Travailler sans friction : comment débarrasser votre vie des tâches inutiles

« Ce n’est pas le travail qui tue les gens, c’est les soucis. Ce n’est pas le fonctionnement qui use la machine, c’est la friction. » – Henry Ward Beecher

Combien de temps dans la journée est dépensé pour des tâches administratives, et non pour créer ou faire un autre travail important ?

Combien de temps passez-vous à répondre à des courriels et à des messages ? Calculez-vous le temps que vous passez sur les réseaux sociaux, à effectuer des paiements, vous occuper de la paperasse, monter des dossiers, assister à des réunions, conduire, faire les courses ou autre ? Quelle part de ce temps pourrait être récupérée pour faire des choses plus importantes ?

Imaginez cela pendant un instant : vous n’avez plus de tâches administratives, seulement le travail essentiel que vous aimez faire. Votre journée est consacrée pour créer, construire, faire des projets de grande portée. N’est-ce-pas fantastique ?

Est-ce une simple chimère ? Peut-être pour certains, qui n’ont que peu de contrôle sur leur travail. Si vous avez toutefois une plus grande marge de contrôle, explorons ensemble l’idée d’un « travail sans friction » ou même d’une « vie sans friction ».

Si vous n’avez que peu de contrôle, envisagez de changer.

Mon travail sans friction

Je sais que je n’ai pas un travail traditionnel, mais ce n’est pas arrivé en une nuit, ni par hasard. Aujourd’hui, j’ai quelques blogs et une poignée de livres à succès.

Il y a seulement un an, cela nécessitait beaucoup de travail administratif. J’avais même engagé un assistant pour m’aider et externalisé le reste du travail.

Cependant, les assistants, les employés, le fait de déléguer et d’externaliser, tout cela n’est pas sans souci… Chaque aspect apporte son lot de travail : courriels ou appels, suivi, vérification de la qualité du travail, gestion des contrats, révision des termes, clarification, licenciement, recherche d’un meilleur employé/sous-traitant, paye, remplissage des dossiers de taxation, etc..

La meilleure solution, c’est de simplifier. D’éliminer les tâches annexes. Et c’est ce que j’ai fait, lentement :

1. J’ai supprimé les commentaires sur mon blog Zen Habits, pour diminuer l’énorme somme de travail que cela représentait pour moi. Les commentaires transforment les grands blogs en forums, dont le blogueur devient le modérateur. Ça prend des heures d’être modérateur d’un grand blog, et bien que j’aie externalisé cette tâche pendant des mois, c’était toujours une grosse prise de tête qui nécessitait beaucoup de travail. Supprimer les commentaires, qui n’étaient lus que par une minorité de personnes, a supprimé cette nécessité de travail administratif et ce besoin d’engager un modérateur.

2. J’ai arrêté tout travail qui nécessitait de faire de la paperasse ou des tâches administratives. Cela impliquait de perdre les revenus de consultant par exemple, mais cela signifiait également beaucoup plus de temps libre pour ce que j’aime faire.

3. Quand un blogueur invité soumet un article, je ne le mets plus au format adéquat mais je demande au blogueur de l’envoyer directement au bon format et de le soumettre à correction. Généralement maintenant je n’ai plus qu’à relire l’article et à cliquer sur publier.

4. Je me suis sorti d’un bouquet de réseaux publicitaires qui me demandaient continuellement de gérer des points administratifs. Cela a été une perte de revenus, mais cela a aussi simplifié mon site. Maintenant je vends une pub par mois (ce que je suis également en train de supprimer), et je ne gère quasiment rien ─ le publicitaire appuie sur un bouton PayPal pour réserver la publicité, et m’envoie un mail avec l’image de la pub et le code du lien.

5. J’ai supprimé les courriels, en grande partie, sauf pour les projets collaboratifs (qui sont peu nombreux et espacés dans le temps). Mon temps passé sur les courriels est passé de la moitié de mes journées à quelques minutes par jour.

6. Je vends mes e-books automatiquement sur Internet, et les paiements affiliés sont aussi gérés automatiquement.

Je n’ai maintenant quasiment plus de travail administratif lié à mes blogs : j’écris, et je publie. Une fois par mois je me connecte à mon compte PayPal, j’envoie les paiements affiliés, et je transfère l’argent sur mon compte en banque (et de là, mes factures sont automatiquement payées et l’argent est automatiquement transféré sur mon épargne).

Je ne dis pas ça pour me vanter. Je sais que c’est plus facile pour moi que pour beaucoup, mais tout cela a été fait graduellement et sciemment. J’ai créé ce travail sans friction.

Quelles sont vos tâches administratives ?

Passez en revue votre travail. Quelles tâches administratives vous prennent du temps ? Complétez cette liste au cours des prochains jours, parce que vous allez certainement en oublier.

Maintenant, demandez-vous : lesquelles puis-je supprimer ? Beaucoup vont probablement répondre « Très peu », car vous êtes habitués à la façon dont fonctionnent les choses. Cependant, c’est une limite artificielle. Demandez-vous plutôt comment vous pouvez changer cela. Comment cela pourrait-il devenir possible ? Pensez de façon radicalement différente.

Pour supprimer des tâches, il se peut que vous deviez faire des changements majeurs au fil du temps. Cela dit, ce qui est beau, c’est que vous allez également vous libérer du temps. Voici quelques pistes de réflexion :

1. Si vous avez beaucoup de paperasse, pouvez-vous faire en sorte qu’une partie soit remplie informatiquement, peut-être en ligne ? Cela va supprimer une grosse partie du travail, et si la base de données est correctement configurée cela réduira le traitement des dossiers.

2. Si vous passez beaucoup de temps au téléphone ou sur vos mails, pouvez-vous fournir aux gens d’autres moyens d’obtenir les informations ou de faire les choses ? Peut-être en mettant une FAQ en ligne, ainsi les questions habituelles auront leur réponse (comme le fait Google pour son support produit), ou en proposant des pages web sur lesquelles les gens pourraient télécharger automatiquement les produits ou obtenir ce qu’ils veulent sans que vous jouiez les chaperons ? Ou pouvez-vous déléguer ces requêtes à quelqu’un d’autre ?

3. Désinscrivez-vous également des newsletters, notifications et autres, afin de ne plus être obligé de passer du temps à les traiter dans votre boîte de réception. Pour chaque mail entrant demandez-vous : « Comment puis-je m’en débarrasser ? »

4. Pouvez-vous supprimer les réunions, ou du moins ne pas avoir à y assister ? Comment pouvez-vous obtenir les infos sans y assister ? Comment les projets peuvent-ils être menés à leur terme sans réunion ?

5. Si vous travailliez à domicile, vous n’auriez plus de temps de déplacement, ou à faire toutes ces tâches liées au travail dans un bureau. Ce n’est pas toujours possible, mais vous pouvez souvent travailler en ce sens.

6. Pouvez-vous vous débarrasser de certains clients ou de certains aspects de votre travail, perdant de ce fait un peu de revenus mais supprimant dans le même temps le travail administratif qui en découle ? Le temps libre pourrait servir à créer quelque chose qui serait plus qu’un simple palliatif à la perte de revenus.

7. Pouvez-vous supprimer les éléments qui ne sont pas totalement essentiels, pour ne plus avoir à faire tout le travail qu’impliquent ces éléments (comme je l’ai fait en supprimant les commentaires) ?

8. Pouvez-vous arrêter de vous inquiéter autant de la croissance, des clients, des concurrents, des statistiques, et ainsi de suite ─ et à la place vous concentrer sur ce que vous aimez faire ? Une excellente citation de Sam Brown, designer web et développeur : « Je stressais beaucoup pour mon affaire, mes clients, la somme de travail que j’avais à faire et mes concurrents ─ mais à la minute où j’ai arrêté de m’en inquiéter et où je me suis concentré sur le simple fait de faire un bon boulot dont j’étais heureux, la différence a été énorme, pour moi et pour mon affaire. »

9. Si vous pensez qu’une tâche est nécessaire dans les conditions actuelles, envisagez de changer les conditions actuelles.

Ce ne sont que quelques idées et questions pour vous permettre de commencer, mais vous pouvez voir qu’en revoyant radicalement votre travail, vous pourriez supprimer beaucoup de tâches administratives.

Et libérer du temps pour ce qui compte vraiment.

Une vie sans friction

Ce concept d’éliminer le travail administratif peut également s’appliquer à votre vie personnelle. Imaginez votre temps personnel avec aussi peu de corvées, de courses, de paperasse, et d’engagements que possible. Vous seriez libre de… eh bien, de faire ce que vous aimez le plus.

Je ne peux pas prétendre avoir totalement réussi à le faire, mais j’ai fait d’énormes progrès sur la voie d’une vie sans friction. Bien sûr, j’ai toujours des corvées à faire (faire la vaisselle, la lessive, etc.), mais j’ai supprimé beaucoup de tâches personnelles :

• Je ne paye plus de factures. Soit je les paye en avance si c’est un gros paiement forfaitaire, soit j’automatise les paiements mensuels. En fait, étant donné que toutes mes transactions sont électroniques, je ne vais jamais à la banque.
• Je n’ai plus de papiers à classer. J’ai choisi de vivre sans support papier, donc tous les documents que j’ai besoin de garder sont scannés, et tout le reste est déjà informatisé. Même mes contrats sont informatisés.
• Les tâches ménagères sont très réduites. Je dois bien l’admettre, ma femme s’occupe du linge, mais nous partageons la cuisine et le ménage, et c’est globalement assez peu fatigant étant donné que nous avons un intérieur plutôt minimaliste. C’est généralement tout le temps propre.
• Les courses sont aussi réduites. Cela consiste généralement à aller à l’épicerie ou à la poste, et nous avons déménagé l’an dernier pour qu’elles soient à distance de marche. Donc nous allons souvent faire les courses à pied, et on en profite pour faire un peu d’exercice et profiter du paysage.

Nous avons peu d’autres choses à faire, mis à part ce qu’on fait avec les enfants ou l’un avec l’autre. Les trucs plaisants. La plupart des éléments de friction de la vie ont été supprimés.

Attention

Ce n’est pas toujours facile de changer votre travail et votre vie pour se débarrasser de la friction des tâches administratives, mais une fois que vous l’avez fait, c’est juste un délice.

Cependant, il y aura certainement une tentation de remplir votre temps libre avec plus de mails, de réseaux sociaux, de lecture de blogs, et autres. Je ne dis pas que vous ne devriez pas le faire, mais avant de le faire, pensez à la façon dont vous voulez vraiment utiliser votre temps libre. Voulez-vous supprimer la friction simplement pour la gaspiller en distractions ?

J’aime beaucoup ne rien faire, être seul et me relaxer ou jouer. Par conséquence, si c’est la façon dont vous utilisez votre temps libre, je saute de joie. Toutefois, vous pourriez passer ce temps à créer. Et c’est une des vraies merveilles que peut apporter un travail sans friction et une vie sans friction. Utilisez votre temps pour faire ce que vous aimez. Vivez votre passion ; faites quelque chose de nouveau et de beau. Vous serez heureux de l’avoir fait.

“Le monde est vaste, et je ne vais pas gaspiller ma vie en friction quand cela pourrait être transformé en énergie. » – Frances E. Willard

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Lisez-en plus sur la simplicité dans mon livre, l’Art d’aller à l’essentiel (version Kindle).

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Article original écrit par Léo Babauta.

Avant de prendre congé de vous, j’aimerais vous inviter à suivre la vidéo suivante. Elle explique comment gagner du temps en supprimant certains engagements (superflus).