je n’ai pris qu’une pause. La question qui se pose est donc de savoir comment être motivé par une tâche. Essayez de trouver un facteur intéressant à propos de cette tâche. Vous rapportera-t-elle de l’argent ? Que pouvez-vous faire avec ces revenus ? Cette tâche vous permettra-t-elle d’attirer de nouveaux clients ? De nouvelles possibilités ? Un nouveau statut ? Si vous ne pouvez rien trouver de passionnant à propos d’une tâche, voyez si elle est vraiment importante. Si ce n’est pas le cas, trouvez un moyen de la supprimer de votre liste de choses à faire. Parfois supprimer (déléguer ou différer) la tâche est la meilleure option.

« J’ai peur d’accomplir certaines tâches ou de travailler sur certains projets ».

Il y a généralement des raisons pour lesquelles ces tâches ou ces projets vous font peur :

1. La taille ou l’ampleur de ces projets vous intimident. Pour lutter contre cela, subdivisez-les en petites tâches. Ensuite, réalisez la première partie (comme David Allen nous recommande de faire dans GTD). C’est intimidant d’accomplir une tâche qui se présente comme suit : « Faire un rapport sur X » ou « Faire un plan annuel pour Z ». Toutefois, si vous avez juste besoin de faire la première action physique, qui pourrait être « Appeler Frank pour obtenir des éléments sur X » ou « Faire une liste de 10 choses que nous devrions accomplir cette année », c’est beaucoup plus facile à entamer et moins intimidant.

2. Vous ne savez vraiment pas comment vous y prendre. Si vous n’avez pas l’habitude de faire une tâche, vous pourriez avoir du mal. Et cela fait généralement peur. Quelle est donc la solution ? Pour commencer, cherchez à obtenir plus d’informations. Vous devez en apprendre autant que possible sur le sujet. Cela pourrait nécessiter des recherches sur Internet. Vous pouvez aussi échanger avec une personne qui a plus d’expérience que vous en la matière, lire un livre ou encore suivre un cours.

Faites ce qu’il faut pour avoir accès aux informations qui vous sont inconnues jusqu’ici. Ensuite, entrainez-vous autant que possible. Une fois que vous aurez appris comment vous y prendre, il vous faudra vous entrainer pour devenir meilleur. Ne prenez pas les choses dans leur entièreté. Cherchez plutôt à travailler sur les compétences individuelles nécessaires pour accomplir une tâche ou un projet. Prenez une compétence à la fois, jusqu’à ce que vous deveniez bon. Une fois que vous aurez maîtrisé ces compétences, la tâche ne sera plus terrifiante.

3. Vous vous concentrez sur les aspects négatifs. Il est possible que vous vous préoccupiez uniquement du niveau de difficulté d’une tâche ou des obstacles qu’il y a autour. Mon conseil : Essayez de considérer les aspects positifs plutôt. Concentrez-vous sur la grande opportunité que ce projet représente ; l’opportunité d’apprendre, d’être meilleur dans un domaine, de vous faire plus d’argent, d’améliorer une relation, d’acquérir une popularité à long terme, d’améliorer vos chances d’obtenir une promotion. Ce point est similaire au point « soyez motivé » de la précédente section. Si vous considérez les opportunités, et pas les problèmes, vous serez moins impressionné et plus disposé à faire ce qu’il faut.

« Je commence, mais je me déconcentre et je ne finis jamais ».

En soi, le fait de commencer la tâche est déjà un grand pas vers la finition. Maintenant, il ne vous reste qu’à régler la question des distractions. Voici quelques suggestions que je fais à ce sujet. Elles ne sont pas populaires, mais elles sont efficaces :

• Faites de petites tâches (ou mini missions). J’ai mentionné cela plus haut, mais il est vraiment important de le répéter ici. Si vous cédez à la distraction, c’est peut-être parce que vous travaillez trop longtemps sur une seule tâche ou un projet. Pour rester concentrer, faites seulement une petite tâche. Vous êtes plus susceptible de rester sur cette tâche. Si elle prend du temps, donnez-vous pour objectif de l’accomplir seulement pendant 15-20 minutes.
• Faites une tâche à la fois. Ne vous donnez pas la possibilité de faire plusieurs tâches à la fois. Faites juste la prochaine tâche de votre liste. Si vous avez l’intention de vérifier vos courriels et vos messages ; de surfer sur le web, de suivre le flux RSS, de parler au téléphone pendant que vous êtes en train de faire une tâche, vous serez inévitablement distrait. Effectuez une tâche à la fois. Si vous vous sentez déconcentré, arrêtez-vous puis revenez à la charge.

• Déconnectez-vous. Les plus grosses distractions sont dues à la connectivité : les courriels, les flux, les messages instantanés, Twitter, les téléphones. Déconnectez-vous de tout cela pendant que vous travaillez sur votre tâche unique. C’est toujours une suggestion peu appréciée, mais avant de la rejeter, essayez-la. Éteignez tout, et essayez de vous concentrer sur une tâche. Vous ferez de grands progrès, je vous le garantis. En ce moment, j’écris cet article en étant déconnecté d’Internet. Il m’est donc beaucoup plus facile de me concentrer.

• Arrangez votre bureau. Les distractions peuvent provenir d’un encombrement visuel. Cela peut donc valoir le coup d’aérer votre bureau. Aussi, nettoyez vos murs et votre ordinateur, et travaillez seulement sur une application à la fois si possible.
• Concentrez-vous. Une fois que votre bureau est aéré, que vous êtes déconnecté et que vous êtes en train de travailler sur cette unique tâche, mettez-y vraiment toute votre concentration. Investissez-vous dans cette tâche, et voyez si vous pouvez l’accomplir rapidement. Vous pourriez même vous plonger au point d’atteindre un incroyable niveau de concentration.
• Prenez des pauses. Cela peut vous aider de vous concentrer pour un court moment sur une seule tâche, puis de prendre une pause. Cette approche vous permet de rafraîchir votre cerveau. Remettez-vous ensuite au travail et concentrez-vous sur la prochaine tâche.

« Je n’ai souvent pas envie de travailler du tout. L’idée de travailler me semble horrible et je ne débute jamais rien ».

Je connais bien ce sentiment. Il nous accable tous, et il n’y a pas de technique pour y faire face. Toutefois, voici quelques suggestions :

• Prenez une douche. Si vous travaillez à domicile, prenez une douche. Souvent le fait de nous doucher peut nous faire sentir beaucoup mieux.
• Marchez un peu. J’ai constaté qu’une petite promenade peut améliorer la circulation du sang, me rafraîchir la mémoire, et me permettre de penser à ce que je veux faire. Ce n’est peut-être pas ce dont vous avez besoin, mais cela vaut le coup d’essayer.
• Faites des exercices. L’entrainement peut vous faire vous sentir bien. Faites donc un jogging dans le parc, un peu de musculation ou de la méditation. Toutes ces activités améliorent votre humeur et vous rendent productifs et heureux. Essayez ! Vous aurez peut-être envie d’en faire plus une fois que vous aurez terminé.
• Encore une fois, pensez aux opportunités. Pensez à demain. Non à demain dans un avenir lointain, mais demain comme la journée qui vient après celle d’aujourd’hui. Imaginez-vous en train de regarder la journée d’aujourd’hui à partir de demain. Serez-vous content de ce que vous avez accompli ? Seriez-vous plus heureux si vous aviez fait quelque chose, et profité des possibilités que vous avez devant vous aujourd’hui ? Vous gagneriez à penser comme votre futur vous. En effet, ce que nous faisons aujourd’hui ouvrira des possibilités et de nouvelles voies pour la personne que nous serons plus tard.

• Faites des pas de bébé. Ne vous mettez pas en tête que vous allez vous attaquer à toute votre journée de travail ou à tous les éléments de votre liste de choses à faire. C’est accablant ! Je vous conseille de penser à faire une tâche à la fois. C’est tout ce que vous avez à faire, cette seule tâche. Rendez-la petite, facile et idéalement amusante et gratifiante. Concentrez-vous sur cette tâche facile. Une fois lancé, vous pourriez être plus disposé à faire une autre chose et ainsi de suite.
• Trouvez des choses amusantes à faire. Si toutes les tâches dont vous vous occupez sont ennuyeuses ou désagréables, vous n’aurez pas envie de les accomplir. Changez donc votre façon de faire aujourd’hui. Voyez si vous pouvez trouver quelque chose d’amusant ou de passionnant qui vous permet également d’avancer dans un projet ou vers un objectif. Cela pourrait être ce dont vous avez besoin pour commencer à faire d’autres choses. Vous pourriez alors seulement passer la journée à ne faire que des trucs amusants (tant que cela vous permet d’avancer ; ne jouez pas simplement au solitaire ou à World of Warcraft).
• Dévouez-vous. Si vous avez du mal à trouver la motivation, engagez-vous à faire quelques progrès avec un objectif ou un projet aujourd’hui ou tous les jours de cette semaine. Dites-le à vos proches et amis, écrivez-le sur votre blog ou sur un forum. C’est un grand facteur de motivation. Ensuite, partagez avec les autres ce que vous avez réalisé au cours de cette journée.
• Récompensez-vous. Dites-vous que si vous faites seulement cette première tâche, vous vous offrirez un sundae ou que vous pourrez acheter un livre ou un DVD. Quelle que soit votre récompense, utilisez-la pour vous motiver à commencer. Ensuite, laissez le reste suivre.

« Je dresse une liste de choses à faire le lendemain et ce jour-là, je me réveille en m’attendant à une mauvaise journée, pleine de tâches désagréables, et je n’ai pas envie de faire quoique ce soit dans la liste ».

Voici ce que j’ai à dire à cet effet :

1. Surcharge : La raison la plus probable est que vous vous surchargez. Les gens ont tendance à accumuler trop de tâches pour un seul jour, surestimant ce qu’ils peuvent réellement faire. Prenez l’habitude de choisir seulement les trois tâches les plus importantes de la journée, et accomplissez-les en début de journée (au moins deux avant de vérifier vos courriels). Si vous avez seulement trois choses à faire, ce n’est pas accablant. Vous aurez probablement certaines petites choses à faire plus tard, mais marquez-les sur une liste de choses à faire et accomplissez-les toutes à la fois vers la fin de la journée.

2. Divertissement : La deuxième chose est que vous vous chargez de tâches désagréables. Qui veut avoir une telle journée ? Je vous conseille de faire une croix sur ces tâches. Créez une liste de choses à faire pour le lendemain. Si vous n’avez vraiment rien d’important à faire qui soit agréable, il est possible que vous pratiquiez le mauvais emploi. Cherchez plutôt un emploi qui vous procurera effectivement du plaisir. Oui, chaque boulot a des tâches désagréables et difficiles, mais elles conduisent toutes à un résultat gratifiant. Ces tâches vous galvanisent. Si ce n’est pas le cas dans votre métier, alors vous devez commencer à vous intéresser à la question. Changez certaines choses ou cherchez un autre emploi.

Avez-vous vos propres méthodes pour réaliser les tâches de votre liste de choses à faire ? Avez-vous d’autres problèmes ? Discutez-en dans les commentaires.

Article original écrit par Léo Babauta.

Avant de vous quitter, je vous invite à suivre la vidéo ci-après. Elle attire votre attention sur une erreur que commettent la plupart des gens qui utilisent une liste de choses à faire. Vous pourrez ainsi améliorer un peu plus votre productivité.

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