Un guide pratique pour traiter ses e-mails en 20 minutes par jour

Je me suis récemment lancé un défi avec mon ami Jesse de Samovar Tea : vérifier les e-mails deux fois par jour (à 10h et à 16h) pendant 30 minutes par session.

De plus, nous n’avions pas la possibilité de vérifier les e-mails le matin à moins que nous ne passions une heure sur un projet spécifique ce matin-là. Il s’est avéré que la plupart des matins, je ne parvenais pas à passer une heure sur ce projet, donc je vérifiais mes e-mails seulement l’après-midi.

Ce qui m’a impressionné, c’est que, lorsque je me concentrais et travaillais efficacement, je n’avais besoin que de 20 minutes par jour pour traiter les e-mails. J’aimerais partager avec vous comment le faire, si cela vous intéresse. D’ailleurs, je poursuis le défi pour au moins une autre semaine.

Pour commencer, il ne s’agit pas d’être hyper-efficace, ni d’optimiser notre vie ou de devenir des maîtres de la productivité et il ne s’agit pas de bâcler les choses non plus.

Il s’agit de limiter nos distractions (à mon sens, l’e-mail est l’une de mes distractions préférées). Quand nous les autorisons, nous le faisons délibérément avec concentration et attention.

L’e-mail est nécessaire dans ma vie, donc je ne veux pas l’éliminer. Je veux juste le restreindre au minimum afin qu’il ne remplisse pas ma journée ou qu’il ne devienne quelque chose vers laquelle je cours.

D’ACCORD, maintenant que cela est clair, plongeons donc dans le « comment » :

Comment limiter la vérification des e-mails

Auparavant, je vérifiais les e-mails le matin, avant même de sortir du lit. Mais je me suis rendu compte que c’était une forme de procrastination qui me semblait productive. C’était juste un moyen pour moi de retarder la méditation et le travail important.

L’e-mail était aussi quelque chose que je vérifiais à chaque fois que je m’ennuyais, je ne voulais pas travailler sur quelque chose de dur (tout en voulant me sentir productif) ou j’avais juste envie de voir ce que les gens m’écrivaient.

Mais Jesse m’a posé une bonne question : que se passerait-il si vous ne vérifiez pas vos e-mails pendant une semaine ? (Mes projets seraient en retard et les clients penseraient que je les ignore.) Que se passerait-il si vous les vérifiez une fois par jour ? (Rien de grave, je suppose.)

Donc, nous avons décidé de lancer un défi : il suffirait de les vérifier deux fois par jour et à des moments précis. Si vous foirez, vous devrez payer à l’autre personne 1 000 $ ! C’était un montant ridicule pour une chose si banale, mais c’était garanti que nous ne vérifierions pas les e-mails.

Nous avons mis une petite exception : si vous deviez envoyer un e-mail (pour obtenir un rapport de quelqu’un, par exemple), vous pourriez l’envoyer, mais dans le cas où vous en profiteriez pour vérifier les autres e-mails, vous devrez payer les 1000 $.

Donc, je recommande ce défi. Essayez-le pendant une semaine. Trouvez un partenaire sérieux, promettez-vous de mettre en jeu un très gros montant, définissez des conditions spécifiques et vérifiez si vous pouvez limiter la vérification de vos e-mails. Cela ne fonctionnera pas pour les personnes travaillant dans le domaine du service client par exemple et ceux qui ont besoin de vérifier leurs  e-mails tout au long de la journée afin de faire leur travail. Mais pour la plupart d’entre nous, les e-mails semblent être tout simplement quelque chose que nous avons besoin de vérifier souvent, mais si on ne le fait pas, rien de grave ne se produira.

Essayez-le ! Et voyez si vous pouvez vous limiter à deux fois par jour. Ou soyez audacieux, et faites-le une fois par jour !

Comment traiter ses e-mails en 20 minutes

Bien évidemment la règle des « 20 minutes » est valable pour tous les volumes. Certaines personnes auront probablement besoin de 30 minutes. Mais généralement, la majorité des gens est capable de les traiter en moins de temps. Si vous dépassez les 30 minutes, probablement, vous aurez besoin de faire les réglages suivants :

1. Désabonnez-vous des Newsletters, des e-mails promotionnels, des alertes et des choses inutiles le maximum possible (dans le cas où ils disposent d’un lien de désabonnement en bas de l’e-mail, utilisez-le). Supprimez-les de votre boite de réception afin que vous puissiez vous concentrer sur le plus important.

2. Prenez la décision de ne pas tout traiter aujourd’hui, vous ne traiterez que les éléments importants en 20 ou 30 minutes. Ignorez le reste (vider n’est pas plus important que les choses que vous avez à faire).

D’accord, avec ces deux éléments clés en tête, voici comment traiter ses e-mails en 20 minutes :

1. Réglez une minuterie pour 20 minutes. Définissez votre boîte et commencez à la traiter.

2. Parcourez vos e-mails de haut en bas et traitez complètement chaque e-mail. Un e-mail à la fois. Traitez-le complètement avant de vous permettre de passer au suivant (voir les deux points suivants). Ne le remettez pas à plus tard et ne vous dites pas : « Je m’en occuperai plus tard. »

3. Effectuez l’une des trois actions suivantes (vous avez trois choix uniquement) :

• • Supprimer (ou placer dans les archives)
  • Répondre maintenant (et/ou prendre en charge la tâche requise de suite) si cela ne dépasse pas 2 minutes
  • Le placer dans votre liste de tâches ou le mettre sur l’agenda si vous considérez qu’il prendra plus de temps (voir le point suivant) et le classer dans un sous-dossier que vous nommerez : à faire. À vrai dire, faites de votre mieux pour déplacer cet e-mail de votre boite de réception. Encore une fois, désabonnez-vous des éléments inutiles tant que vous le pouvez.

4. Mettez les tâches les plus longues sur votre liste de tâches : si vous pensez qu’un élément prendra plus de 2 minutes, placez-le dans votre liste de tâches ; ou s’il renvoie vers un lien que vous avez besoin de consulter, mettez-le sur une liste à lire plus tard. Parfois, je prends le temps de réponde à la personne pour lui faire savoir que j’essaierai de le traiter aujourd’hui (ou à une certaine date), ensuite je le place dans ma liste de choses à faire ou sur mon agenda.

5. Soyez présent d’esprit pendant que vous travaillez. Il est facile d’entrer dans le mode « Travailler aussi vite que possible ». Mais il y a aussi une conscience que vous pouvez apporter à l’activité. Lorsque vous envoyez cet e-mail : seriez-vous utile, gentil, clair, honnête et compatissant ? Comment votre corps se sent-il ? Êtes-vous assis dans une bonne posture ? Pouvez-vous sourire et apprécier ce beau moment ?

Lorsque la minuterie arrive à terme, trouvez le plaisir que vous avez eu le temps de communiquer et de prendre soin des tâches importantes. Ignorez le reste (pour l’instant), déconnectez-vous et résistez à l’envie de le revérifier plus tard. Reconcentrez-vous sur quelque chose d’important.

Respirez et affrontez le reste de votre journée avec joie.

Questions et réponses

Un lecteur a posé d’excellentes questions, voici mes réponses :

Question : Lorsque vous parlez de « traiter ses e-mails en 20 à 30 minutes », est-il question de passer en revue la boîte de réception ?
Léo : Oui, cela signifie traiter les e-mails (archiver, répondre et accomplir des tâches rapides.) Les tâches ou les réponses plus longues, doivent être déplacées sur la liste de tâches à faire. Elles peuvent être traitées en dehors de ces 20-30 minutes.

Question : Qu’en est-il de rédiger des e-mails ? Cela pourrait me prendre beaucoup de temps !
Léo : J’essaie juste de faire des réponses rapides qui demandent moins de 2 minutes. Les plus longues, je les classe dans un dossier « à rédiger » afin de les traiter en dehors des 20-30 minutes et les envoyer plus tard.

Question : Comment faire pour ranger les liens à lire ?
Léo : Utilisez ‘‘Instapaper’’. Mais il y a aussi quelques autres bons services.

Question : Comment faire pour arrêter l’accumulation du dossier « e-mails à faire » ? Quand les traiter ? Et devraient-ils être traités en dehors des 20-30 minutes ?
Léo : J’essaie de m’occuper des tâches à faire avec ma boîte de réception déconnectée (elles ne sont pas incluses dans les 20-30 minutes). Donc, dans le cas où je dois traiter un tas d’informations et répondre, je les classerai sur ma liste de tâches à faire, et une fois déconnecté de ma boîte de réception, je peux les récupérer plus tard, rédiger les réponses, puis les envoyer plus tard (soit lors de la prochaine vérification des e-mails ou je pourrai même me permettre de les envoyer à n’importe quel moment à condition de ne pas vérifier la boite de réception).

Comment arrêter l’accumulation ?
À vrai dire, je ne dispose pas d’astuces pour cela. Je fais de mon mieux pour traiter le maximum que je peux chaque jour. Parfois, il arrive que les e-mails et les tâches à faire s’accumulent juste parce que j’ai dû me concentrer sur des choses plus importantes. Donc, j’essaye, au moins une fois par semaine, de consacrer du temps pour traiter les petites tâches administratives.

Question : Mis à part les « indésirables » évidents, comment décidez-vous qu’il s’agit d’un élément dont vous devez vous désabonner ?
Léo : Si je sens que je n’ai pas besoin de lire cet e-mail, je vais me désinscrire. Les newsletters, les mises à jour, les alertes, les e-mails promotionnels et les annonces.

Article original écrit par Léo Babauta.

Avant de prendre congé de vous, je vous invite à suivre la vidéo ci-après. Elle vient en complément à ce qui a été dit plus haut et explique comment « TROUVER DU TEMPS quand on a un boulot SUPER PRENANT ».