Vos mails sont trop longs

Note : cet article sur les mails est une traduction de l’article Your Emails are Too Long de Léo Babauta. C’est donc lui qui s’exprime dans le “je” de cet article !

« Si vous ne pouvez pas écrire votre idée au dos de ma carte de visite, c’est que votre idée n’est pas claire. » – David Belasco

Un des pires problèmes que j’ai vus lorsque les gens m’envoient des mails est en fait incroyablement répandu : ils sont beaucoup trop longs.

Je suis un mec plutôt occupé, qui ne l’est pas ? J’essaye de répondre à tout, mais quand je reçois un mail incroyablement long il m’est impossible d’y répondre rapidement. Si un mail est court, je vais taper une réponse dès que je l’aurais lu.

Alors pourquoi envoyer des mails aussi longs ?

Voilà la règle : un long mail n’est jamais nécessaire. Jamais.

Pourquoi est-ce que j’écris ça ? Est-ce une attaque contre les gens qui m’ont écrit ? Pas du tout, c’est un problème général que j’ai vu en ce qui concerne les mails, et j’espère que cela aidera les gens à écrire de façon plus efficace.

Comment j’utilise les mails

J’ai déjà écrit sur la façon dont j’ai laissé tomber les mails. C’est vrai, à 90%. J’utilise encore les mails de manière limitée ─ principalement pour les gens avec qui je collabore (partenaires, designers, imprimeurs, etc.). Je réponds également aux mails de clients (remboursements, problèmes de téléchargement).

Pour les réponses aux lecteurs et les commentaires, j’utilise Twitter. Pour communiquer avec ma famille (celle à Guam et à d’autres endroits dans le monde), j’utilise Facebook (je n’ajoute pas comme « ami » d’autres personnes que ma famille, et j’ai moins de 100 amis sur FB).

Cela dit, mon problème avec les mails n’est pas un cas unique. Peu importe la façon dont vous utilisez les mails, personne parmi ceux à qui vous écrivez n’a envie de lire un essai interminable ou répondre à 10 questions. Tout le monde est occupé, et notre temps est précieux.

Quand j’envoie des mails, j’essaye de m’en sortir rapidement. Je n’aime pas être coincé à en envoyer toute la journée, alors j’ouvre, je lis et je réponds ou j’archive/je détruis, et je ferme.

Quand quelqu’un m’envoie un long mail, il y a des chances qu’il soit archivé. Si je dois absolument y répondre, je ne le ferai probablement pas le jour même.

Notez que cet article ne concerne pas que moi. Cela concerne toute personne occupée et dont le temps est précieux. Si vous envoyez un long mail à une personne comme ça, vous montrez que vous n’avez pas pris en considération la valeur de son temps et que vous n’avez pas ressorti ce qui était le plus important. Et vous diminuez vos chances de recevoir une réponse.

Pourquoi les longs mails craignent

Quelques raisons :

• Cela, prends-tu temps à lire. Je n’ai pas beaucoup de temps pour lire, et en m’envoyant un roman, vous faites comprendre que votre mail est plus important que les autres choses que j’ai à lire.

• C’est un manque de respect pour mon temps. Quand vous m’envoyez un mail, vous faites une demande pour utiliser de mon temps (pour lire, traiter, répondre). Si vous envoyez un long mail, c’est que vous ne l’avez pas préparé. Vous n’avez pas décidé de ce qui était le plus important. Puis,vous dites qu’en fait, ce sera à moi de le faire. Vous envoyez le message que votre temps est plus important que le mien.

• Vous n’allez pas à l’essentiel. Que voulez-vous en faire ressortir ? Quelle est la question principale ? Dégagez-la, ou elle sera ensevelie.

• Vous posez trop de questions. Je ne serai pas capable de répondre à toutes en moins d’une demi-heure de ma précieuse journée. Donc ne posez pas des dizaines de questions ─ n’en posez qu’une ou deux.

• Je ne répondrai pas. Si vous voulez que je lise le mail tout de suite, ou que je fasse quelque chose pour vous, bonne chance. Je ne suis pas une diva, mais j’ai aussi des choses à faire et je ne peux pas m’occuper de tous les longs mails. Et il y en a beaucoup, pas simplement les vôtres.

Les règles pour des mails courts et efficaces

Ignorez ces règles à vos risques et périls :

1. Ne dépassez pas 5 phrases. Pas plus. J’ai piqué cette idée sur internet (five.sentenc.es), mais je l’utilise depuis des années et ça marche. J’essaye généralement d’en écrire moins de 5.

2. Dégagez l’idée principale. Si vous pensez que vous avez besoin de plus de 5 phrases, c’est que vous n’avez pas trouvé l’élément-clé que vous voulez dire. Prenez une seconde pour le trouver, et tenez-vous simplement à cela.

3. Demandez une chose. Ne posez pas 10 questions, n’en posez qu’une. Ou deux, tout au plus. Vous aurez beaucoup plus de recevoir une réponse rapide.

4. Corrigez. Si vous avez 8 phrases, enlevez-en 3.

5. Liez. Si vous devez vous référer à quelque chose, incluez le lien web.

6. Postez. Si l’info dont vous avez besoin n’est pas sur le web, mettez-la dessus. Créez une longue réponse ou un long document annexe (puis corrigez et éditez pour ne garder que l’essentiel) et postez-le en ligne. Utilisez votre blog, ou un des outils gratuits permettant de poster des infos sur internet. Créez une FAQ si besoin. Et mettez le lien dans votre mail.

Cet article, en passant, est un exemple de la dernière règle.