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Astuces pour ne pas être multitâches — Travailler plus simplement et plus sainement

Vous travaillez sur deux projets en même temps pendant que votre employeur apporte deux nouvelles piles de dossiers et les pose sur votre bureau.

Trois nouveaux courriels arrivent dans votre boite de réception alors que vous êtes au téléphone.

Par ailleurs, vous essayez de partir à temps pour que vous puissiez passer par l’épicerie sur le chemin du retour pour prendre de quoi dîner.

Votre smartphone se décharge. Votre collègue vous arrête pour vous demander une info. Comme si ce  n’était pas assez, votre lecteur de flux RSS affiche plus de 100 messages en attente.

Vous jonglez entre les tâches avec une vitesse qui ferait pâlir de jalousie un jongleur de cirque.

Félicitations, vous êtes « multitâches ».

Astuces pour ne pas être multitâches

À cette ère où la technologie est partout, nous sommes bombardés d’informations et énormément de choses, de sociétés et d’humains requièrent notre temps.

C’est en partie pour cela que la méthode GTD est si populaire. Il s’agit d’un système conçu pour prendre rapidement des décisions et ordonner toutes les requêtes que vous recevez.

Mais même si vous utilisez GTD, il arrive parfois que les choses débordent tellement que votre système devienne caduc.

J’ai récemment lu un article sur un blog assez populaire. Cet article expliquait comment être multitâches tout en se concentrant sur une tâche à la fois.

Bien sûr, comme le suggère assez bien le titre de l’actuel article, nous allons prendre le total contrepied de cette approche.

Tout d’abord, voici quelques raisons pour lesquelles, vous ne devriez pas être multitâches :
  1. Les multitâches sont moins efficaces, à cause du besoin de passer les vitesses pour chaque nouvelle tâche et ensuite de rétrograder pour recommencer.
  2. L’approche multitâches est très compliquée et rend donc plus sujet au stress et aux erreurs.
  3. L’approche multitâches peut-être incontrôlable ; or nous vivons déjà dans un monde chaotique. Ce qu’il nous faut faire, c’est trouver une petite oasis calme et saine et non d’accumuler tâche sur tâche.
Les lecteurs de cet article ont également lu :  Questions de priorité

Si vous le permettez, nous allons poursuivre avec quelques astuces pour éviter d’être multitâches.

Astuces pour ne pas être multitâches

  • Tout d’abord, créez des listes de choses à faire pour des contextes différents (par exemple les appels, l’ordinateur, les courses, la maison, les tâches en attente, etc.) en fonction de votre situation.
  • Ayez un outil (comme un bloc-notes) pour prendre des notes instantanées sur ce qui doit être fait.
  • Ayez une boite de réception physique et un courriel afin que tout le courrier qui arrive soit réuni en un seul endroit (un pour le papier, un pour l’électronique).
  • Planifiez votre journée en blocs, avec des blocs ouverts entre eux pour les tâches urgentes qui pointeront leur nez. Ainsi, vous pouvez essayer des blocs d’une heure, ou d’une demi-heure, en fonction de ce qui marche pour vous. Vous pouvez aussi essayer des blocs de 40 minutes avec 20 minutes de pause entre deux tâches annexes.
  • En premier, le matin, faites vos tâches les plus importantes de la journée et rien d’autre tant que vous ne les avez pas terminées. Accordez-vous une courte pause, et ensuite, commencez la prochaine tâche la plus importante sur votre liste. Si vous pouvez en finir 2-3 le matin, le reste de la journée sera beaucoup plus libre.
  • Quand vous travaillez sur une tâche dans un de vos blocs de temps, arrêtez toutes les distractions. Ne regardez pas vos courriels, coupez Internet si c’est possible. Éteignez aussi votre portable. Essayez de ne pas répondre au téléphone si possible. Concentrez-vous sur cette seule tâche, et essayez de la finir sans penser à autre chose.
  • Si vous ressentez l’envie de vérifier vos courriels ou de basculer sur une autre tâche, arrêtez-vous. Respirez profondément. Reconcentrez-vous. Revenez à votre tâche.
  • Si d’autres choses surgissent pendant que vous travaillez, laissez-les dans votre boite de réception, ou prenez une note à ce propos. Revenez à cette tâche plus tard.
  • Quand vous finissez une tâche, traitez vos notes et votre boite de réception, ajoutez les tâches dans votre liste de choses à faire et redéfinissez ensuite votre agenda si nécessaire. Traitez vos courriels et vos autres boites de réception à des intervalles réguliers et prédéterminés.
  • Il y a des moments où les interruptions sont si urgentes que vous ne pouvez pas les mettre de côté en attendant de finir la tâche que vous êtes en train de faire. Dans ce cas, essayez d’écrire une note sur où vous en êtes (avec des détails si vous avez le temps) avec la tâche qui vous occupe, et mettez tous les documents et toutes les notes de cette tâche ensemble et à part (peut-être dans un dossier « action » ou un dossier de projet). Ensuite, quand vous revenez à cette tâche, vous pouvez tout sortir de votre dossier et lire vos notes pour voir où vous en étiez.
  • Respirez profondément, étirez-vous, et prenez des pauses de temps en temps. Profitez de la vie. Allez dehors et appréciez la nature. Gardez votre esprit sain.
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Article original écrit par Léo Babauta.

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