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Travailler efficacement lorsque l’on est débordé

Travailler efficacement lorsque l’on est débordéJ’ai remarqué que de nombreuses personnes se sentent débordées, dispersées et stressées à tel point qu’il leur est difficile de se concentrer et de travailler efficacement.

Alors, que pouvons-nous faire pour être plus efficaces dans cet état de dispersion et d’accablement ?

Aujourd’hui, je vais vous faire part des 3 principales astuces que j’utilise afin de rester concentré et efficace, même lorsque le chaos prévaut.

La pause interstitielle

La première chose que je recommande de faire si vous voulez travailler efficacement, c’est de prendre une pause entre chaque tâche — j’appelle cela la pause interstitielle.

En gros, au lieu de passer d’une tâche à l’autre, je conseille de faire une pause.

  • Après avoir répondu à un courriel, faites une pause — voulez-vous continuer à répondre à des courriels ou faire quelque chose de plus important ? Pas de problème ! Faites-le, mais après la pause !
  • Dès que vous finissez de travailler sur une tâche, prenez une pause — pensez-vous qu’il est plus intéressant pour vous de prendre une pause ou de choisir une nouvelle tâche sur laquelle vous concentrer ? Si vous vous apercevez que vous ouvrez automatiquement une application ou un site Web pour vous divertir après avoir travaillé, faites une pause — y a-t-il quelque chose de plus important sur lequel vous voulez vous concentrer ? Pas de problème ! Faites-le, mais après la pause !
  • Si vous êtes en face d’un tas de messages à traiter ou de tâches à faire, prenez une pause — ajoutez-les à votre liste de choses à traiter et établissez des priorités en choisissant un élément sur lequel vous concentrer (nous en parlerons plus ci-dessous).
  • Si vous travaillez depuis un certain temps, faites une pause — vous pouvez ainsi vous dégourdir les jambes, boire de l’eau et vous vider la tête.
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Cette pause aide à naviguer dans des eaux chaotiques et permet d’être plus intentionnel au cours de la journée.

Travailler efficacement lorsque l’on est débordé

La méthode de la focalisation flexible

Il s’agit d’une méthode simple et éprouvée qui aide à travailler efficacement lorsque le chaos prévaut :

  • Faites une courte liste : faites une liste de 3 à 5 choses sur lesquelles vous aimeriez vous concentrer pour la journée. Limitez-vous à 3 tâches si elles sont vraiment importantes, ou si vous avez une journée remplie de réunions. Choisissez 5 tâches si ces dernières sont plutôt moyennes. Si vous sentez que vous en avez l’énergie, choisissez 6 choses à faire. Point capital : classez-les par ordre d’importance.
  • Faites une longue liste : cette liste devra contenir tout ce que vous aimeriez faire. Placez les tâches les plus urgentes en tête de liste. Cette longue liste devra vraiment contenir tout ce que vous aimeriez faire, mais ne vous concentrez pas sur elle. Concentrez-vous plutôt sur la liste courte.
  • Concentrez-vous sur la tâche principale : chaque jour, concentrez-vous sur la première tâche de votre liste courte ; uniquement sur cette tâche et sur rien d’autre. Lorsque vous terminez, concentrez-vous sur la tâche suivante.
  • Gérez les interruptions et les tâches/messages entrants : la beauté de cette méthode réside dans le fait qu’elle est flexible. Si vous êtes interrompu, vous pouvez simplement revenir à la tâche importante sur laquelle vous travailliez au moment de l’interruption, ou faire une pause et trouver un élément plus important sur lequel vous concentrer. Si vous recevez des messages ou que de nouvelles tâches vous sont confiées pendant le processus, vous pouvez simplement les ajouter à votre longue liste de choses à faire ou, s’ils sont suffisamment importants, les mettre sur la liste courte et ajouter autre chose à la liste longue. Faites preuve de flexibilité et accordez-vous la permission de vous adapter à un paysage changeant.
  • À la fin de chaque journée, prenez un moment pour cocher les choses que vous avez faites de la journée et célébrer vos réalisations. Ensuite, prenez simplement les éléments inachevés de la liste courte et ajoutez-les à la liste du lendemain. Faites votre nouvelle liste afin de savoir ce que vous devez faire.
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Travailler efficacement lorsque l’on est débordé

Refaire le plein d’énergie

L’un des plus grands défis à relever lorsque nous sommes débordés, c’est que nous sommes souvent à court d’énergie et que notre capacité de concentration est réduite.

Nous ne pouvons pas entreprendre de tâches difficiles parce que nous n’avons tout simplement pas l’énergie mentale nécessaire.

La chose à faire ici consiste à s’engager à faire de l’auto soin une priorité.

Que devez-vous faire pour que votre énergie mentale soit là où vous voulez qu’elle soit afin de vous concentrer et de travailler efficacement ?

Si vous ne parvenez pas à régler cette question fondamentale, vous ne pourrez pas créer le genre d’expérience que vous voulez.

Cela implique qu’il faut établir des priorités comme (ce sont des exemples personnels) :

  • Bien se reposer et récupérer
  • Trouver de l’espace
  • Faire de l’exercice physique
  • Correctement se nourrir
  • Faire quelque chose de réconfortant comme prendre une douche chaude, un thé chaud ou faire des câlins à son conjoint
  • Faire preuve de compassion vis-à-vis de soi-même

Si je peux faire ces choses, alors je peux être efficace et me concentrer sur ce qui compte.

Que pouvez-vous faire dès maintenant pour faire monter et maintenir votre énergie à un niveau excellent pour ce que vous voulez accomplir comme tâche importante ?

Article original écrit par Léo Babauta.

Et vous ? Quelles sont les astuces que vous utilisez pour travailler efficacement même quand le chaos prévaut ?

Partagez-les avec nous dans les commentaires, mais en attendant, je vous invite à regarder la vidéo complémentaire ci-dessous dans laquelle il est question de 10 techniques (basées sur la science) pour apprendre RAPIDEMENT et EFFICACEMENT.

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