Zen to Done (ZTD) : L’Ultime système simple de productivité.

“C’est à propos des habitudes et du comportement, pas du système ou des outils.”

Je suis un grand admirateur de GTD, comme vous le savez probablement maintenant. C’est un des meilleurs systèmes de productivité jamais inventé. Toutefois, il n’est pas sans lacunes, et à cause de cela, j’ai un nouveau système de productivité pour vous : Le Zen to Done (ZTD).

ZTD capture l’essentiel de l’esprit du nouveau système: celui de la simplicité, de la concentration sur la chose à faire, dans l’ici et maintenant, au lieu de sur la planification et sur le système.

Si vous avez des problèmes avec GTD, aussi grand soient-ils, ZTD pourrait juste être ce qu’il vous faut. Il se focalise sur les changements d’habitudes nécessaires pour GTD, dans un sens plus pratique, et il se focalise sur l’acte, sur la simplification, et sur l’ajout d’une structure simple. Lisez pour en savoir plus.

Aperçu

ZTD essaie d’aborder cinq problèmes que beaucoup de gens ont avec GTD. Je dois noter que GTD n’est pas vraiment imparfait, et n’a pas vraiment besoin de modification, mais tout le monde est différent, et ZTD est une façon de le personnaliser pour mieux être adaptée à différents types de personnalité.

ZTD aborde cinq problèmes que les gens ont avec GTD :

1) GTD est une série de changement d’habitudes. C’est la principale raison pour laquelle les gens ne réussissent pas le système GTD – c’est un lot de changements d’habitude qui sont tentés tous en même temps. Si vous avez lu Habitudes Zen assez longtemps, vous savez que se concentrer sur une habitude à la fois est mieux, et garantit davantage le succès. En outre, les personnes utilisant GTD n’appliquent pas les méthodes de changement d’habitude éprouvées (celles dont je parle sur ce site) pour changer leurs habitudes.

Solution: ZTD se concentre sur une habitude à la fois. Vous n’avez pas besoin d’essayer de maitriser le système tout entier en une seule fois – c’est écrasant et c’est trop difficile de se concentrer sur les changements de vos habitudes si vous en faites trop à la fois. Au lieu de cela, mettez l’accent sur une habitude à la fois, et adoptez le système en plusieurs phases. Utilisez des méthodes prouvées de changement d’habitude (défi de 30 jours, engagement, des récompenses, des astuces pour se motiver, etc. ) pour réussir à maîtriser chaque nouvelle habitude.

2) GTD ne se focalise pas suffisamment sur l’action. Alors que cela s’appelle Faire Avancer les Choses (Getting Things Done en Anglais), souvent ce que nous finissons par faire la plupart du temps c’est Mettre les Choses dans notre Système de Confiance. Le livre, tout en présentant un excellent système, se focalise plus sur la capture et l’étape de traitement plutôt que sur l’étape de l’action.

Solution : ZTD est davantage focalisé sur l’action – et comment effectivement achever vos tâches, d’une manière simple et relaxe.

3) GTD est trop peu structuré pour beaucoup de gens. Cela peut être une des choses géniales à propos de GTD – son manque de structure, sa prise de décision instantanée concernant ce qu’il faut faire ensuite – mais cela peut également être une source énorme de confusion pour beaucoup de gens. Certaines personnes ont besoin de plus d’organisation dans leur journée, et GTD peut être désorientant. Différentes personnes ont besoin de différents styles.

Solution : ZTD offre une série d’habitudes pour résoudre cela : l’habitude de planification, où vous planifiez uniment vos trois PITs (les Plus Importantes Tâches) pour la journée et vos grosses pierres de la semaine, et les habitudes quotidiennes, où vous définissez les habitudes quotidiennes et hebdomadaires pour vous-même. Ces habitudes, comme toutes les habitudes de ZTD, sont facultatives. Si elles ne fonctionnent pas pour vous, ne les adoptez pas. Mais pour beaucoup de personnes, elles seront un complément parfait de GTD.

4) GTD essaie d’en faire trop, ce qui finit par vous stresser. GTD ne fait pas de discrimination entre tous les éléments qui rentrent dans votre vie, ce qui à nouveau fait partie de sa beauté. Mais le problème est que nous mettons tout sur nos listes, et finissons par être surchargés. Nous essayons de faire tout ce qui se trouve sur nos listes. Ce n’est pas vraiment un problème avec GTD, mais un problème sur la façon dont nous le mettons en œuvre. Mais il devrait être adressé.

Solution : ZTD se focalise sur la simplification. Enlevez autant de trucs que possible de votre plateau, de manière à ce que vous puissiez vous concentrer en faisant ce qui est important, et bien le faire.

5) GTD ne se focalise pas suffisamment sur vos objectifs. GTD est volontairement un motivateur, une piste de décollage. Donc lorsqu’il parle des niveaux plus élevés, il ne va vraiment pas dans les détails. En conséquence, GTD est plus focalisé sur le fait de faire tout ce qui vient à vous plutôt que de faire ce que vous devriez faire – les choses importantes.

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Solution : ZTD, comme mentionné ci-dessus, vous demande d’identifier les grandes choses que vous voulez faire pendant la semaine et pendant la journée. Une autre habitude dans ZTD est pour vous d’examiner vos buts chaque semaine, comme un moyen de rester concentré sur eux toute l’année. GTD contient un élément de cela, mais ZTD l’étend.

Encore une fois, GTD est un brillant système, et fonctionne très bien. Mais ZTD prend certains des problèmes que les gens ont en l’appliquant, et l’adapte à la vie réelle.

Les 10 Habitudes de ZTD

Chacune de ces habitudes devrait être apprises et pratiquées une à la fois si possible, ou 2-3 à la fois au plus. Focalisez vous sur votre changement d’habitude pendant 30 jours, puis passez au suivant. L’ordonnancement énuméré ci-dessous est juste une suggestion – vous pouvez les assimiler dans l’ordre qui vous convient le mieux, et vous n’avez pas besoin d’assimiler les 10 habitudes au complet. Expérimentez et trouvez celles qui s’adaptent le mieux à votre style de travail. Les habitudes 1-8 sont les plus essentielles, mais je suggère que vous preniez en sérieuse considération les habitudes 9-10 également. Je détaillerai chacune de ces 10 habitudes dans des articles à venir.

1 – Recueillez. Habitude : note constante. Portez un petit carnet (ou n’importe quel outil de capture que ce soit qui vous convienne) et notez toutes les tâches, idées, projets, ou d’autres informations qui vous viennent à l’esprit. Faites les sortir de votre esprit pour les coucher sur le papier, afin que vous ne les oubliez pas.

C’est la même chose qu’avec GTD. Toutefois, ZTD vous demande de choisir un outil très simple, portatif, facile à utiliser pour prendre des notes – un petit carnet ou de petites piles de cartes sont idéales (mais pas obligatoires), simplement parce qu’ils sont beaucoup plus facile à utiliser et a transporter qu’un PDA un ou ordinateur portable. Plus les outils sont simples, mieux c’est. Quand vous revenez à votre domicile ou au bureau, videz vos notes dans votre liste de choses à faire (une simple liste de choses à faire marchera pour maintenant – les listes contextuelles pourront venir plus tard).

2 – Scrutez. Habitude : prenez des décisions rapides sur les choses dans votre boîte de réception, ne les ignorez pas. Laisser des trucs s’accumuler est néfaste pour les prises de décisions. Traitez votre messagerie (e-mail, boîte aux lettres physique, messagerie vocale, téléphone portable) au moins une fois par jour, et plus fréquemment si nécessaire. Lorsque vous traitez, faites-le de haut en bas, en prenant une décision sur chaque point, comme avec GTD: faites -e (si cela prend 2 minutes ou moins), effacez-le, confiez-le, arrangez-le, ou mette-le sur votre liste de choses à faire ou un calendrier à faire plus tard. Lisez 3 étapes pour un bureau clair en permanence pour plus d’information.

3 – Planifiez. Habitudes : Programmez vos PITs pour la semaine, pour la journée. Chaque semaine, listez les grosses pierres que vous voulez accomplir, et programmez-les en premiers. Chaque jour, créez une liste de 1-3 PITs (essentiellement vos grosses pierres de la journée) et assurez-vous de les achever. Faites vos PITs au début de la journée pour vous en débarrasser.

4 – Faites (concentrez-vous). Habitudes : faites une tâche à la fois, sans distractions. C’est l’une des plus importantes habitudes dans ZTD. Vous devez sélectionner la tâche (de préférence une de vos PITs) et vous concentrer sur elle en ne faisant rien d’autre. Premièrement, éliminez toutes les distractions. Fermez vos boites électroniques, téléphone cellulaire, l’Internet si possible (sinon fermez juste tous onglets inutiles), débarrassez vous de l’encombrement sur votre bureau (si vous suivez habitude 2, ce devrait être assez facile). Ensuite, utilisez une minuterie si vous voulez, ou focalisez vous uniquement sur votre tâche aussi longtemps que possible. Ne vous laissez pas distraire. Si vous êtes dérangés, écrivez toute demande ou tâches/ information entrantes sur votre bloc-note, et revenez à votre tâche. N’essayez pas de faire plusieurs tâches en même temps. Voir “Comment ne PAS être Multitâches – Travaillez plus simplement et plus sainement” pour plus d’information.

5 – Le Système de Confiance Simple. Habitude: conservez des listes simples, vérifiez-les quotidiennement. Ce sont essentiellement les mêmes que GTD – ayez des listes contextuelles, telles que @work, @phone, @maison, @courses, @en attente, etc. ZTD suggère que vous rendiez vos listes aussi simples que possible. Ne créez pas un système compliqué, et ne continuez pas à essayer de nouveaux outils. C’est une perte de temps, aussi amusant que cela puisse être. Vous devez soit utiliser un simple carnet de notes ou des cartes à index pour vos listes, ou utilisez le plus simple programme à listes possible.

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Vous n’avez pas besoin d’un agenda ou d’un PDA ou d’Outlook, ou d’un système compliqué. Juste une liste pour chaque contexte, et une liste de projets que vous étudiez quotidiennement ou de façon hebdomadaire. Lier des actions à la fois aux projets et aux contextes est bien beau, mais peut devenir trop compliqué. Faites-le simplement, et focalisez vous sur ce que vous avez à faire maintenant, pas en jouant avec votre machine ou vos outils.

6 – Organiser. Habitude : un endroit pour tout. Toutes les choses qui arrivent vont dans votre boîte de réception. A partir de là, elles vont dans vos listes contextuelles et dans votre dossier d’action, ou dans votre système de classement, dans votre boîte de réception si vous allez le déléguer, ou dans la poubelle. Mettre les choses là où elles doivent être, immédiatement, au lieu de les accumuler pour les trier plus tard. Ceci maintient votre bureau aéré afin que vous puissiez vous concentrer sur votre travail. Ne vous encombrez pas – jetez les choses.

7 – Examinez. Habitude : examinez votre système & objectifs de façon hebdomadaire. La revue hebdomadaire de GTD est bien, et ZTD l’incorpore presque exactement. Toutefois, l’accent est davantage mis sur l’examen de vos buts chaque semaine. Cela se fait avec GTD, mais pas avec la même accentuation. Au cours de votre revue hebdomadaire, vous devriez réexaminer chacun de vos objectifs annuels. Vous devez voir quels progrès vous avez fait la semaine dernière, et quelles mesures vous allez prendre pour avancer la semaine prochaine. Une fois par mois, prévoyez un peu plus de temps pour faire un examen mensuel de vos objectifs. De même, chaque année, vous devriez faire un examen annuel de vos objectifs de l’année et de vos objectifs de vie.

8 – Simplifiez. Habitude : réduisez vos objectifs et tâches pour ne garder que les plus importants. Un des problèmes avec GTD est qu’il tente de s’attaquer à toutes les tâches qui se présentent. Mais cela peut nous surcharger, et nous laisser sans l’attention nécessaire sur les tâches importantes (PITs). Donc à la place, ZTD vous demande d’examiner votre tâche et vos listes de projets, et voir si vous pouvez les simplifier. Supprimez tout sauf les projets et les tâches essentiels, de manière à ce que vous puissiez vous concentrer sur eux. Simplifiez vos engagements, et le flux des informations qui vous parviennent. Assurez-vous que vos projets et tâches soient conformes avec vos but annuels et de votre vie. Faites cela quotidiennement (brièvement, sur une petite échelle), au cours de votre revue hebdomadaire et de votre revue mensuelle.

9 – Routine. Habitudes : définissez et conservez les routines. GTD est très peu structuré, qui peut être à la fois une force et une faiblesse. C’est une faiblesse pour certaines personnes parce qu’elles ont besoin de plus d’organisation. Essayez l’habitude de créer des routines pour voir si elles fonctionnent mieux pour vous. Une routine matinale (par exemple) pourrait inclure de regarder votre agenda, examiner vos listes contextuelles, mettre en place vos PITs pour la journée, faire du sport, examiner votre boite de réception, et faire votre première PIT de la journée.

Une routine de soirée pourrait inclure de passer en revue votre boîte de réception et votre courrier. Ou passer en revue votre journée, écrire dans votre journal, préparer le jour suivant. Les routines hebdomadaires pourraient inclure une journée de courses, de lessive, un jour consacré aux finances. Ou votre revue hebdomadaire, un jour en famille, etc. Cela ne tient qu’à vous ! Définissez vos propres routines, faites les travailler pour vous.

10 – Trouvez votre passion. Habitude : chercher le travail pour lequel vous êtes passionné. Cela pourrait être votre dernière habitude, mais en même temps votre plus importante. GTD est bien pour la gestion des tâches dans votre vie. Vous pouvez l’utiliser pour essayer de ne pas procrastiner. Cependant, si vous êtes passionné par votre travail, vous n’allez pas procrastiner. Vous aurez du plaisir à travailler. Vous voudrez en faire plus. L’habitude à former ici est de chercher constamment les choses qui vous passionnent, et de voir si vous pouvez en faire une carrière lorsque vous les aurez trouvées. Faites du travail quelque chose qui vous passionne, pas une chose que vous détestez faire. Ainsi, votre liste tâches deviendra presque comme une liste de récompenses.

Article original par Léo Babauta.

Avant de prendre congé de vous, j’aimerais vous inviter à suivre la vidéo suivante. Elle s’intéresse également aux systèmes de productivité et livre un certain nombre d’informations qui pourraient vous être très utiles.