Le bureau nomade idéal pour télétravailler zen et efficace

S’installer à son bureau nomade, c’est se mettre au travail. Mais grâce à l’arrivée massive du numérique dans nos vies, la technologie a libéré les travailleurs de leur poste de travail au bureau en entreprise (et souvent dans un open-space bruyant).

Même si toutes les tâches ne peuvent pas se faire à distance, 1/3 des salariés pratiquent régulièrement le télétravail en 2022. Le même taux qu’en 2019, mais on est passé de 1,6 jour en moyenne par semaine à 3,6 jours par semaine¹. Et il y a en plus 3 millions de freelances et entrepreneurs en France qui travaillent traditionnellement depuis chez eux.

Désormais, notre bureau est là où l’on installe son ordinateur portable. C’est aussi le bureau du PC lui-même, où l’on entasse les dossiers virtuels. La définition du bureau évolue et le mode de vie nomade est devenu viable pour de plus en plus de « nomades digitaux ».

On peut installer son bureau nomade soit : à l’autre bout du monde en changeant régulièrement (« full remote »), soit dans des coworking, des coliving, des bureaux partagés avec un usage à la journée (« flex office »), soit à domicile. Des projets comme le Greenpod de Nestlé ou la cabine connectée en libre-service dans les gares ou encore les cabanes connectées, à poser dans son jardin, nous permettrons bientôt de pouvoir brancher notre ordinateur portable dans des lieux encore inaccessibles !

Le bureau nomade est donc devenu une réalité qui nous permet aussi d’avoir plus de maitrise sur notre organisation et notre bien-être au travail. Comment aménager son environnement de travail où que l’on soit ? Comment télétravailler zen et efficace, quel que soit le lieu où l’on installe son bureau nomade ? Quelques conseils pour s’installer dans de bonnes conditions pour turbiner à distance.

Note : Cet article invité a été écrit par Diane Schachinger, rédactrice web SEO chez DéèS Web inspiration

Comment aménager son environnement de télétravail pour être efficace partout ?

Les chiffres sur les gains de productivité pour les salariés en télétravail plutôt que sur site vont de 5 à 30 % selon les catégories professionnelles². Ils varient aussi en fonction des conditions de mise en place et du nombre de jours en télétravail par semaine.

Il est vrai qu’avec un peu d’organisation et de précautions, on peut travailler plus efficacement (55 % des personnes interrogées se disent plus concentrés) et plus longtemps (moins de transport, de pauses café et de réunions), tout en étant moins fatigués à la fin de la journée selon 72 % des télétravailleurs¹.

Ranger, trier, épurer ses bureaux

Le premier réflexe à avoir avant de commencer à allumer son ordinateur, c’est de prendre le temps de ranger et nettoyer la pièce (ou au moins son bureau du moment). Il faut éviter l’encombrement et opter pour un bureau minimaliste et propre, un « clean desk ».

En effet, plus vous avez de choses sur votre bureau, plus les objets attirent inconsciemment votre attention. Vous sortez du moment présent et de votre tâche en cours et vous risquez de réfléchir à ce que vous avez à faire en dehors de votre emploi (exit la pile de linge, sale ou à repasser) ou de vous remémorer de bons souvenirs (de vos dernières vacances ou soirées).

Le bazar et la saleté favorisent la dispersion de vos pensées, et donc de votre énergie : laissez donc votre charge mentale dans une autre pièce ! Même s’il est tentant de vouloir faire les tâches ménagères en même temps, attendez vos pauses ou lancez votre machine à laver avant de travailler.

Mais attention à ne pas épurer à l’extrême, car vous voulez rester actif et vous allez devoir sortir les affaires nécessaires. L’objectif est d’avoir juste ce qu’il nous faut sous la main pour travailler efficacement. Une étude allemande⁴ a montré que les salariés dans les bureaux passent 10 % de leur temps à chercher du matériel disparu. Soyez ordonné et vous gagnerez en productivité !

Pour mettre de l’ordre sur votre bureau du jour et dans la pièce (si vous le pouvez) :

• Désencombrer le passage, épurer la décoration, jeter les objets cassés ;
• Trier les dossiers et les classer par ordre de priorité dans des casiers ou des pochettes fermés ;
• Nettoyer les taches de café sur le bureau, la poussière sur votre clavier et votre écran ;
• Vider les poubelles, laver les vitres, faire son lit si dans la chambre, passer le balai ;
• Arroser les plantes et aérer la pièce ;
• Mettre les stylos dans un pot ou un porte-plume ;
• Avoir une petite poubelle ronde et fermée à proximité ;
• Ranger votre téléphone dans votre sac à main ou un tiroir ;
• Etc.

N’oubliez pas de prendre soin de votre bureau virtuel et de votre ordinateur portable :

• Trier régulièrement ses mails en créant au besoin des catégories ;
• Supprimer les icônes inutiles sur le bureau et dans la barre des tâches ;
• Supprimer les fichiers temporaires (fichiers cache, historiques de navigation…) ;
• Ranger les fichiers téléchargés, nommer les dossiers et fichiers de manière logique ;
• Homogène et efficace pour retrouver rapidement vos documents ;
• Mettre à jour vos logiciels de travail et de communication en ligne ;
• Faire un scan antivirus et changer vos mots de passe importants ;
• Sauvegarder vos documents de travail dans un cloud sécurisé accessible depuis n’importe quel PC ou copier les sur un disque dur externe ;
• Penser à vider les corbeilles après avoir fait du rangement ;
• Si vous avez un blog, supprimer ou mettre à jour les articles obsolètes une fois ou deux par an ;
• Etc.

Réunir les conditions optimums pour télétravailler

Le matériel du télétravailleur :

• Une bonne connexion internet : beaucoup de lieux publics (restauration rapide, cafés, bibliothèques et universités, gares et trains, aéroports, etc.) permettent de se connecter gratuitement en Wifi. Vous pouvez aussi partager la connexion de votre téléphone ou mettre une carte Sim directement dans certaines tablettes et PC portable. Si vous êtes à la maison, ne pas s’installer juste à côté de la Box pour éviter de recevoir trop d’ondes électromagnétiques.
• Un ordinateur portable performant avec un écran assez grand, une tablette et un téléphone, éventuellement du matériel photo/vidéo. Vous pouvez vous équiper d’accessoires pour PC très pratiques en déplacement : batteries de rechange ou chargeur portable, un disque dur externe, un clavier et une souris ergonomique sans fil Bluetooth, des protections anti-rayures et éclaboussures, un port USB, etc.
• Les logiciels à jour de communication à distance, d’organisation ou de visioconférence, les outils collaboratifs en ligne et les services de cloud computing vous seront nécessaires pour travailler en équipe à distance ou stocker et organiser les projets avec vos clients. Prévoir un casque à réduction de bruit avec microphone et, pourquoi pas, un anneau de lumière pour avoir meilleure teint devant la webcam.
• De l’air et de la lumière naturelle : Lorsqu’on travaille toute la journée sur son ordinateur, la fatigue oculaire et nerveuse peut s’accumuler. Pour se sentir bien et efficient, baisser légèrement la luminosité de votre écran et travailler dans une pièce lumineuse ou emporter avec vous une lampe portable avec une ampoule à teinte naturelle, mais pas trop intense. Votre pièce doit aussi être aérée, sans pour autant avoir froid. Les plantes aident à oxygéner votre bureau.
• L’acoustique : Pas évident parfois de rester concentré sur ses objectifs en open-space ou dans un lieu public. S’il y a du bruit autour de vous, le casque antibruit ou les bouchons d’oreilles ne suffisent pas toujours. Vous pouvez écouter une musique douce, relaxante et sans paroles en fond sonore, si cela ne vous déconcentre pas plus.
• Respecter son rythme : vous avez la chance d’avoir plus d’autonomie et de pouvoir sur votre organisation. Profitez-en pour écouter votre corps et déterminer quel est votre rythme biologique afin de mieux dormir et d’être dans la meilleure forme possible. Déterminez également les moments de la journée où vous êtes plus performant ou créatif et gérez mieux votre temps de travail en fonction des hauts et des bas de votre forme physique et mentale. Vous pouvez tester d’utiliser un « Pomodoro Timer », pour gagner encore en performance en vous chronométrant par tâche.

Créer des rituels pour se sentir au bureau

Le bien-être au travail a pris de l’importance ces dernières années, car nous passons dans notre vie tout de même 15 à 20 % de notre temps éveillé au bureau ou en entreprise ⁴. Pour beaucoup de personnes, elles font le choix du télétravail ou du freelancing pour gagner en qualité de vie.

Avant le lieu qui est passé au second plan, les personnes recherchent d’abord du sens dans leur travail. C’est ce qui permet de garder la motivation, même sans être observé par ses collègues et sa hiérarchie. Vous pouvez réaliser et garder avec vous un objet ou un tableau de visualisation qui vous inspire et vous motive pour atteindre vos objectifs. Placez-le sur le mur en face ou en fond d’écran.

Les avantages du travail à distance sont nombreux, mais on a parfois du mal à se mettre sur ses projets le matin ou à faire la coupure entre vie pro et vie perso. Commencer la journée avec une méditation (ou une séance d’ancrage, de visualisation et de respiration) pour être plus détendu et zen. Cela permet de se recentrer sur l’instant présent et d’être ensuite plus concentré sur la tâche que l’on doit réaliser. Penser à poser vos pieds bien à plat au sol pour l’ancrage avant de faire travailler votre esprit.

Si on travaille à la maison, éteindre son PC, puis fermer et ranger ses dossiers permet de vraiment couper entre vie professionnelle et vie de famille. Vous pouvez aussi noter toutes les choses à penser ou à faire le lendemain pour ne pas y penser toute la soirée. Méditer après le travail, danser, dessiner, etc. sont aussi de bons rituels de fin de journée.

Il est conseillé de s’installer toujours au même endroit si vous le pouvez. Créer ainsi une routine est profitable, car le cerveau associe ce lieu à une phase d’activité et se mettra plus rapidement en condition mentale pour bûcher. Si vous changez souvent votre bureau nomade de lieu, vous pouvez mettre un parfum d’ambiance doux ou de l’encens partout où vous travaillerez, pour que votre inconscient associe cette odeur au travail.

Délimitez votre « bulle » autour de votre bureau nomade, soit physiquement, avec une limite (paravent, tapis, pancartes « Ne pas déranger » ou « Télétravail en cours » sur la porte fermée, sur votre table ou au dos de votre PC), soit mentalement (visualisation).

Être plus zen commence également par l’autocompassion et la bienveillance envers soi-même. Plutôt que de commencer sa journée à se flageller de ne pas avoir terminé sa « To-do-List de la veille », ne pourrions-nous pas réciter devant notre miroir un mantra ou un leitmotiv pour nous donner confiance et courage !

Pourquoi utiliser les conseils du Feng-shui pour créer un bureau nomade zen ?

Vous avez préparé votre environnement de travail du moment et vous vous êtes mis en condition pour travailler efficacement sur votre ordinateur. Mais pour être encore plus productif devant son bureau nomade, rien de tel que d’être zen et en harmonie avec les flux d’énergies vitaux. Delphine Fouret, géobiologue et conseillère en déblocage des énergies⁵ chez GeoBioHome, nous donne quelques conseils à prendre du côté du Feng-shui:

Se placer pour profiter au mieux des énergies

En Feng-shui, une discipline multimillénaire fondée en Chine, on considère le lieu comme un allié qui sera bénéfique pour ses occupants s’ils respectent et écoutent l’harmonie et l’équilibre entre les énergies Ying et Yang. Plus que des trucs et astuces, il s’agit d’une posture dans laquelle on cherche à activer le Qi (ou Chi), le souffle ou la force vitale :

Pour travailler, on aura plutôt besoin de mobiliser les énergies Yang (stimulant la concentration, la créativité, dynamisantes, mais fatigantes et stressantes à trop fortes doses). Selon votre activité, votre humeur et le lieu où vous installez votre bureau nomade, vous aurez sans doute aussi besoin de rééquilibrer avec des énergies Ying (favorisant la réflexion, apaisantes, mais qui ne favorisent pas la motivation). Avant d’entreprendre de modifier la circulation des énergies de la pièce ou de placer votre bureau nomade, soyez attentifs à vos besoins du moment et à votre propre équilibre, ainsi que vos blocages internes, pour savoir comment gagner en vitalité et sérénité.

Ainsi on déconseille de s’installer dans une chambre pour télétravailler, car c’est une ambiance très Ying et qui doit rester uniquement associée au repos et à la vie privée. Si vous n’avez pas d’autres solutions, installez le bureau loin du lit et délimitez avec un élément qui masquera le côté chambre quand vous devrez vous concentrer. Le salon ou la cuisine sont des pièces plus propices, si vous n’êtes pas dans le passage, ni dérangé par trop de distractions.

Que vous soyez chez vous, dans un lieu public ou un espace partagé, le tout est de doser le flux d’énergie (le Qi) et de se placer plus ou moins dans le « courant d’air » fortifiant entre la porte d’entrée et la fenêtre. Veiller à garder toujours une vue sur les sorties afin de ne jamais pouvoir être surprise par l’arrivée de quelqu’un et de pouvoir projeter son Qi vers l’extérieur pour créer un sentiment de sécurité et d’ambition. Dans les locaux partagés et publics, les zones actives (photocopieuse, machine à café, sanitaires, accueil) délivrent beaucoup d’énergie Yang, tout comme les open-spaces où le Qi est trop mobile et actif. À l’inverse, ne vous isolez pas trop dans un placard ou un recoin sombre, où le souffle vital se retrouve bloqué.

Aménager son bureau nomade Feng-shui portable

L’orientation et la configuration des pièces sont essentielles dans la philosophie Feng-shui. Le principe est qu’il faut « avoir le Phénix rouge devant soi (la créativité, la nature) et la Tortue noire dans son dos (la protection). Le Dragon vert à gauche (représente la richesse et les opportunités futures), gardien des secrets et des trésors, et le Tigre blanc à droite (la communication, le présent). »

Concrètement, cela revient à placer son bureau nomade de préférence avec une vue dégagée sur l’horizon devant soi et avec un mur derrière soi, et non pas l’inverse comme on le fait culturellement. À défaut d’un mur, on peut mettre un paravent ou un tapis pour délimiter l’espace de travail. On placera donc une étagère fermée ou un meuble de rangement haut et nos dossiers à gauche de la table. Alors qu’on doit laisser le passage libre à droite pour circuler. Optez pour un meuble épuré, en bois clair et métal, et un siège confortable et ergonomique avec un dossier haut (au-dessus de la nuque) pour la Protection de la Tortue. Si vous ne pouvez rien aménager, Delphine Fouret suggère de mettre des images des 4 animaux sur son bureau ou de faire une séance de visualisation pour les mettre en place mentalement autour de soi avant de travailler.

Chaque orientation (points cardinaux) correspond à un domaine d’activité. Cependant, il semble compliqué de choisir l’orientation de son bureau nomade à la fois en fonction de la configuration du lieu et en fonction des points cardinaux. Si le cœur vous en dit, pensez à emporter votre boussole avec votre PC portable ! Un bureau Ying est plus propice à un thérapeute et aux tâches calmes, tandis qu’un bureau Yang est associé à l’action, pour un communicant ou un entrepreneur par exemple.

Dans l’éventualité où vous le pouvez, évitez les pièces contenant (ou se placer loin de ses objets) :

• des étagères ou meubles de rangement ouverts ou avec des recoins,
• du mobilier avec des angles ou arêtes saillantes (appelés « flèches de Shah »),
• des plantes à feuilles pointues ou des cactus
• des factures, des objets souvenirs ou qui vous rappellent les tâches que vous avez à faire en dehors de votre tâche en cours.

Elle conseille de se faire un plan de disposition Feng-shui des éléments à garder sur son bureau nomade :

• cartes de visites, répertoire de contacts, téléphone, pense-bête, stylos à droite,
• une plante aux feuilles arrondies ou un objet qui vous motive (photo de famille ou de votre objectif) au fond à gauche,
• un agenda, et le dossier (en cours uniquement) à gauche,
• un tableau de visualisation de ses objectifs sur le mur d’en face ou comme fond d’écran virtuel,
• une plante grasse ou une pierre shungite pour se protéger des ondes électromagnétiques,
• une lampe à sel pour purifier l’atmosphère ou une lampe à bulle pour son côté relaxant et aquatique,
• une lampe de bureau ou une lampe-liseuse avec une lumière naturelle.

Décorer son bureau nomade à l’aide du Feng-shui

Chez vous, vous pouvez aussi changer la décoration de la pièce. À l’extérieur, votre bureau du moment ne vous appartient pas et vous n’avez pas le droit de refaire la décoration. Mais vous pouvez choisir votre lieu de travail du moment en fonction de l’ambiance et l’énergie qui y règnent. Les couleurs et les matières sont des « vibrations sensibles » qui dégagent chacune des énergies particulières :

• Le blanc (sobriété) favorise la luminosité et purifie des pensées obsessives, idéal pour le domaine des Affaires ou du Commerce ;
• Privilégier les tons pastel ou froids qui sont Ying : toutes les teintes du bleu au vert ou du mauve. Le bleu apaise (calme et harmonie), surtout le bleu océan. Le vert qui est neutre en énergie a la capacité d’absorber le négatif ;
• Aux tons vifs, foncés ou chauds qui sont Yang : de l’orange, du jaune ou du corail pour le travail en équipe, même à distance (communication et collaboration).

Les matières permettent aussi d’apporter dans la pièce où vous avez installé votre bureau nomade, le gain de vitalité ou de zénitude qu’il vous manque. Les matières douces (canapé, coussins, tapis, etc.) permettent d’apporter de l’énergie Ying et les matières dures, froides ou réfléchissantes produisent du Yang. Il y a 5 éléments à réunir dans le Feng-shui, et non pas 4, que vous pouvez invoquer avec les matières suivantes :

• Le bois (clair et brut de préférence) : la meilleure option pour un bureau puisqu’il apporte fortune et développement ;
• Le métal : en petite quantité pour attirer résistance et endurance intellectuelle, sans capter trop d’ondes électromagnétiques ;
• L’eau : on peut avoir un aquarium, une fontaine ou une lampe à bulles pour favoriser réussite et sérénité. Le verre et la transparence symbolisent aussi cet élément ;
• La terre : des pierres, des plantes, du sable en pot pour le savoir et la confiance ;
• Le feu : en très petite quantité pour rester zen, mais dynamique, par exemple une lumière chaude/rouge ou qui monte vers le haut comme un lampadaire halogène avec variateur.

67 % des moins de 35 ans pensent que la configuration de leur bureau à une influence sur leur santé ⁶. Alors même si on travaille sur un ordinateur, prendre le temps de bien s’installer est primordial, le temps perdu à ce moment-là sera récupéré dans la journée par une productivité accrue. Il n’y a pas de petit gain en matière de bien-être au travail. Car mieux vous vous sentirez là où vous avez installé votre bureau nomade et dans votre tête, meilleures seront vos décisions et la qualité de votre production. Comme vous aviez l’habitude d’aller chercher un café au distributeur, vous allez devoir vous recréer des rituels pour vous mettre en condition de travail. Avec un peu d’organisation et en mobilisant l’énergie vitale du Qi, trouvez l’harmonie entre vous, votre bureau nomade du moment et ce que vous avez à accomplir et plus rien ne vous arrêtera !

Diane Schachinger, rédactrice web SEO chez DéèS Web inspiration

Sources

• ¹ Malakoff Humanis, 2021
• ² Chiffres sur la productivité en télétravail qui viennent de plusieurs études :
  • Ministère de l’Économie, 2012 : https://www.entreprises.gouv.fr/files/teletravail_rapport_du_ministere_de_mai2012.pdf
  • Rapport du Sénat : https://www.senat.fr/rap/r21-089/r21-0891.pdf
  • Banque de France : https://blocnotesdeleco.banque-france.fr/billet-de-blog/teletravail-quels-effets-sur-la-productivite
  • Institut Sapiens : https://www.institutsapiens.fr/quel-avenir-pour-le-teletravail-perenniser-et-securiser-une-pratique-davenir/
  • DARES : https://dares.travail-emploi.gouv.fr/sites/default/files/3cd19f479e11042e31d5f84d7f3e6115/Dares_Acemo-covid_Synthese_juin%202021.pdf
• ³ étude de l’Institut Frauenhofer
• ⁴ Selon Olivier Babin, fondateur de l’Institut Sapiens sur France Info
• ⁵ Décodage et identification des déséquilibres, Geobiohome, 2021
• ⁶ « Le bureau fragmenté. Où allons-nous travailler demain ? », Fondation Jean Jaurès, 2021